Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма - [59]

Главная идея обсуждения и примеров этой главы такова: вы не можете механически объединять утверждения в смысловые группы и предполагать, что умный читатель сам оценит и поймет их значение. Каждая группа должна включать целостное резюмирующее суждение, отражающее природу взаимосвязи идей в группе. То есть вы должны сначала определить, каковы источники этой взаимосвязи, для себя, а затем указать на них читателю.

По поводу любого логического объединения идей всегда задавайтесь вопросом: «Почему я выбрал именно эти идеи, а не другие?» На него возможны два варианта ответа. Первый - потому что каждая из них относится к точно определенной категории, и только эти идеи входят в эту категорию, а резюмирующее высказывание подчеркивает их специфическую схожесть. Второй - потому что это идеи и высказывания, объясняют определенные действия, которые должны быть предприняты для достижения четко очерченного результата или привести к определенному следствию. А на само следствие или на характеристики результата и указывает резюмирующее суждение данной логической группы.

Вам следует всегда заботиться о критической оценке оснований для группирования идей, и тогда вы сможете убедиться не только в отчетливости своего собственного понимания проблем, но и в ясности и доступности написанного вами текста.

Глава 10

Необходим понятный текст

Напомню вам, что в самом начале этой книги говорилось: чтобы писать ясно и понятно, надо: во-первых, решить, какую главную мысль вы хотите донести до читателя, а затем выразить ее в словах как можно точнее. Но вот вы, наконец, безупречно выстроили свою пирамидальную структуру, проверили, как сгруппированы идеи, знаете точно, о чем хотите сказать. Вы также разобрались с тем, каков будет порядок изложения. Остается только все это выразить в словах.

В теории эта задача кажется относительно легкой. Вероятно, можно было бы ожидать от автора типичных бизнес-документов того, что он превратит узловые пункты пирамидальной структуры в точные и элегантные высказывания и параграфы, которые захватят читательское внимание и донесут до читателя драгоценную мысль автора во всей красоте. Увы, это случается далеко не всегда. Сплошь и рядом встречаются перегруженные фразы, далекие от точности и элегантности, пространные, с избыточной терминологией и профессиональным жаргоном. Параграфы из-за этого кажутся малопонятными, а предмет обсуждения бесконечно скучным. Взглянем на такой образчик.

■ Первостепенная по важности сфера потенциальных улучшений - это повышение эффективности затрат для развертывания дополнительных полевых продавцов и организации управленческих усилий в области продаж, которое приведет к необходимым изменениям в работе магазинов, обусловленным внешними требованиями, произошедшими в торговле.

■ Предплановая корректировка может быть построена на основе альтернативных предварительных планов, принятых группой, в виде обрисовывания схемы действий в непредвиденных обстоятельствах и составления специальной финансовой программы для других непредвиденных расходов.

■ Удовлетворение текущей потребности точного анализа движения де нежных потоков возлагается на существующую систему. Но эта система не подготовлена для корректной подачи релевантной информации-Улучшения возможны с помощью исправления и добавления информации, неадекватно обработанной при разработке проекта.

Эти тяжелые пассажи были написаны людьми, говорящими ярко, понятно, проявившими блистательные способности в решении самых сложных проблем.

Любой из них мог дать прекрасное понятное объяснение в устной форме. Но, как оказалось, они наивно полагали, что при письме необходимо придерживаться более расплывчатого стиля и насыщать документ техническим жаргоном. Это, якобы, влияет на имидж документа, заставляет уважать его.

Это мнение - полная чепуха. Хорошую идею нет надобности облекать в наряд плохой прозы. Работа над узкими техническими и научными темами может быть одновременно и работой над красивой и артистичной формой. Труды У. Джеймса, 3. Фрейда, А. Уайтхеда, Б. Рассела, Я. Броновски служат классическими примерами отточенности формы. Конечно, документы, адресованные специалистам, должны содержать технические описания и термины. Но не стоит перегружать даже профессионалов. Зачастую такой стиль - это лишь дань моде, а не необходимость.

Ваша главная цель - облечь идеи в форму текста, который не только донесет до читателей вашу мысль, но и доставит им удовольствие. Понятно, что этот совет относится ко всем книгам и документам, которые пишутся сейчас или будут написаны. И если бы ему легко было последовать, то каждый бы поступал именно так. Но, увы, это нелегко. Однако есть приемы, которые могут вам помочь. В первую очередь требуется, чтобы те мыслительные образы и схемы, которыми вы пользовались, обдумывая идеи, стали осмысленными и наглядными для вашего читателя.

Тот факт, что концептуальное мышление - это в большей степени мышление образами, чем словами, для вас уже должен был стать очевидным. Мыслить образами - значит мыслить более эффективно. Ведь образ позволяет соединить множество разрозненных фактов, синтезировать их в одной-единственной абстрактной фигуре. Невозможность воспринимать и запоминать более семи предметов одновременно заставляет нас искать способы, которые помогут нам сжать многообразие информации. Так что без использования абстрактных образов вы будете вынуждены принимать решения исходя из небольшого числа слабо структурированных фактов.