Двадцать три грабли - [25]

Что для этого нужно делать?

Посмотреть на организационную структуру компании.

Выделить центры финансовой ответственности в качестве финансовой структуры компании (смотрите зловещую тринадцатую граблю).

Чтобы окончательно проникнуться основами финансовой грамотности и почувствовать живительную пользу от построения учета, нам необходимо добиться в компании создания всего двух важных отчетов: отчета о прибылях и убытках и управленческого баланса.

1. Отчет о прибылях и убытках (P&L отчет). В отчете о прибылях и убытках мы видим доходность по ЦФО и расходы по ЦФО и фондам. Все, что нам нужно получить – чтобы этот отчет формировался десятого числа каждого месяца и его цифры были корректными.

Отчет о прибылях и убытках отвечает на вопрос: сколько прибыли и сколько денег мы заработали за месяц в абсолютной величине и в процентах от выручки.

Дополняет отчет о прибылях и убытках еще одна важная отчетная форма: отчет о движении денежных средств (ДДС). Данный отчет показывает информацию о денежных потоках в компании (приход и расход денежных средств с указанием источников) за определенный период. Наличие такого отчета позволит избежать кассовых разрывов и тех самых ситуаций, когда вы выплатили все долги поставщикам, а на следующий день вам уже нечем платить зарплату сотрудникам.

2. Управленческий баланс отвечает на вопрос: где находится прибыль. Он показывает состояние ваших активов и пассивов, т.е. где на данный момент лежат деньги.

Причем очень важно вести учет большинства затрат по методу начисления. Что означает этот метод: затраты должны учитываться не тогда, когда вы физически потратили деньги, а когда у вас возникли обязательства. Потому что если вы оттянули оплату аренды в этом месяце, то перенесли лишь срок платежа, но затраты вы все равно понесли.

Пример управленческого баланса:

Активы      Пассивы

Товары – 500 000 руб.      Учредительный капитал – 100 000

Дебиторка – 200 000 руб.      Долги по расчетам с поставщиками – 400 000 руб.

Деньги в кассе – 300 000 руб.      Прибыль – 500 000 руб.

Итого: 1 000 000      Итого: 1 000 000

Сумма активов всегда равна сумме пассивов.

Отчет о прибылях и убытках показывает нам, сколько мы заработали, а сформировав управленческий баланс, мы увидим, сможем ли мы забрать эти деньги. Дело в том, что прибыль, которую мы сгенерировали в отчетном периоде, может пойти на погашение прошлых убытков или «застрять» в товарах или дебиторской задолженности.

Важное правило: чтобы получать два этих отчета, мы должны определить ответственное лицо за их формирование. Данные для формирования отчета могут вносить разные сотрудники, но нести ответственность за формирование отчета о прибылях и убытках, а также управленческого баланса должен только один человек. Обязательно укажите эту ответственность в его должностной инструкции. Причем не спешите сразу создавать новую должность – эти обязанности может выполнять и существующий сотрудник. Самый худший вариант выбора ответственного – назначить им себя. Это означает, что никогда управленческого учета в вашей компании не будет, потому что себя вы наказывать и воспитывать штрафами не станете. Обязательно установите дату запрета редактирования документов в предыдущем периоде, введите на это жесткое табу, и только тогда вы сможете представлять себе реальную картину происходящего.

И, конечно, формирование отчетов должно быть автоматизировано. Если отчет о прибылях и убытках и управленческий баланс собираются из пяти разных систем, то будут проблемы с запуском цепочки решений. А чем быстрее вы запустите цепочку принятия решений, тем больше полезных действий для компании осуществите. Но если для формирования отчета нужно сводить данные три дня и еще пять дней потратить на то, чтобы добиться необходимых цифр от своего бухгалтера, которая будет всегда занята, – все ваши решения уже опоздают и будут неактуальны.

Проверочный список:

Назначить человека, который отвечает за учет в компании.

Назначить срок, в который он будет сдавать нужные отчеты.

Придумать наказание, если человек не будет сдавать отчеты вовремя.

Выделить центры финансовой ответственности (см. тринадцатую граблю).

Определиться с методикой, какие доходы попадают в какой ЦФО.

Определиться с методикой, какие расходы попадают в какой ЦФО.

Создать классификатор статей затрат и фондов (групп статей затрат).

Поставить дату запрета на изменение данных в предыдущем периоде.

Автоматизировать получение отчета о прибылях и убытках.

Автоматизировать получение отчета «Управленческий баланс».

Автоматизировать отчет о движении денежных средств.

Если в организации несколько учредителей, проводить ежемесячное собрание по анализу данных отчетов. Если нет соучредителей, то привлекайте в качестве слушателя жену, подругу, любимого кота, но постарайтесь вслух проанализировать текущие цифры.

Грабля 15. Контролируем дебиторскую задолженность

На просроченной дебиторке мы погорели в 2009 году. Мы были на той стадии развития компании, которая характеризуется общей всеядностью и сверхлояльностью к клиенту. Компания агрессивно завоевывала рынок, поэтому мы брались за любые работы, на любых условиях, практически по любой цене. И не сказать, что для того времени это был плохой подход. Зачастую для того, чтобы выжить и укрепить свое положение среди других компаний, так и приходится действовать.