Делегирование полномочий - [9]

• согласовывать план действий и организовывать последовательные встречи через приемлемые временные интервалы;

• проводить основательный первичный инструктаж до начала выполнения задания.

Наблюдение за процессом

Представление о делегировании как о чудесной возможности сплавить кому-то задание, на выполнение которого у вас нет ни времени, ни особого желания, и тут же забыть о нем, крайне ошибочно. Делегирование подразумевает поручение выполнения основной части работы другим исполнителям, но оставляет за вами обязанность проверить конечные результаты. Вы непременно должны убедиться, что задача выполнена, и выполнена успешно.

Немного времени, освобожденного для занятий другими, не менее важными, делами, нужно посвятить мониторингу делегированного задания. Это потребует от вас эффективного распределения имеющегося в распоряжении времени, не больше и не меньше. Важно помнить об этом значимом слагаемом делегирования, ибо если упустить такой момент, в результате на вас навалится еще больше работы, чем раньше.

Контроль

Настоящий вызов, с которым вам предстоит справиться, – это организация мониторинга без вмешательства в работу, выполняемую другим человеком. Внезапные появления и требовательные вопросы типа «Ну и как у нас продвигаются дела?» способны убить самый горячий энтузиазм.

Контролируя одних исполнителей, можно ограничиться итоговой проверкой. С другими необходимо быть всегда начеку, чтобы заметить малейшие темные тучки, появляющиеся на горизонте. Это означает отслеживание событий через определенные интервалы и сопоставление:

• запланированного;

• происходящего;

• различий между этими двумя категориями.

Если расхождение между тем, что должно произойти, и тем, что происходит, заметно невооруженным глазом, очевидно, требуются определенные усилия с вашей стороны. Необходимо инициировать срочные корректирующие действия, чтобы выполнение задания снова вошло в нужное русло. Для начала предстоит решить, насколько серьезна проблема и что можно сделать для исправления ситуации. После этого следует предпринять подходящие шаги – в зависимости от степени сложности проблемы:

• Незначительная. Если есть опасения, что могут быть предприняты незапланированные действия, нужно организовать встречу и обсудить возможные проблемы.

Актуальные периодические отчеты помогут вам убедиться, что исполнитель хорошо осведомлен и полностью контролирует ситуацию.

• Существенная. В случае если события выходят из-под контроля, предложите помощь в преодолении трудностей. Дайте коллеге понять, что не перекладываете на него вину, и убедите его в вашей готовности поддержать и сделать все, что в ваших силах.

• Чрезвычайная. Если вам кажется, что назревает кризис, возьмите на себя руководство и доведите работу до приемлемого завершения, если это еще возможно.

Вполне вероятно, что исполнитель сам осознает, что почва ускользает из-под ног, поэтому лишний раз убеждать его в этом нет необходимости. Преимущественно причиной такого положения вещей служит несвоевременное обращение за помощью. Именно поэтому предоставление поддержки – неотъемлемая часть делегирования, которая позволяет новичку убедиться в ценности помощи со стороны на собственном опыте.

В большинстве случаев сразу же после исправления ситуации нужно дать сотруднику возможность попытаться довести дело до завершения. Если же вы сомневаетесь в целесообразности этого, скорее всего, вам необходимо проанализировать, не переоценили ли вы способности выбранных вами кандидатур. Возможно, им следует поручить другое, менее ответственное задание.

Советы

Иногда люди могут интересоваться, какие, по вашему мнению, шаги им следует предпринимать при выполнении того или иного аспекта порученного дела. И хотя ответ наверняка вам известен, всегда следует задать встречный вопрос: «А как вам видится развитие событий?»

Как правило, у исполнителя уже есть разумный вариант, не хватает только уверенности для применения его на практике. Переадресация вопроса помогает избавиться от излишней зависимости и подталкивает к пониманию поручения как собственной задачи.

Подведение итогов

После завершения работы полезно совместно с коллегой, особенно если он (она) новичок, проанализировать все этапы и подвести предварительные итоги. При этом следует выполнить следующее:

• сравнить результаты с критериями, которые были установлены ранее, и обсудить последовательный ход выполнения задания;

• отметить самые удачные и успешные моменты;

• предложить определить достижения и новые познания и помочь обратить внимание на те сферы, в которых исполнителю еще предстоит совершенствоваться;

Итоговый анализ пройденного пути и выполненных действий дает возможность консолидировать новые познания и увидеть собственные успехи.

Слова благодарности

Если порученное задание выполнено успешно, усилия и результат должны быть признаны в полной мере. Поскольку сущность делегирования состоит в передаче обязанностей и полномочий, и в то время вы все же остаетесь ответственным за результаты, соблазн присвоить себе заслуги за выполнение работы иногда заявляет о себе во всеуслышание. Но если вы хотите, чтобы эти же специалисты и в будущем принимали от вас поручения и с удовольствием их выполняли, публичное и искреннее признание их успехов крайне важно и абсолютно необходимо.