Должностная инструкция руководителя, или «Управленческая восьмёрка» - [11]
2. 5. Детализация должностных обязанностей
Должностная инструкция, как документ, решает сразу несколько задач, но главное её достоинство, на мой взгляд, в том, что она является важнейшим элементом в описании технологии деятельности компании. Именно в этом документе должны быть описаны должностные обязанности (за исключением должностных инструкций рабочих производственных подразделений, где это описано в технологических процессах технологами). Если на этапе формирования организационно-функциональной матрицы нам было достаточно получить только перечень функций, то в должностной инструкции надо каждую функцию расписать более подробно.
Итак, что пишем:
1. Что и как делать. Если функцию можно детализировать на операции и переходы, опишите их в той последовательности, в которой их надо выполнять. Пример детализации функции помощника руководителя:
«Актуализация регламентирующего документа»
Перечень операций:
– Экспертиза регламентирующего документа: на предмет отнесения к определенному типу и виду документа (в соответствии с классификацией, принятой в Положении о документообороте), на предмет соответствия принятым в фирме стандартам составления регламентирующих документов (Положение о документообороте).
– Размещение документа в соответствующем разделе «Реестра регламентирующих документов» (Y:/INFO/регламентирующие документы).
– Размещение в корпоративной информационной среде сообщения о введении в действие регламентирующего документа с указанием типа и вида документа, перечня лиц, подлежащих обязательному ознакомлению.
– Обновление Реестра ознакомления (Y:/INFO/Реестр ознакомлений. doc).
– Проставление отметок о произведенной рассылке и размещении на первом листе документа.
– Передача оригинала документа секретарю для сбора подписей с сотрудников, подлежащих обязательному ознакомлению.
Несколько слов о детализации. Почти всегда встаёт вопрос, до какой степени углубляться в подробности описания функций? Ответ здесь простой: до уровня компетенции специалиста, т. е. если вы чувствуете, что «разжёвывать» описание не требуется (специалист, подобранный по вашим требованиям к должности, обязан знать подробности выполнения функции), не детализируйте её.
2. Входы, выходы. Здесь указываем, что инициирует выполнение каждой функции. Обычно это какое-то событие, документ или команда. Также отражаем все документы, оформляемые при выполнении данной функции (конечно, если это имеет место). Эту информацию можно указывать в тексте, но если кому-то это покажется удобным, то можно и в табличном виде. Пример для функции помощника руководителя «Актуализация регламентирующих документов»:
Таблица 5. Табличный вид отображения входов и выходов
3. Указываем используемое оборудование, инструмент, программные продукты.
Здесь без фанатизма. Конечно, этот раздел является обязательным при составлении технологического процесса для рабочих на производстве, но для многих других должностей давайте перечень необходимого оборудования и инструментов, если это поможет внести какую-то ясность. Не обязательно писать в должностной инструкции секретаря, что при составлении делового письма следует использовать шариковую ручку.
4. Указываем все основные и вспомогательные материалы, используемые при выполнении данной функции, а также нормы их расхода. Этот пункт касается в основном только процессов основного производства и в большинстве должностных инструкций не указывается.
5. Указываем временные нормы выполнения функции (операции). Этот пункт в описании технологии нужен только тогда, когда вы эту норму будете использовать в дальнейшем для оценки эффективности труда работника или его мотивации. Справедливости ради надо сказать, что временные нормы часто выносят в отдельный документ.
Кроме раздела «Функции» некоторые компании выделяют ещё и раздел «Обязанности».
К разделу «Обязанности» надо отнести общие требования к работе, например:
● обязанность работника содержать своё рабочее место в чистоте;
● выполнять распоряжения руководителя, не противоречащие законодательству;
● выполнять правила трудового распорядка.
Это как раз и есть общие фразы, поэтому в этом разделе пишите только то, что обязательно нужно, без чего нельзя обойтись. Также к обязанностям можно отнести те функции, выполнение которых требуется лишь эпизодически (например, актуализация организационной структуры, регламентирующих документов, стандартов и т. д.).
2.6. Наделение правами и полномочиями
Большинство должностных инструкций сегодня обязательно содержат раздел «Права работника», где обычно можно найти очень малозначащие фразы типа:
● Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.
● Докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.
● Принимать решения в пределах своей компетенции.
В данном разделе для вашего подчинённого нужно обязательно отразить конкретику:
● право работника на расходование средств (или других ресурсов) предприятия в оговорённых пределах;
● право использования оборудования (служебного автотранспорта, офисной техники);
