Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма - [58]

Положим, вы читаете следующее.

Существует четыре переменные в управлении размещением ресурсов:

■ последовательность и сроки выполнения работ,

■ определение конкретных задач, стоящих перед сотрудниками,

■ определение информационных потребностей (содержание и форма),

■ процесс принятия решений.

Почему выделены эти четыре переменные, а не другие? Что в них такого, из-за чего их можно объединить в одну группу? Если мы постараемся определить их более точно, так чтобы стал очевиден скрытый логический порядок, мы увидим, что автор, вероятно, имеет в виду следующее:

Четыре переменные таковы:

■ порядок действий и сроки планирования проекта,

■ работа над принятием решений,

■ определение группы сотрудников, работающих над решением,

■ информационная поддержка сотрудников, участвующих в принятии решений.

Из этого списка нам становится понятно, что перед нами группа предложений об определенных действиях. Теперь можно выводить заключение. Зачем я предполагаю предпринять эти действия? Что получится в результате? Полагаю, что у каждого сложится примерно такое резюмирующее высказывание:

Главная задача в управлении распределением ресурсов состоит в том, чтобы привлечь на как можно ранней стадии к участию в нем на плановой основе компетентных сотрудников.

Рассмотрим схожий пример:

Для определения содержания информации и форм ее подачи важно:

■ установить, какая информация собирается, какая используется,

■ расширить возможности участников информационного процесса,

■ направить их внимание на ключевые данные,

■ облегчить сотрудничество между функционально-вспомогательными и производящими информацию службами.

Снова, чтобы разобраться, мы задаем «наивные» вопросы. Почему именно ли четыре идеи важны? Что объединяет их? На каком основании автор свел их в логи ческую группу? Мы сразу же можем заметить, что три последние идеи скорее касаются ролей участников информационного процесса, а в первом суждении речь идет примерно о том же, что и в обобщающем утверждении наверху. Тог да почему эти три, а не другие? Вероятно, автор хотел сказать следующее:

Чтобы определить, какая информация необходима и в какой форме ее следовало бы представлять, принципиально важно добиться всеобщего понимания и соответствующих соглашений:

направить внимание участников информационного процесса на ключевые данные,

расширить возможности участников информационного процесса, облегчить сотрудничество между функционально-вспомогательными и производящими информацию службами.

Вот теперь вы, наверное, будете жаловаться мне на утомительность постоянного мыслительного напряжения, в котором придется находиться, чтобы выполнить все мои рекомендации. Возможно, вас это удивит, однако замечу, что не стоит фанатично относиться к проверке обоснованности и правильности своих резюмирующих суждений. Не надо, строго применяя абсолютно все правила, ежеминутно пересматривать свои документы. Но! Не потому, что это бесполезно, а потому, что вам не всегда требуется высокая степень точности!

Но как же определить, достигли вы необходимой точности или нет? Общий критерий такой - если вы предполагаете, что большое число идей, не вошедших в рассматриваемую группу, поддерживают ваше резюмирующее суждение, значит, это суждение неточно и не может оцениваться как корректный вывод из данной логической группы. Пример из главы третьей, приводимый ниже, относится как раз к такому случаю:

Высокие издержки печатного процесса можно представить как повод к повышению прибыльности: низкая продуктивность перерасход времени

неконкурентные цены за простые работы.

Если я вижу компанию, у которой низкая продуктивность, перерасход времени, неконкурентные цены, я представляю себе эти недостатки как потенциальные возможности к росту прибыльности. Однако я могу добавить к этим положениям еще три (плохая организация труда, несоблюдение трудовой дисциплины, большой процент отходов) и еще, и еще, которые все вместе можно рассматривать как другие потенциальные возможности к росту прибыльности. Резюмирующее суждение наверху блока высказываний слишком обширно, чтобы вытекать и опираться только на эти три положения.

Вот другой пример неточного резюме из группы индуктивно объединенных идей:

Японские компании наращивают усилия по захвату китайского рынка. «Тойота моторе» послала официального представителя на торговую ярмарку в Кантон.

«Джапан Эйр Лайнз» провела переговоры о рейсах в Китай.

А что можно сказать по этому поводу насчет «Мицубиси», «Хитачи» или еще с полдюжины компаний, пришедших на ум? Два частных примера не позволяют делать далеко идущие выводы обо всех японских компаниях.

Приведем еще один, противоположный пример:

Между Россией и Китаем все еще сохраняются принципиальные разногласия.

Сохраняется враждебная риторика Пекина и Москвы по отношению друг к

Обе страны размещают армии вдоль своих границ.

Здесь мы находим суммирующее понятие «принципиальные разногласия», и нам трудно представить за ним что-нибудь другое, кроме «открытой враждебности». Соответственно эти представления читателя и находят свое убедительное подтверждение в суждениях, высказанных под главной мыслью.