Хватит платить за все! Снижение издержек в компании - [61]

2.3. Формирование проектных групп и оценочной комиссии

2.3.1. Формирование проектных групп и оценочной комиссии производит руководитель проекта после получения от инициатора работ документов и указаний, перечисленных в п.3.2.2.

2.3.2. При формировании проектных групп и оценочной комиссии руководитель проекта руководствуется следующими принципами:

а) группы проекта формируются отдельно, для каждого выделенного направления СИ;

б) группу проекта по направлению возглавляет руководитель, который в рамках проекта непосредственно подчинен руководителю проекта;

в) состав группы проекта определяется исходя из его специфики и сложности реализации;

г) в группу проекта могут входить специалисты различного профиля, при этом их квалификация должна быть достаточна для реализации проекта;

д) для управления коммуникациями проекта назначается секретарь проекта;

е) состав оценочной комиссии (комиссия по оценке мероприятий на целесообразность реализации и реальности достижения заявленного эффекта) определяется исходя из специфики и сложности проекта. При этом в ее состав могут войти должностные лица не ниже руководителя структурного подразделения компании;

ж) председателем с полномочиями организатора оценочного мероприятия является руководитель проекта. При этом руководитель проекта наряду с руководителями групп по направлениям представляет результаты работ на оценку комиссии.

2.3.3. Результатом проведения данных работ является «Состав рабочих групп и оценочной комиссии», документ (составленный в свободной форме).

3.3.4. Состав рабочих групп и оценочной комиссии руководитель проекта передает инициатору работ для включения в приказ о реализации проекта.

2.4. Разработка проекта приказа.

2.4.1. Разработку проекта приказа организует инициатор работ после получения от руководителя проекта состава проектных групп и оценочной комиссии.

2.4.2. В ходе организации разработки проекта приказа инициатор работ выполняет следующие действия:

а) поручает своему личному секретарю подготовить проект приказа о реализации проекта по снижению издержек на основании перечня основных направлений деятельности, а также состава проектных групп и оценочной комиссии;

б) поручает секретарю включение в приказ информации о назначении руководителя проекта;

в) поручает секретарю включение в приказ информации о системе мотивации проектного персонала;

г) поручает секретарю передачу проекта приказа на согласование руководителю проекта;

д) контролирует исполнение секретарем полученных указаний.

2.4.3. Результатом проведения данных работ является подготовленный проект приказа.

2.4.4. Секретарь инициатора работ передает проект приказа руководителю проекта на согласование в течение 1 рабочего дня с момента получения последнего указания по данному вопросу.

2.5. Согласование приказа.

2.5.1. Согласование приказа производит руководитель проекта после получения его проекта от секретаря инициатора работ.

2.5.2. В ходе согласования руководитель проекта осуществляет следующие действия:

а) проверяет приказ на полноту и правильность зафиксированной информации;

б) визирует проект приказа.

2.5.3. Результатом данной работы является завизированный руководителем проекта проект приказа.

2.5.4. Руководитель проекта передает завизированный проект приказа инициатору работ через его личного секретаря.

2.5.5. Если в результате проверки руководитель проекта выявляет неточности в предоставленной информации или не согласен с отдельными положениями, то он договаривается о встрече с инициатором работ, на которой разрешает возникшие вопросы.

2.6. Утверждение приказа.

2.6.1. Утверждает приказ инициатор работ, после получения согласованного его проекта от руководителя проекта.

2.6.2. В ходе утверждения инициатор работ осуществляет следующие действия:

а) проверяет приказ на полноту и правильность зафиксированной информации;

б) визирует проект приказа.

2.6.3. Результатом выполнения данных работ является утвержденный приказ о реализации проекта.

2.6.4. Инициатор работ передает утвержденный приказ руководителю проекта через секретаря в течение 1 рабочего дня после подписания для:

а) его выполнения;

б) ознакомления всех участников проекта.

2.6.5. Если в результате проверки инициатор работ выявляет неточности в предоставленной информации или не согласен с отдельными положениями, то он инициирует процесс внесения изменений в приказ с последующим повторным согласованием с руководителем проекта.

3. Планирование работ проекта

3.1. Общая характеристика процесса.

3.1.1. Процесс состоит из следующих последовательно выполняемых процедур:

а) постановка задачи руководителям групп проекта;

б) создание структурной декомпозиции работ;

в) расстановка сроков выполнения работ и контрольных точек;

г) планирование человеческих ресурсов;

д) утверждение плана проекта.

3.1.2. Модель процесса представлена в приложении 2 Node: А2.

3.1.3. Условием начала работ по процессу является наличие у руководителя проекта перечня основных направлений проекта и приказа о реализации проекта.

3.1.4. Условием окончания работ по процессу являются наличие в компании утвержденного плана проекта и факт его передачи руководителям групп проекта.