Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению - [27]
Я продолжал до тех пор, пока у меня не кончился запас воздуха и аргументов. Он не сказал ни слова. Я вышел, чувствуя себя сдувшимся шариком. С тех пор я понял, что тишина может стать одним из наших лучших друзей по нескольким причинам:
• Благодаря ей мы получаем возможность обдумать свои слова, вместо того, чтобы выпалить их, не успев сформулировать мысль.
• Она отделяет одну мысль от другой. Поэтому вместо того, чтобы говорить без остановки из страха, что нас перебьют вопросом, мы можем изложить первую идею… дать аудитории возможность ее усвоить… перейти ко второй… подождать, пока и она усвоится. Таким образом, каждая идея получает то внимание, которого заслуживает.
• Она позволяет участникам подумать о том, что мы сказали, а не бороться с лавиной идей, обрушивающихся слишком быстро, чтобы их понять.
• Она дает слушателям возможность внести свой вклад в презентацию. В конце концов, говоря без остановки, мы не учимся даже половине того, чему могли бы научиться, ненадолго замолчав.
Один из моих коллег назвал это «смелостью молчать». Мне нравится это выражение. Изучите опыт великих ораторов и знаменитых актеров, и вы заметите, что в большой степени их успех является результатом их умения молчать.
Заключительные замечания
Итак, вы собрались делать презентацию
Как я сказал вначале, научиться делать презентацию — все равно что научиться ездить на велосипеде. Для этого недостаточно просто прочитать учебник — нужно научиться сохранять равновесие, крутить педали, тормозить и останавливаться, прежде чем вы сможете спуститься с холма с уверенностью и улыбкой на лице. Аналогичным образом вы должны научиться готовить презентации и успешно выступать, прежде чем сможете прохаживаться по конференц-залу с уверенностью и улыбкой на лице.
Я надеюсь, мои идеи помогут вам легче справиться с выступлением, даже если это занятие не станет для вас столь же приятным, как прогулка на велосипеде.
В заключение советую вам скопировать следующий контрольный список и обращаться к нему при подготовке каждой презентации. Он поможет вам убедиться, что вы не сбились с пути к успеху.
Как делать презентации
Уточните свою цель
• Зачем вы делаете презентацию?
• Чего вы планируете достичь?
• Каких мыслей или действий вы ожидаете от слушателей после презентации?
Изучите свою аудиторию
• Кто имеет полномочия по принятию решений?
• Насколько хорошо они знакомы с предметом презентации?
• Насколько они заинтересованы в предмете?
• Что они получат, если скажут «Да», и что они могут потерять?
• Почему они могут сказать «Нет»?
• Каковы три самых сложных вопроса, которые вам могут задать?
Оцените требуемое время
• Можете ли вы достичь своих целей в отведенное время?
Выбор технических средств
• Раздаточные материалы, мольберты и электронные доски — для неформальных встреч с целью предварительного обсуждения результатов.
• Оверхед- и мультимедийные проекторы — для «полуофициальных» обзоров достигнутых результатов.
• Мультимедийные, видео- и диапроекторы — для официальных презентаций с подведением итогов.
Определите основной тезис
Как бы вы резюмировали презентацию, если бы у вас было только 30 секунд?
Напишите сценарий
ВСТУПЛЕНИЕ
Цель.
Важность.
Краткий обзор.
ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ
• Для восприимчивой аудитории: выводы и рекомендации сразу.
• Для невосприимчивой аудитории: выводы в конце каждого раздела или (по необходимости) в конце презентации.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• Краткое содержание.
• Рекомендации.
• План действий.
• Следующие шаги.
Подготовка материалов
• Разработка слайдов.
ЧТО. Тексты, рисунки, модели.
ГДЕ. Карты, планы.
КТО. Организационные схемы, фотографии.
КОГДА. Календари, диаграммы Гантта.
КАК. Схемы.
СКОЛЬКО. Таблицы, диаграммы.
ПОЧЕМУ. Текст.
• Продумайте последовательность слайдов: разработайте план повествования и логические переходы от слайда к слайду.
• Сделайте слайды и дополнительные раздаточные материалы.
РЕПЕТИЦИЯ 1.
• Внимательно изучите сценарий и слайды.
• Подготовьте заметки.
• Попрактикуйтесь с магнитофоном.
РЕПЕТИЦИЯ 2.
• Поупражняйтесь с коллегами — наблюдательными, конструктивными, объективными и реалистичными.
• Спрогнозируйте вопросы.
• Посмотрите на себя в видеозаписи.
Проверьте комнату и оборудование
• Приходите в зал за 40 минут до выступления и проконтролируйте установку и подключение оборудования.
Ведите себя естественно
• Дышите, дышите, дышите.
• Установите зрительный контакт.
• Говорите естественно.
• Используйте весь диапазон голоса.
• Распределите вес на обе ноги.
• Держите руки на уровне пояса.
• Стойте рядом с экраном.
Меняйте слайды
• Сделайте логический переход к следующему слайду.
