Этикет бизнесмена: официальный, дружеский, международный - [8]

Шрифт
Интервал

Вполне возможно быть кратким, не создавая ощущения, что вы торопитесь, и лаконичность, конечно, необходима в телефонных разговорах, как ради вас самих, так и ради вашего слушателя.

Выговаривайте слова четко, поскольку собеседник слышит только ваш голос и не способен строить догадки о значении фразы по выражению вашего лица или жестам, как он сделал бы, окажись вы лицом к лицу. Если ваш слушатель не понимает вас, говорите четче, а не громче.

Будьте предельно внимательны к тому, о чем говорит ваш собеседник, поскольку в телефонной беседе легко позволить себе отвлечься, но это очень невежливо.

Быстрее, дешевле и проще для человека позвонить вам по прямому номеру. В некоторых компаниях, однако, принято соединять через коммутатор или через секретаря. В таком случае попросите соединять вас со звонящим незамедлительно или перезвоните ему сразу же сами. Если он недоступен, то оставьте для него вразумительное сообщение.

Чрезвычайно невежливо просить своего секретаря дозвониться до человека, а затем заставить его ждать, пока вы освободитесь, или заставлять собеседника ждать на другом конце провода, пока вы роетесь в бумагах, пытаясь отыскать то, что хотели ему сообщить. Готовьте заранее. Если у вас несколько вопросов для обсуждения, заблаговременно кратко запишите их. Неплохо также сразу упомянуть, сколько тем вы хотите обсудить, так как многие имеют привычку класть трубку, как только согласован первый вопрос.

Если проблема, которую вы хотите обсудить, должна занять много времени, вежливо осведомитесь, есть ли у человека, которому вы звоните, несколько минут для более пространного разговора. Возможно, у него именно сейчас неотложное дело и он сможет перезвонить вам несколько позже.

Если вы набрали неправильный номер, извинитесь — очень невежливо просто бросить трубку, не сказав ни слова, но вызовут раздражение и ваши пространные объяснения.

Если вы набрали номер и подсоединились к кому-то, перезвоните заново. Если вас прервали во время телефонного разговора, немедленно наберите номер снова, если звонок исходил от вас. Если же звонил ваш собеседник, подождите немного, и, если не перезвонит он, сделайте это сами.

То же относится и к внутрикорпоративным звонкам. Даже если вы звоните подчиненному, заставлять его ждать можно в случае крайней необходимости, и, несомненно, мелочно делать так из принципа, хотя случается и такое.

На телефонный звонок отвечайте тоже подобающим образом. Назовите себя или свой отдел. «Да» звучит довольно отрывисто, предпочтительно «Я слушаю». Проверьте, чтобы кто-либо всегда отвечал по вашему телефону в ваше отсутствие, и убедитесь, что это делают вежливо. Не упускайте случая перезвонить человеку, который оставил сообщение в ваше отсутствие. Чрезвычайно невежливо игнорировать звонки.

Не позволяйте звонить оставленному без присмотра телефону. Поднимите трубку и скажите: «Кабинет мистера Джонса», а затем предложите передать нужное сообщение.

Около телефона всегда должен лежать блокнот и карандаш, чтобы вы могли быстро записать нужное, не заставляя ждать человека на другом конце провода. Если вам нужно время, чтобы ответить на вопрос, предложите перезвонить, чтобы по возможности суметь выяснить то, что интересует собеседника.

Существующая практика, когда секретарь спрашивает: «Кто звонит?» — на самом деле противоречит этике, поскольку предполагается, что для одних людей вы на месте, а для других отсутствуете. Истинно вежливый руководитель поймет, что лучше всего отказаться от этого, даже рискуя принять несколько нежелательных звонков. В любом случае риск не слишком невелик, поскольку ваша секретарша, вероятно, узнает ваших постоянных собеседников и на сомнительный звонок, возможно, ответит: «Не уверена, на месте ли он, но сейчас выясню. Будьте любезны, скажите, о ком мне доложить?»

Необходимо проверить, насколько приветливы работники коммутатора компании.

Также проверьте, чтобы телефонные операторы вашей компании не обращались к тем, кто звонит: «Уважаемый…» — что просто приводит в ярость некоторых людей.

Выпускаются специальные брошюры, подробно рассказывающие об этике бесед по телефону. Там подробно излагаются все нюансы, которые необходимо иметь в виду, чтобы беседа была не только продуктивна, но и соответствовала правилам хорошего тона.

