Бизнес библия для женщин - [28]

3) создать чек-листы, которые будут вам помогать. Это могут быть:

– чек-лист ваших бытовых задач на месяц (оплата интернета, ЖКХ, оплата аренды квартиры, уборка, вызов помощницы, доставка воды в дом и т. п.) – здесь надо перечислить все пункты, которые у вас могут потребовать вашего времени и внимания;

– чек-лист по питанию и продуктам (что вы будете готовить на ужин/завтрак, какие продукты должны быть закуплены для этого, а какие – быть в холодильнике постоянно). Я предлагаю прописывать каждую неделю, чтобы это просто не занимало голову;

– чек-лист вашего гардероба (заранее продуманный гардероб на каждый день с учетом запланированных деловых или развлекательных событий).

Для чего вообще нужны все эти чек-листы – чтобы убрать из вашей головы большое количество лишней информации. Однажды все продумав и записав, вы больше не занимаете этим мозг, а это крайне важно.

Предприниматели – люди, от решения которых зависит очень многое.

И для принятия быстрых и разумных решений голова должна быть полностью готова. Именно поэтому многие владельцы бизнеса стараются максимально освободить себя от лишнего «шума»: вплоть до того, что нанимают водителя, делегируя задачу вести машину, нанимают помощника, занимающегося всем – от химчистки до соцсетей.

Выше я уже упоминала про программу Trello, которая помогает мне систематизировать свой график и грамотно распределить время на всевозможные задачи. Существуют и другие аналоги подобных досок. Ниже предлагаю посмотреть, как работают такие приложения.

Скачайте программу на телефон и установите на компьютер – это очень удобно. Вы можете синхронизировать ее со своим бизнес-ассистентом, если все-таки решитесь его нанять, и также синхронизировать со своей командой, добавив к доске имейл адреса ваших сотрудников.

ПРИМЕР

Так, у себя в Trello я создала доску, которая называется «Бизнес-процессы», на которой сделала несколько вкладок:

1) «Все задачи» – те задачи, которые появляются в течение недели, месяца во всех сферах – от офиса до личной жизни, и которые я буду распределять дальше.

2) «Задачи на текущую неделю» – каждое воскресенье я сажусь и переношу из списка «Все задачи» в «Задачи на текущую неделю» то, что на данный момент оказывается наиболее актуальным. Эти задачи в программе выглядят как стикеры, которые вы можете «клеить» на «доску» по принципу японских досок канбан. Изначально их стали применять в компании «Тойота», что помогло отладить бизнес-процессы, увеличить эффективность и разгрузить сотрудников. Сегодня их используют повсеместно для самых различных целей.

3) «Задачи на день» – итак, я внесла задачи на текущую неделю и понимаю, что предстоит успеть за пять рабочих дней. Дальше я анализирую, что должна сделать по каждому пункту сама (эти пункты отмечаю зеленым цветом), а что можно делегировать бизнес-ассистенту (эти пункты отмечаю красным цветом). Дни разбираю, разумеется, по хронологии, начиная с ближайшего (завтрашнего). В этот момент из «Задач на неделю» ряд целей перекочевывают в новую вкладку – «Задачи на день» (если сегодня воскресенье, я переношу туда задачи на понедельник). Я рекомендую планировать на день не больше трех крупных задач, остальными должны быть подзадачи или какие-то небольшие текущие дела; также очень удобно, что к каждой вкладке можно прикреплять изображение, ссылку или написать комментарий.

4) «На реализации» – есть такие задачи на день, которые могут не решиться здесь и сейчас. Вы можете их запустить, но они потребуют более продолжительного времени. К примеру, если вы запустили в понедельник какое-то дело, которое находится в процессе и не реализовалось за день, вы можете его перенести «На реализацию» и внутри указать дату и время закрытия этого дела.

5) «Завершенные дела» – каждый день я или мой бизнес-ассистент смотрит, что удалось реализовать за день и эти вкладки переносим в завершенные дела.

Такая доска очень сильно разгружает. Благодаря ей вы более эффективно взаимодействуете со своим бизнес-ассистентом (не в пример путанной переписке в чатах Telegram или WhatsApp, к чему сейчас, к сожалению, многие привыкли, где теряется очень много информации, и не видно ни рабочего процесса, ни списка задач, ни сроков их выполнения).

Ниже специально для вас я подготовила полезный чек-лист по тайм-менеджменту:

ЧЕК-ЛИСТ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

1. Порядок во всем.

Для того чтобы избавиться от лишних мыслей, которые каждый человек пытается держать в голове, чтобы «ни к коем случае ничего не забыть и не упустить», в первую очередь нужно позаботиться о базовых вещах – порядок во всем!

• Порядок в рабочих делах. Старайтесь не захламлять рабочий стол вашего компьютера или ноутбука, чтобы по возможности сразу найти необходимые бумаги, заметки, а соответственно, уменьшить затраты на исполнение поставленных задач. Исписанные листы А4, визитки, брошюры – сколько у вас там всего лежит в шкафчиках рабочего стола или на столе? Важно все структурировать не только в компьютере, но и вовне. Лучше, если у вас будет отдельный файл с контактами визиток, а все ваши бумажки будут оцифрованы в файлы, а ваш блокнот и ненужные бумаги выкинуты в мусорное ведро. Также обязательно заведите электронный блокнот (мне нравится Evernote, но есть много и других аналогов) или установите приложение Trello (о котором я подробно рассказывала чуть выше) и записывайте все свои мысли сразу туда, не держите все в голове.