• Покажите слайд.
• Поэтапно объясните слайд зрителям.
• Уберите слайд.
Отвечайте на вопросы
• Установите зрительный контакт.
• Слушайте внимательно.
• Сделайте паузу перед тем, как ответить.
• Ответьте только на заданный вопрос — не больше и не меньше.
• Переходите обратно к презентации.
ВЫ ДОСТИГЛИ СВОЕЙ ЦЕЛИ?
Приложение
Как использовать «настольные» презентации
В этой книге я сосредоточился на презентациях, где докладчик обращается к сравнительно большой аудитории, а слайды проецируются на экран. Однако бывают ситуации, когда докладчик сидит за столом и обращается к небольшой группе слушателей, каждый из которых смотрит во время выступления на свой экземпляр слайдов. Так как популярность этого типа презентации (иногда его называют «настольным») растет, я хотел бы описать его более подробно.
Как наилучшим образом представить Ваши идеи посредством диаграмм? Как удержать внимание аудитории?На страницах этой книги Вы найдете все необходимое для этого: практические рекомендации по выбору типа диаграммы (круговая, линейчатая, точечная и т. д.), правила подготовки и использования каждого из них, а также советы по шрифтовому и цветовому оформлению. Кроме того, здесь Вы найдете практикум по исправлению неудачных диаграмм, который поможет Вам освоить это непростое дело. Этот очень действенный практикум отличает данное издание от выпущенного ранее Институтом комплексных стратегических исследований.На протяжении многих лет книга «Говори на языке диаграмм» является настольным пособием для руководителей, консультантов, аналитиков – всех тех, кто хочет научиться четко и лаконично выражать свои мысли и доносить идеи с помощью диаграмм.
Как влиять на людей словом на расстоянии? Как передать суть сообщения и свои эмоции без искажений? Как добиться желаемой реакции? Как отказать не обидев, оправдаться не разозлив, потребовать или попросить — и получить желаемое? На все эти вопросы отвечает бизнес-тренер по деловому письму Саша Карепина. Правила и приемы убедительного делового письма, техника создания работающих текстов проиллюстрированы примерами не только из бизнеса, но также из истории и литературы. Не запомнить их невозможно.Книга будет большим подспорьем всем, кто хоть иногда составляет коммерческие предложения, ведет переписку с клиентами и партнерами, пишет резюме, наполняет информацией корпоративный сайт, готовит пресс-релизы, отчитывается письменно о проделанной работе и просто общается в эпистолярном жанре.
Предположим, волею судьбы Вы стали пресс-секретарем президента Вы проработали два-три месяца и увидели:Вы не понимаете этого человека и политика;Вы не разделяете его взглядов;Вы побаиваетесь лишний раз позвонить ему;Вы гораздо лучше его знаете, как надо действовать;Вы перестали обращать внимание на «мелочи»;Вы – великий человек;Вам надоела эта работа – тогда уходите.Если же этого нет, то может неплохо получиться. И когда-нибудь Вы напишете гораздо более содержательную и глубокую книгу о работе пресс-секретаря главы государства.Удачи Вам!
Эта книга для тех, кто испытывает информационные перегрузки: нескончаемый поток электронных писем, многочисленные списки дел, загроможденный файлами и ярлыками рабочий стол и постоянные отвлечения на телефон и другие гаджеты. Автор предлагает комплексное решение для всех этих проблем – овладение цифровой грамотностью.Книга написана для обычных людей (не технарей) и не требует специальных знаний или установленных программ. Прочитав ее, вы начнете работать с меньшим стрессом и более продуктивно, то есть сможете раньше уходить домой и наконец перестанете думать о работе на отдыхе.
В шпаргалке в краткой и удобной форме приведены ответы на все основные вопросы, предусмотренные государственным образовательным стандартом и учебной программой по дисциплине «Теория организации».Книга позволит быстро получить основные знания по предмету, повторить пройденный материал, а также качественно подготовиться и успешно сдать зачет и экзамен.Рекомендуется всем изучающим и сдающим дисциплину «Теория организации».
В пособии рассмотрены вопросы подготовки и издания документов, возникающих в деятельности организаций различных организационно – правовых форм в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Приведен перечень нормативно – методической базы в области делопроизводства, раскрыты требования государственных стандартов по оформлению документов, приведены технологии подготовки и издания обычных и конфиденциальных документов, организации делопроизводства в организации, особенности делопроизводства с документами по личному составу и обращениям граждан.
Книга «Я Вам пишу…» – это незаменимый помощник для всех читателей кто ведет деловую переписку на английском и русском языках, собирается в путешествие или командировку за границу, ищет работу. Содержание книги и приведенный Конструктор писем позволяет читателю с минимальными базовыми знаниями английского языка написать письмо любой сложности по основным вопросам бизнеса, составить победное резюме. Краткий разговорник поможет провести и поддержать беседу на любые деловые и личные темы, не потеряться в англо-говорящем окружении.