Двадцать три грабли - [22]

Желательно, чтобы разделение на ЦФО соотносилось с организационной структурой предприятия, которая может включать в себя подразделения, департаменты, цеха, отделы, юридические лица и т.д. В структурных подразделениях обязательно должны быть (или появиться) люди, которые отвечают за результаты соответствующего ЦФО.

Далее мы определяем, за что у нас будет отвечать каждый ЦФО – за прибыль или затраты.

Если мы назначаем ЦФО центром прибыли – к нему относятся маржа компании и прямые затраты, необходимые для его функционирования (например, зарплата сотрудников, работающих в этом подразделении).

Если мы назначаем ЦФО центром затрат, то это вспомогательное подразделение, цель которого – поддерживать центры прибыли.

Когда компания тратит деньги, у этого должны быть только одна цель и одно оправдание – мы тратим, чтобы заработать. Мы платим аренду, чтобы заработать. Мы платим сотрудникам, чтобы заработать. Мы хотим добиться получения нашей прибыли. И если какая-то затрата не помогает увеличить нам валовую прибыль – это затрата просто не нужна. Убирайте центры затрат, которые не помогают вам увеличивать прибыль!

Теперь постарайтесь вспомнить, что за человек вам чаще всего увеличивает затраты. Вы удивитесь, когда обнаружите, что она бывает вполне милой женщиной. Но она – бухгалтер. Бухгалтер – это тот человек, который все ваши инициативы, направленные на увеличение денежного потока, будет обесценивать, потому что ему это приносит дополнительную работу. Идеальная картина мира бухгалтера – это компания, которая не ведет деятельность, у которой нет клиентов, нет денег и тогда можно сдавать пустые бланки отчетности, точно не ошибешься. Поэтому зачастую именно бухгалтерия – это те затраты, которые не только не помогут больше зарабатывать, но и будут тормозить ваш рост. Бухгалтер всегда будет хотеть себе в помощники еще бухгалтера, еще и еще. Но как штат бухгалтеров поможет вам увеличить прибыль? Получите поощрение от налоговых органов за то, что вовремя сдали отчетность? К сожалению, такого еще не придумали, поэтому такой центр затрат, как бухгалтерия, должен быть максимально компактным, а лучше – передан на аутсорсинг, если это возможно.

Как правильно выделить в компании ЦФО:

1. Вся маржа компании попадает в один из ЦФО – центр прибыли.

2. Все затраты попадают в один из центров затрат либо центров прибыли. Т.е. затраты могут быть как в центре прибыли, так и в центре затрат.

3. Далее мы создаем такую сущность, как фонд. Фонд – это группа статей затрат.

Для чего нам нужно выделение фондов? Мозг человека плохо анализирует множество сущностей сразу. Когда мы начинаем анализировать расходы по статьям затрат, то теряемся в количестве цифр и не можем взглянуть на всю картину целиком.

Поэтому статьи затрат лучше сгруппировать по фондам, т.е. у нас будут фонды – группы затрат. В каждом из фондов можно будет уже посмотреть аналитику по статьям затрат.

Предлагаем следующую классификацию фондов:

1. Фонд прибыли. Этот фонд, который нужно всегда указать первым, потому что это деньги, переведенные на личную карточку собственника. Это и есть самый интересный нам фонд.

2. Фонд обязательных платежей (аренда, коммунальные услуги, интернет, связь). В этот фонд входят платежи, которые мы в любом случае должны будем сделать.

3. Фонд налогов (налог на прибыль, УСН, НДФЛ). Если вы используете различные схемы по выводу средств и тратите на это какие-то проценты, то логично эти затраты учитывать тоже здесь.

4. Фонд заработной платы.

5. Фонд продвижения (рекламные акции, организация мероприятий, участие в выставках, семинарах, реклама в социальных сетях и в интернете)

6. Фонд поддержания процессов (затраты на ремонт, на обслуживание программного обеспечения). От этого фонда при желании можно отказаться, и при этом деятельность предприятия не остановится.

После того как мы определились с фондами, мы должны для каждого ЦФО типа «центр прибыли» зафиксировать следующие значения:

1. Сумма валовой прибыли (или маржи), на которую вы рассчитываете и которая является проектной, допустимой и нормальной для этого ЦФО.

2. Процентная доля, которую мы можем потратить на содержание того или иного фонда.

И когда вы нормируете показатели, вы должны понимать, что в первую очередь вы определяете показатели для центров прибыли. Конечно, тяжело, когда у тебя всего 100 % и больше не может участвовать в распиле нашего пирога. Но если вернуться в реальность, для небольших компаний, которые оказывают услуги, нормальным фондом прибыли является 20 % от маржи. Для более крупных компаний, которые занимаются оптовой торговлей, фонд прибыли может быть меньше. Производственные компании тоже могут претендовать на 20 % маржи, ресторанный бизнес с учетом специфики – 20 – 30 %.

Помимо центров прибыли, есть у нас такие ЦФО, как центры затрат, которые ничего не зарабатывают, им нечего делить, но вот нужно как-то жить. Тогда вспоминаем, что эти ЦФО созданы только для того, чтобы помогать определенным центрам прибыли. А как мы знаем, за помощь принято платить. Поэтому нужно создать фонды для каждого ЦФО с определенным видом затраты. Например, самый стандартный центр затрат – это администрация компании.