Этикет бизнесмена: официальный, дружеский, международный - [47]

Если вам предназначено ответить на тост, ваша задача будет еще тяжелее, так как само собой разумеется, вы не сможете подготовиться заранее. Вам остается только очень внимательно слушать оратора, а затем сформировать ответ на его слова.

Что касается продолжительности ваших выступлений, следует точно придерживаться времени, отведенному вам на официальных торжествах, поскольку они расписаны до минуты. По другим случаям вы поступите правильно, если будете говорить минут на пять — десять меньше, чем требуется. Никто никогда не жаловался, что выступление было слишком коротким.

Глава 12 ЗАСЕДАНИЯ И КОМИТЕТЫ

Вряд ли (если вы бизнесмен) вам не приходилось участвовать в официальном заседании, проводимом по образцу парламентской процедуры. Это может случиться не только в вашей деловой жизни, но также в политической, культурной или общественной деятельности. Вам нужно познакомиться с процедурой.

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

Ясно, что председатель — самый важный человек, когда речь заходит о заседании, и, за исключением тех случаев, когда председательствует главный управляющий компанией или кто-то занимает кресло председателя на основании своего положения, как само собой разумеющееся, группа, встречающаяся в первый раз, прежде всего назначает председателя.

Обычно кто-то встает и говорит: «Предлагаю назначить мистера А. председателем». Затем поднимается кто-то еще и говорит: «Поддерживаю ваше предложение», после чего все единодушно голосуют, и мистер А. становится председателем в результате единодушного голосования.

В рядовом бизнесе или на общественном заседании обычно не возникает споров относительно кандидатуры председателя, так как ее предлагают и утверждают, как правило, заранее. Но если возникают различные мнения, тогда процедура становится более официальной, и предлагают избрать временного председателя: «Так пусть мистер Б. займет кресло». Затем предложение поддерживают, как мы видели прежде, и переходят к голосованию.

При назначении временного председателя никаких трудностей обычно не возникает, так как его единственная функция — обеспечить избрание постоянного председателя, и его роль заканчивается, как только избирают последнего. Более того, временного нельзя предлагать на постоянное председательство.

Заняв кресло, временный председатель встает и говорит: «Леди и джентльмены, рад буду получить предложения кандидатуры на пост председателя». Он обычно устанавливает временные рамки для каждого оратора, часто ограничивая выступающих тремя минутами.

Затем кто-то встает и официально предлагает кандидата, сопровождая выдвижение несколькими словами о соответствии кандидата этой роли. Когда первый оратор закончит, один из его друзей или друг предложенного кандидата выступит в поддержку предложения, и теперь другие смогут выдвигать своих собственных кандидатов.

Временный председатель собирает все предложения и, если других не выдвигают, выставляет каждого из кандидатов на голосование, или в том порядке, в котором их предлагали, или в алфавитном порядке — как договорились заранее. Голосуют обычно поднятием рук. Если не проходит первый, подсчитывают число «за» и принимают к сведению. Затем голосование продолжается за второго и последующих кандидатов.

Если не проходит ни один номинант, обычно назначают человека, собравшего наибольшее число голосов. Другой и более верный метод — исключить кандидата с наименьшим количеством голосов «за» и поставить оставшихся на повторное голосование. Эту процедуру можно повторять, пока не проявится явное большинство.

Человек, выдвинутый на пост председателя, должен дать предварительное согласие, и он обязан присутствовать на выборном заседании. Нет оснований выдвинутому кандидату не голосовать за самого себя как председателя, хотя, вероятно, более уместно для него сохранять строгий нейтралитет, особенно если разгорится жаркий бой за место.

Непосредственно после избрания долг председателя — продолжить заседание. Прежде всего ему необходимо не только изучить до мельчайших подробностей ведение заседания, но также ознакомиться с правилами, касающимися организации, или, если это заседание компании, со статьями совместной работы компании.

Заседания следует проводить абсолютно беспристрастно, тактично, вежливо и твердо.

Он должен быть начеку в продолжение всего заседания, вежливо выслушивая каждого оратора и говоря так, как он желал бы, чтобы говорили другие. Никто не думает, что у него не окажется собственного мнения, но лучше держать его при себе и бороться с искушением оказывать на заседании покровительство тем, чью точку зрения он разделяет. Ему следует быть строгим и справедливым в своих суждениях и твердым в поддержании порядка и ведении заседания.

Более конкретно обязанности председателя следующие:

• Проверить наличие кворума, установленного правилами организации или статьями ассоциации компании.

• Обозначить цель совещания.

• Зачитать протоколы предыдущего заседания (обычно это делает секретарь).

• Прочитать любую корреспонденцию (это также дело секретаря).

• Продолжить обсуждение вопроса, включенного в повестку дня.

• Закрыть заседание.