Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению - [27]

Шрифт
Интервал

Я продолжал до тех пор, пока у меня не кончился запас воздуха и аргументов. Он не сказал ни слова. Я вышел, чувствуя себя сдувшимся шариком. С тех пор я понял, что тишина может стать одним из наших лучших друзей по нескольким причинам:

• Благодаря ей мы получаем возможность обдумать свои слова, вместо того, чтобы выпалить их, не успев сформулировать мысль.

• Она отделяет одну мысль от другой. Поэтому вместо того, чтобы говорить без остановки из страха, что нас перебьют вопросом, мы можем изложить первую идею… дать аудитории возможность ее усвоить… перейти ко второй… подождать, пока и она усвоится. Таким образом, каждая идея получает то внимание, которого заслуживает.

• Она позволяет участникам подумать о том, что мы сказали, а не бороться с лавиной идей, обрушивающихся слишком быстро, чтобы их понять.

• Она дает слушателям возможность внести свой вклад в презентацию. В конце концов, говоря без остановки, мы не учимся даже половине того, чему могли бы научиться, ненадолго замолчав.

Один из моих коллег назвал это «смелостью молчать». Мне нравится это выражение. Изучите опыт великих ораторов и знаменитых актеров, и вы заметите, что в большой степени их успех является результатом их умения молчать.

Заключительные замечания

Итак, вы собрались делать презентацию

Как я сказал вначале, научиться делать презентацию — все равно что научиться ездить на велосипеде. Для этого недостаточно просто прочитать учебник — нужно научиться сохранять равновесие, крутить педали, тормозить и останавливаться, прежде чем вы сможете спуститься с холма с уверенностью и улыбкой на лице. Аналогичным образом вы должны научиться готовить презентации и успешно выступать, прежде чем сможете прохаживаться по конференц-залу с уверенностью и улыбкой на лице.

Я надеюсь, мои идеи помогут вам легче справиться с выступлением, даже если это занятие не станет для вас столь же приятным, как прогулка на велосипеде.

В заключение советую вам скопировать следующий контрольный список и обращаться к нему при подготовке каждой презентации. Он поможет вам убедиться, что вы не сбились с пути к успеху.

Как делать презентации

1. Оцените ситуацию

Уточните свою цель

• Зачем вы делаете презентацию?

• Чего вы планируете достичь?

• Каких мыслей или действий вы ожидаете от слушателей после презентации?

Изучите свою аудиторию

• Кто имеет полномочия по принятию решений?

• Насколько хорошо они знакомы с предметом презентации?

• Насколько они заинтересованы в предмете?

• Что они получат, если скажут «Да», и что они могут потерять?

• Почему они могут сказать «Нет»?

• Каковы три самых сложных вопроса, которые вам могут задать?

Оцените требуемое время

• Можете ли вы достичь своих целей в отведенное время?

Выбор технических средств

• Раздаточные материалы, мольберты и электронные доски — для неформальных встреч с целью предварительного обсуждения результатов.

• Оверхед- и мультимедийные проекторы — для «полуофициальных» обзоров достигнутых результатов.

• Мультимедийные, видео- и диапроекторы — для официальных презентаций с подведением итогов.

2. Подготовка презентации

Определите основной тезис

Как бы вы резюмировали презентацию, если бы у вас было только 30 секунд?

Напишите сценарий

ВСТУПЛЕНИЕ

Цель.

Важность.

Краткий обзор.

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

• Для восприимчивой аудитории: выводы и рекомендации сразу.

• Для невосприимчивой аудитории: выводы в конце каждого раздела или (по необходимости) в конце презентации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

• Краткое содержание.

• Рекомендации.

• План действий.

• Следующие шаги.

Подготовка материалов

• Разработка слайдов.

ЧТО. Тексты, рисунки, модели.

ГДЕ. Карты, планы.

КТО. Организационные схемы, фотографии.

КОГДА. Календари, диаграммы Гантта.

КАК. Схемы.

СКОЛЬКО. Таблицы, диаграммы.

ПОЧЕМУ. Текст.

• Продумайте последовательность слайдов: разработайте план повествования и логические переходы от слайда к слайду.

• Сделайте слайды и дополнительные раздаточные материалы.

3. Проведение презентации

РЕПЕТИЦИЯ 1.

• Внимательно изучите сценарий и слайды.

• Подготовьте заметки.

• Попрактикуйтесь с магнитофоном.

РЕПЕТИЦИЯ 2.

• Поупражняйтесь с коллегами — наблюдательными, конструктивными, объективными и реалистичными.

• Спрогнозируйте вопросы.

• Посмотрите на себя в видеозаписи.

Проверьте комнату и оборудование

• Приходите в зал за 40 минут до выступления и проконтролируйте установку и подключение оборудования.

Ведите себя естественно

• Дышите, дышите, дышите.

• Установите зрительный контакт.

• Говорите естественно.

• Используйте весь диапазон голоса.

• Распределите вес на обе ноги.

• Держите руки на уровне пояса.

• Стойте рядом с экраном.

Меняйте слайды

• Сделайте логический переход к следующему слайду.

• Покажите слайд.

• Поэтапно объясните слайд зрителям.

• Уберите слайд.

Отвечайте на вопросы

• Установите зрительный контакт.

