Как успевать жить и работать - [18]
Приподнимите сиденье стула, отрегулируйте наклон монитора, настройте яркость экрана монитора, по желанию измените цвет рабочего стола.
Если вы работаете в очках, убедитесь, что они подходят для работы с компьютером, в противном случае у вас может заболеть голова.
Если у вас близорукость, и вы носите бифокальные очки, подумайте над тем, чтобы приобрести два комплекта очков, один из которых вы будете использовать только в работе с компьютером. Это более удобно, поскольку избавит вас от необходимости менять линзы.
Пользуясь мышкой, не перемещайте руку по всему столу, двигайте только кистью. Установите подходящую скорость указателя. Для большего удобства и профилактики усталости вы также можете приобрести всевозможные валики для запястья, впрочем скрученное в валик полотенце справится с этой задачей не хуже.
Последнее слово за вами
Нe забывайте о том, что все решения принимаете вы! Однажды я услышал от одного знакомого фразу, которая заставила меня содрогнуться.
В тот момент я мучился над принятием важного решения, и он посоветовал мне обратиться за помощью к компьютеру: «Не думай об этом, компьютер подскажет тебе, как лучше поступить». Но послушайте: компьютер - это только предмет, который хранит и перерабатывает информацию, это инструмент, он не может взвесить все «за» и «против» и принять решение. Когда вы заносите «параметры» вашей проблемы в компьютер, надеясь таким образом получить правильный ответ, теряется контроль над ситуацией, снижаются производительность и качество работы. Вклад личности в принятие решения важен намного больше, чем математические подсчеты и вычисления.
6. ТЕЛЕФОН
Во времена своего детства я жил в сельской местности, где во всей округе не было ни одного телефона. Затем в местной школе появился один, с заводной ручкой, он находился в вестибюле, и весь город приходил пользоваться им.
В нашей семье первый телефон был совмещенным с еще семнадцатью абонентами (это было идеально для плетения интриг, слухи расходились очень оперативно). Потом у нас появился личный телефон, где номер абонента сообщался оператору, и лишь затем мы стали счастливыми обладателями телефона с наборным диском. С тех времен технологии значительно развились. Стали появляться настенные телефоны, подземные кабели, кнопочные телефоны, автоответчики, определители номера. В современный офис ежедневно поступают звонки от десятков компаний, некоторые из которых находятся в тысячах километров.
Сегодня в наших офисах установлены единые телефонные системы стоимостью до 40 000 долла ров. Телефон стал незаменимым, но и очень назойливым объектом отвлечения нашего внимания.
Остановитесь и вспомните последние 20-30 звонков, которые вы сделали: с какой целью вы (или вам) звонили, что сказали, сколько времени занял разговор? Возможно, вы обнаружите, что если бы более тщательно планировали свое время и давали более четкие указания, части этих звонков не пришлось бы делать вовсе.
Простая мораль: Если вы присоединились к Клубу пустой болтовни, готовьтесь в скором времени оплатить членский взнос.
Вывод: Вам придется платить тройные взносы, если вы также успели присоединиться к Клубу пустой болтовни по мобильному телефону.
Простые приемы, позволяющие сэкономить время
Встроенные программы, запоминающие часто набираемые номера, экономят всего лишь 5-10 секунд, но эти секунды постепенно складываются в часы. Не забывайте удалять неправильно набранные номера.
Наши деловые телефонные разговоры бесчисленное количество раз обрывались только из-за того, что собеседник забыл нажать кнопку «подождать» или же перепутал кнопки. Поэтому сообщайте зво нящему свой номер, чтобы тот смог перезвонить вам в случае обрыва связи.
Если вы никогда не пользовались многоканальной системой связи, выберете время и попрактикуйтесь: например, позвоните другу и попробуйте переключить его на другую линию.
Приготовив небольшой тезисный план предстоящего телефонного разговора (см. с. 44), вверху листа напишите номер телефона, по которому собираетесь звонить. Так он будет под рукой, если вам потребуется перезвонить для уточнения чего-либо. • Если количество наиболее часто используемых вами телефонных номеров превышает количество номеров, помещающихся в памяти телефона, напишите их на плотной бумаге (при необходимости рядом укажите адреса).
Настольные телефоны с трубкой ужасно неудобны, если по долгу службы вам часто приходится одновременно звонить и работать за компьютером.
Лучше приобрести беспроводную телефонную гарнитуру с наушниками: это освободит руки для письма и избавит вас от необходимости напрягать шею и плечи в акробатических трюках. Кроме этого можно будет свободно перемещаться по комнате, чтобы взять нужные материалы, просмотреть файлы и т.п.
Телефон может отнять у нас все время…но только если мы сами ему это позволим.
Очень важно делать отметки о важных телефонных звонках: тогда вы без труда сможете найти нужную информацию, если это кому-то потребуется.
Во время телефонного разговора нам порой приходится делать краткие пометки, но как часто мы ругаем себя потом за неточность формулировок и неразборчивый почерк!
