Как накормить слона, или Первые шаги к самоорганизации с Evernote - [4]

Шрифт
Интервал

3. Заранее продумайте систему тэгов и структуру ваших блокнотов. Это самая важная «мелочь», на которую стоит обратить внимание. Я также обнаружил опытным путем что, чем меньше тэгов, тем лучше; чем проще структура, тем лучше.

4. Установите веб-клиппер Evernote на всех браузерах компьютера, где вы проводите время: на работе, дома, у бабушки и т.д. Сохранит время.

5. Папка для импорта. Одна из самых клёвых фишек от Evernote. Суть ее в том, что вы указываете в настройках Evernote место на жестком диске вашего компьютера, откуда будет вестись импорт файлов. А оригинал можно оставить или удалить.

Представьте себе, что вы качаете с интернета электронную книгу, фотографии или другую (какую угодно) информацию. Сохраняете её в папке для импорта, а Evernote копирует всё в ваш блокнот по умолчанию. Или же указываете в браузере место по умолчанию для скачанных файлов именно в этой папке, и скачанные файлы попадают в программу. Круто! Также если вы сканируете какую-нибудь информацию, то в качестве папки импорта можно указать место, куда сохраняются все сканированные документы и, вуаля, они у вас уже в системе.

Операция несложна: Сервис — Импорт Папок

Вы уже готовы? Тогда давайте дадим слону первую порцию корма.

ГЛАВА 4: УСТАНОВКА СИСТЕМЫ

1. СБОР

Сбор — неотъемлемая часть любой системы. Если вы храните всё в одном месте, то риск того, что вы что-то потеряете или забудете — практически нулевой.

Теперь вам надо принять решение, что отныне вы всегда будете хранить любую информацию в Evernote. Если у вас уже есть система, с которой вы собираетесь мигрировать, то просто скопируйте файлы и заметки в Evernote. Соберите все бумажки, всю важную информацию, все архиважные документы, которые вы потом заботливо внесёте в программу. Просто подготовьте всё нужное и необходимое, которое всегда будет в системе.

Итак, теперь мы должны собрать немного информации, чтобы наша система работала. Если у вас есть корпоративный Outlook, то просто создайте контакт с адресом Evernote и отправляйте письма на этот ящик.

Приступим к созданию первого блокнота, который будет нашим самым главным входящим, Альфой и Омегой нашей системы — «Входящие». Обзовите его как угодно, но суть его понятна:

• все идеи, заметки, поначалу попадают сюда

• любые заметки с интернета тоже приходят сюда

• все идеи с мобильного телефона тоже приходят сюда

• переадресованная почта

Сделайте «Входящие» блокнотом по умолчанию и синхронизируемым.

А теперь будет одна из самых веселых частей: сколько блокнотов и что же там хранить, какие теги? И опять же всё зависит от вас. Будьте готовы потратить какое-то время на приспособление своей системы, замены тегов и структуры. Это нормально.

Я придерживаюсь принципа: меньше да лучше. В интернете есть замечательный пример того, как можно управлять всем при помощи только одного блокнота (смотрите главу “Лучшие примеры”). Кто-то же придерживается развернутой системы тегов и сохраненных запросов. Вы можете с успехом всё скомбинировать и придумать свой уникальный метод.

Первым делом забейте входящий блокнот Evernote своей информацией. А потом придумайте свою систему тэгов. Так как их можно сделать бесконечное количество, то лучше сделать такие тэги, которые будут отображать информацию по контексту (классический GTD подход) или по любым ключевым словам, которые вам нравятся. Я не строгий адепт GTD, но я стараюсь придерживаться минимальной структуры, чтобы сделать поиск и отсев информации и дел быстрым, сочетая тэги и коллекцию блокнотов.

Вот так выглядит моя структура Evernote

2. БЛОКНОТЫ

Разберем назначение блокнотов.

Просто Inbox – «Входящие», его роль понятна.

Insights – внезапные идеи, озарения, которые еще не оформились в проект, и ждут своего очереди.

Блокнот Focus 2011 (теперь 2012), то есть то самое, на чем я концентрируюсь в этом году: рутинные дела, проекты домашние и рабочие. Там же имеются несколько блокнотов, которые разделены по областям:

Blogging – в этом блокноте и писалась книга, там же находят убежища черновики постов.

Health and Lifestyle — мои логи тренировок, списки пробежек и т. д.

Home projects – ключевые проекты, to-do лист.

Work projects – то, над чем надо сконцентрироваться на работе.

Когда я делаю обзор — а я делаю его (стараюсь), по крайней мере, раз в неделю — то переписываю некоторые пункты с моего Inbox’a в заметку ToDo List December, которая находится в блокноте Home Projects.

