Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению - [28]

Обычно такие раздаточные материалы состоят из серии диаграмм и текстовых слайдов, скрепленных степлером или сброшюрованных. Они используются для быстрого неформального взаимодействия с группой — свободного обмена мнениями, — поэтому для докладчика слушать и отвечать на комментарии присутствующих так же важно, как и излагать свою точку зрения, что сильно отличает этот вид презентации от обычной презентации. Таким способом лучше всего проводить небольшие совещания — в идеале для 3–4 человек.

Первостепенной целью «настольных» слайдов является достижение консенсуса. Их можно использовать, чтобы опробовать наработки, сделанные на сегодняшний день, проверить точность фактов, полученных в ходе исследований, выявить причины отсутствия данных, обозначить проблемы, убедиться, что программа действий будет приносить результаты. Также можно провести такую презентацию, чтобы придти к согласию в отношении выводов и рекомендаций.

Во время таких интерактивных совещаний участники склонны отступать от основной темы, поэтому важно направить обсуждение к выбранной цели и сосредоточить внимание всех участников на одной и той же идее. Вот несколько советов о том, как играть роль ведущего, как готовить раздаточный материал и как его представлять.

Подготовка «настольной» презентации

«Настольные» презентации призваны инициировать взаимодействие между участниками, поэтому к ним необходимо тщательно подготовиться, несмотря на кажущийся неформальный характер встречи. Так же, как и в случае с обычной презентацией, перед совещанием определите для себя, чего вы хотите достичь, и проанализируйте свою аудиторию. Поразмышляйте о каждом участнике. Насколько хорошо он ориентируется в теме обсуждения? Какого вклада вы от него ожидаете? Как он будет реагировать? В процессе подготовки спросите себя: действительно ли вам нужна эта встреча, оправдаются ли расходы по ее подготовке и время, потраченное на ее проведение?

Если ответ будет положительным, отберите материалы и расположите их в той последовательности, которая наиболее соответствует потребностям участников и облегчит достижение цели. Также подготовьте резервные материалы на случай, если потребуются дополнительные аргументы. Разрабатывая слайды, не забывайте, что они должны быть основой для обсуждения, а не его предметом. Иными словами, участники должны обсуждать тему, предложенную в материалах, а не то, как они составлены. Поэтому отделите то, что собираетесь сказать, от того, что будете показывать.

Диаграммы должны быть проще, чем те, которые вы используете в письменном документе. Применяйте тематические заглавия («Тенденции продаж»), если хотите, чтобы присутствующие пришли к собственным выводам на основе представленных фактов и обсудили их; формулируйте заглавия, выражающие основную мысль («Сезонный фактор влияет на продажи»), если хотите подчеркнуть некий тезис и обсудить, что из него следует.

Используйте текстовые слайды по минимуму, только для того, чтобы показать структуру презентации или ее отдельного раздела и подчеркнуть важные моменты: результаты исследований, выводы, рекомендации, ближайшие действия. Текстовые слайды должны быть краткими — выражайте свои мысли словосочетаниями или простыми предложениями. Например:

Неправильно: Мы предполагаем, что в течение 1–2 лет компания А и компания Б будут конкурировать на одних и тех же рынках продаж, бороться за одних и тех же менеджеров по продажам, поставщиков и потребителей, причем проигравший понесет значительные убытки.

Правильно: Конкуренция между компанией А и компанией Б станет активнее.

По завершении работы над слайдами подготовьтесь к самому совещанию. На каждой странице своего экземпляра слайдов подчеркните или обведите слова, цифры и ссылки, на которые надо будет обратить внимание, и напишите заметки.

Проведение «настольной» презентации

Не забывайте: ваша роль состоит в том, чтобы поддерживать и направлять обсуждение. Поэтому будьте восприимчивы к мнениям участников, избегайте оценочных суждений типа «верно/неверно», внимательно слушайте, создавайте конструктивный настрой и ведите диалог с участниками, а не со слайдами.

Введение

Начиная совещание, станьте частью группы, включившись в разговор, и ищите подходящий момент, чтобы:

1. Достичь согласия относительно цели совещания, что вы должны получить в результате. Помните — повестка дня участников, возможно, отличается от вашей; дайте им время, чтобы высказаться;

2. Отметить, насколько важно совещание для каждого из участников и для обсуждаемого проекта;

3. Выступить с предварительным обзором повестки дня и предложениями по проработке материала. Можно упомянуть и о том, какой вклад вы ожидаете от каждого из участников.

Почти всегда вступление следует делать устно — перед тем, как раздать экземпляры слайдов. Этот подход позволяет сконцентрировать внимание на обсуждении, а не на слайдах, и утвердить вашу роль как ведущего. Кроме того, участники не начнут листать материалы до того, как вы договоритесь о наиболее эффективном плане и методе работы на совещании.

Основная часть

Будьте терпеливы. Помните: вы видели материал до встречи, а другие участники — нет. Сосредоточьте их внимание на том, что хотите им показать. Затем дайте им время прочитать и понять это. Не забывайте, что, в отличие от выступлений стоя, вы не можете указать присутствующим на требующий особенного внимания элемент; придется давать устные советы по просмотру слайдов.