• Слушайте внимательно.

• Сделайте паузу перед тем, как ответить.

• Ответьте только на заданный вопрос — не больше и не меньше.

• Переходите обратно к презентации.

ВЫ ДОСТИГЛИ СВОЕЙ ЦЕЛИ?

Приложение

Как использовать «настольные» презентации

В этой книге я сосредоточился на презентациях, где докладчик обращается к сравнительно большой аудитории, а слайды проецируются на экран. Однако бывают ситуации, когда докладчик сидит за столом и обращается к небольшой группе слушателей, каждый из которых смотрит во время выступления на свой экземпляр слайдов. Так как популярность этого типа презентации (иногда его называют «настольным») растет, я хотел бы описать его более подробно.


Еще от автора Джин Желязны
Говори на языке диаграмм: пособие по визуальным коммуникациям

Как наилучшим образом представить Ваши идеи посредством диаграмм? Как удержать внимание аудитории?На страницах этой книги Вы найдете все необходимое для этого: практические рекомендации по выбору типа диаграммы (круговая, линейчатая, точечная и т. д.), правила подготовки и использования каждого из них, а также советы по шрифтовому и цветовому оформлению. Кроме того, здесь Вы найдете практикум по исправлению неудачных диаграмм, который поможет Вам освоить это непростое дело. Этот очень действенный практикум отличает данное издание от выпущенного ранее Институтом комплексных стратегических исследований.На протяжении многих лет книга «Говори на языке диаграмм» является настольным пособием для руководителей, консультантов, аналитиков – всех тех, кто хочет научиться четко и лаконично выражать свои мысли и доносить идеи с помощью диаграмм.


Рекомендуем почитать
Новый порядок расчета и выплаты больничных

Данное издание представляет собой практическое пособие, которое разъясняет как точно и грамотно рассчитать больничный в 2006 году. Пособие содержит информацию о правилах заполнения больничного листа, о видах пособий, отражены бухгалтерские и налоговые аспекты расчета больничных листов и др.Пособие будет интересно как специалистам по кадрам, так и бухгалтерам и налоговикам, а также всем интересующимся в сфере расчетов больничных листов.


Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере

Книга, которую вы держите в руках, предназначена для обучения широкого круга специалистов ведению кадрового учета на компьютере. Она будет полезной и интересной как руководителю кадровой службы крупной корпорации, так и сотруднику, отвечающим за работу с персоналом на небольшой фирме. Вначале мы вспомним теоретические основы кадрового учета (цели и задачи кадрового учета, термины и понятия, и т.д.), после чего вашему вниманию будет предложено описание нескольких наиболее популярных программных средств.


Кадровый учет для «упрощенцев»

Любая предпринимательская деятельность – это не только извлечение прибыли, это прежде всего люди, которые работают в компании или у предпринимателя. Даже сам предприниматель, который трудится на себя, является работником. Аналогичная ситуация возникает и в том случае, когда в компании работает только генеральный директор, который одновременно является учредителем. И ошибочно полагать, что кадровый учет и кадровую отчетность в этом случае вести не нужно. Но большая ответственность на работодателе лежит, если в штате компании или предпринимателя трудятся работники.


Заработная плата: начисления, выплаты, налоги

Настоящее издание содержит полную информацию по заработной плате и иным выплатам работникам. Автор книги рассматривает вопросы, связанные с документальным оформлением приема граждан на работу; расчет начислений и удержаний по заработной плате; порядок и сроки выплаты заработной платы, компенсаций и пособий; налоги по заработной плате, процентные ставки и порядки их уплаты и т. п.Данная книга адресована практикующим бухгалтерам, работникам кадровых служб, руководителям организаций. Также она может быть интересна студентам, изучающим бухгалтерский учет.


Увольнение. Как защитить свои права и найти новую работу

Каждый работник должен уметь обоснованно защищать свои трудовые права. В книге подробно разобраны 30 типичных ситуаций, в которых вы можете быть уволены «по закону», все способы защиты прав, а также советы по успешному поиску нового рабочего места.На каких основаниях вас могут уволить, какие документы при этом необходимо оформить, за сколько дней вас должны предупредить, как получить всю сумму компенсации, куда обращаться для защиты своих прав, как ускорить поиск новой работы, проходить собеседование и на что обращать внимание при заключении нового трудового договора? На все эти и многие другие вопросы ответит эта книга.Каждый раздел подкреплен ссылками на законодательство, которые помогут вам аргументированно отстаивать свои права.Советы и рекомендации автора пригодятся и тем, кто переживает кризисное время на работе, и тем, кто только приступил к поискам работы, и тем, кто ее по тем или иным причинам уже потерял.


Охрана труда и техника безопасности. Обеспечение прав работника

Данная книга представляет собой практическое пособие, включающее основные нормативно-правовые акты, регулирующие охрану труда отдельных категорий работников, вопросы обеспечения техники безопасности при осуществлении работ, и обзорный комментарий к ним.Кроме этого, в комментарии описываются такие важные моменты трудового законодательства, как способ защиты, гарантии прав работников, контроль в сфере охраны труда.Данное пособие послужит настольной книгой для работников и работодателей и поможет разобраться самостоятельно в трудовом законодательстве РФ.