Я не создаю для каждого дела отдельную заметку. Просто у меня есть список — типичный шаблон, редактируемый в течение целой недели. В этот общий список я просто записываю все элементарные действия.

Мой To-Do лист обычно рассчитан на 2 недели. По их истечению незавершенные дела удаляются по причине неактуальности, либо переносятся в новый список.

ПРИМЕЧАНИЕ: я знаю, что нарушаю каноничное правило Дэвида Аллена о том, что проект — явление, где существует больше двух действий. Но существуют совершенно элементарные проекты, такие как «Поменять лампочку», который может состоять из следующих отдельных действий: «пойти в магазин», «купить лампочку», «вернуться домой», «вкрутить лампочку». Я не зацикливаюсь на этом, я просто пишу «поменять лампочку», а остальное, что нужно сделать, мне не надо помнить, ведь это и так очевидно.

Продолжить чтение
Рекомендуем почитать
APPLE. Взгляд изнутри: история интриг, ошибок и эгоизма

Компанию Apple Computer по праву можно назвать ярчайшей звездой на небосколне американского бизнеса. Основанная в 1976 году в небольшом гараже Стивом Джобсом и Стивом Возняком, по прозвищу Воз, Apple произвела настоящую революцию в компьютерной индустрии, выпустив в 1978 году Apple ][ - первый настольный многоцелевой персональный компьютер. Задолго до того, как акции высокотехнологичных компаний завоевали нынешнюю популярность на бирже, акции Apple, впервые появившиеся в 1980 году, стали событием в истории Уолл-стрит.

Воля и видение. Как те, кто приходит позже остальных, в итоге заправляют рынками

Gillette вышла на рынок безопасных бритв десятилетия спустя после его зарождения, но продолжает доминировать на нем до сих пор.Microsoft доминирует на многих рынках, ни на одном из которых она не была пионером.Amazon – ведущий, но не первый, книжный Интернет-магазин.Эти и десятки других примеров доказывают, что, несмотря на расхожее мнение, первенство на рынке не является гарантией широкой известности, большой доли рынка и тем более долгосрочного лидерства. Хорошо аргументированная и тщательно выверенная книга «Воля и видение» открывает пять ключевых принципов, являющихся реальными движителями длительного рыночного лидерства:– Видение массового рынка.– Настойчивость руководителя.– Неустанные инновации.– Финансовая смелость.– Умелое распоряжение активами.Основываясь на многолетних исследованиях новых рынков, влиятельные бизнес-профессора Джерард Теллис и Питер Голдер приходят к убедительным и удивительным выводам.

Игра на бирже

В книге популярно изложены основные принципы, правила и детали биржевой игры, знание которых позволяет получать мак­симальную прибыль при наименьшем риске. Книга предназначена для широкого круга читателей, желающих ознакомиться с опти­мальной стратегией и тактикой инвестирования капитала в акции, а также с ведением биржевой игры через глобальные компьютерные сети.

Издержки – вниз, продажи – вверх. 78 проверенных способов увеличить вашу прибыль

Книга адресована руководителям любых компаний, фирм и организаций, а также опытным бизнесменам и тем, кто только планирует заняться предпринимательством. Она особенно актуальна сейчас, в период кризиса, поскольку содержит проверенные рекомендации по снижению затрат и повышению прибыли. Советы Боба Файфера применимы к компаниям любого масштаба – от транснациональных гигантов до фирм, где в штате всего два-три сотрудника, – а для их практического осуществления не требуется специальных знаний и навыков: они представлены в виде несложных действий, основанных на здравом смысле.

Я - аферист. Признания банкира

Эта книга — тайная история финансовом катастрофы 2008 года. Скрывшись под псевдонимом Крез, представитель высших кругов французского делового мира без стеснения предает огласке профессиональные секреты. Он рассказывает об изощренных способах личного обогащения банкиров, знакомит с неизвестными эпизодами нашумевшего краха крупнейшего банка США "Леман Бразерс", называет по именам подлинных виновников кризиса. А заодно, соперничая с мастерами детективного жанра, увлекательно описывает, как ограбил банк, где состоял генеральным директором.

Анекдоты тренеров о бизнесе и не только

В сборник вошли анекдоты с комментариями, большая часть которых собиралась в течение трех лет Алексеем Сергеевым, генеральным директором Тренингового агентства «Мастер-Класс». Анекдоты прокомментированы бизнес-тренерами Алексеем Сергеевым, Кариной Хутаевой и Михаилом Казанцевым.Это полезный рабочий инструмент для тренеров, консультантов и преподавателей, а также приятный и одновременно развивающий информационный ресурс для руководителей, менеджеров по развитию и управлению персоналом, офисных работников, продавцов, финансистов, профессионалов и просто хороших людей.