Глава 4

КАК ЗНАКОМИТЬ ЛЮДЕЙ

Рождественский праздник для детей частых покупателей магазина двигался к успешному завершению. Он прошел без сучка без задоринки, и довольные шумные гости, все 300 душ, явно хорошо провели время. Шейла Блейк, глава отдела по связям с общественностью, которая придумала и организовала это мероприятие, вымоталась до предела, однако чувствовала глубокое удовлетворение от проделанной работы. Она даже сумела убедить национальное телевещание сделать репортаж об этом празднике. Журналисты задавали некоторым детям вопросы, снимали их на коленях Деда Мороза, камера скользила по столам, и наконец все было закончено, уехали.

Шейла только собралась пойти и проверить еще раз, в порядке ли малыши, когда увидела Кита Меннинга, управляющего по маркетингу, направлявшегося к ней с незнакомым мужчиной. «А это, — провозгласил Кит Меннинг, когда они подошли ближе, — Шейла Блейк, наш специалист по связям с общественностью. Она старается изо всех сил, но пока так ничего и не добилась». Нанеся удар ниже пояса, Меннинг представил незнакомца как нового главу компании.


Рекомендуем почитать
Неликвиды и излишки: как выявить и обезвредить. Как выявить неликвиды товаров и материалов, ликвидировать их, определить причины их возникновения и не только

Это первая книга о неликвидах и излишках для руководителей и специалистов по логистике и закупкам, основанная на опыте российских компаний. Книга включает в себя описание критериев выявления невостребованных товаров и материалов, возможных причин их возникновения, а также мероприятий по избавлению от них. Книга поможет специалистам по закупкам, логистике и категорийным менеджерам построить работу в своей компании по управлению неликвидами и минимизировать их наличие. При подготовке книги были проработаны существующие доступные материалы специалистов в области логистики, управления запасами и категорийного менеджмента. Будет полезна специалистам оптовых и розничных торговых компаний; теме неликвидов в производственных компаниях посвящена отдельная глава. Книга публикуется в авторской орфографии и пунктуации.


Как найти идею и начать зарабатывать

Эта книга для тех, кто мечтает получать жизненную прибыль: удовольствие и доход от любимого дела. Мечтает, но никак не может решиться. Мечтает, но не начинает. Почему так бывает? Мы боимся что-то менять в своей работе, потому что не знаем, как сделать правильный выбор. Потому что зависим от мнения окружающих. Потому что больше ориентируемся на внешние факторы — модно, престижно, доходно и т. д. — а не на свои личные ресурсы и потенциалы. Потому что у нас нет точки опоры, которая поможет разобраться со многими вопросами о профессиональной самореализации. Мы боимся поменять то дело и работу, которые привыкли делать на то, чем мечтаем заниматься.


Гонорары современного писателя. 2018-2020 гг.

Андрей Ангелов со свойственной ему прямотой – честно рассказывает о гонорарах современных писателей. Конкретные цифры и сроки, без всякой «воды и вуали». Также затронута тема тиражей и мошенников, действующих под крылом издательства ЭКСМО.


Сетевые коммуникации

Общение в сети ничем особенно не отличается от обычного, прямого общения между людьми. Это такое же общение, то есть обмен словами, мыслями или эмоциями между людьми. Вы сможете практически познакомиться с общими правилами общения в сети на примере такого вроде бы простого действия, как составление отзыва. Если честно выполнить все предложенные задания, можно будет узнать что-то новое — о других и о себе.


Статистический анализ взаимосвязи в Excel

Рассматриваются такие инструменты статистического анализа взаимосвязи, как корреляционный и регрессионный анализ. Техника работы в пакете Excel изучается на примере смоделированных данных. Затем полученные навыки применяются к анализу реальных данных по ценам в интернет-магазине и биржевым котировкам на Московской бирже.


Как стать богатым?

В этой книге рассказано, как зарабатывать минимум 1 000 000 рублей в месяц уже через 3 года. И вы всё ещё не хотите её прочитать? Автор книги – российский бизнесмен и предприниматель, который смог в 23 года, не имея ни денег, ни связей, ни богатых родителей, выйти на ежемесячный доход 1 498 000 рублей. В этой книге он поделился своими секретами и изложил принципы, которые помогли ему выйти на этот доход. Приятного прочтения.