Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма - [3]
Часть I
Логика
делового
письма
Введение
Необходимость излагать что-либо на бумаге и ведение деловой
документации — одна из утомительных особенностей бизнеса. Практически каждый считает это занятие рутинным и в то же время сожалеет о том, что не может писать деловые бумаги лучше, чем умеет. А многим людям прямо говорят, что им необходимо усовершенствоваться в этом занятии, если они хотят добиться успеха и карьерного роста.
Это удается далеко не всем, и главная причина - представление о том, что писать ясно и понятно - значит писать проще и прямолинейней, чем обычно. Действительно, предложения в деловых документах часто слишком длинны и тяжеловесны. К тому же деловой язык зачастую перегружен техническими терминами и абстракциями, а разделы документов выстроены так, что осложняют понимание читателя.
Но все это слабости и недоработки стиля. Хорошо знакомые трудности для тех, кто получил формальную подготовку, чтобы улучшить свои навыки в создании деловых бумаг. Эти слабости и недоработки могут быть устранены примерно так же, как в процессе обучения машинописи. Надо только выполнять и многократно повторять определенные упражнения, для которых у «писателей», занятых в промышленности или в управлении, просто не находится свободного времени. В результате многие продолжают выслушивать тщетные пожелания о том, что им необходимо писать более ясно и понятно.
Однако существует и вторая причина того, что документы неясны и непригодны. И хотя она гораздо более существенна, чем первая, устранить ее гораздо легче и быстрее. Эта причина связана со структурой делового документа - с порядком, в котором появляются высказывания безотносительно к тому, хорошо или плохо они прописаны. Если какой-то документ написан неясно, то, прежде всего, это означает, что порядок подачи идей и соображений не соответствует реальным возможностям читателя воспринимать их.
Способности восприятия практически одинаковы у всех: у тех, кто создает документы, и у читателей. Осознавая это, можно научиться писать легко. Автор, стремящийся к тому, чтобы структура написанного совпадала с читательским восприятием, привыкает мыслить и излагать идеи так, что его высказывания и фразы становятся менее тяжелыми.
В первом разделе этой книги объясняется, почему структура восприятия текста всегда имеет форму пирамиды, и говорится о том, какие логические подструктуры ее образуют. Здесь же вы узнаете, как воспользоваться этими знаниями, чтобы уточнить мысли и идеи, которые собираетесь включить в определенный документ. Научитесь тому, как просто и ясно обозначать взаимосвязь между этими идеями и мыслями. Наконец, найдете ответ на вопрос, как сделать структуру настолько понятной, что идеи документа и их взаимосвязь в тексте будут очевидны для читателя.
Глава 1
Если из написанного вами читатель стремится узнать, что вы думаете о каком-либо конкретном предмете, перед ним стоит сложная комплексная задача. Даже когда ваш документ относительно невелик - скажем, объемом в две страницы, он содержит около 100 высказываний. И каждое из них нужно понять, связать с другими и объединить в единое целое. Без сомнения, читателю будет легче, если документ выстроен в виде пирамиды суждений, начинается с главного высказывания и содержательно развивается по нисходящей. Этот вывод основан на некоторых фундаментальных открытиях, касающихся принципов работы человеческого сознания. Здесь для нас важны следующие:
по мере поступления и восприятия информация автоматически сортируется сознанием в отчетливые пирамидальные структуры,
любая группа идей легче усваивается, если воспринимается выстроенной в виде пирамиды,
каждый написанный документ следует обдуманно структурировать в форме пирамиды идей.
В следующих разделах мы познакомимся со структурой, образующей пирамиду идей.
Давно установлено, что разум автоматически вносит порядок во все, что нас окружает. Эта тенденция к упорядочиванию особенно ярко проявляется в стремлении рассматривать последовательность предметов, появляющихся вместе, как совокупность. В дальнейшем из этой формальной связи выводится вполне определенная смысловая, логическая связь. Древние греки, например, были склонны, рассматривая звезды, видеть в них очертания конкретных фигур, образующих созвездия, и не воспринимали отдельную звезду как точку, испускающую свет.
Разум объединяет вместе любые группы вещей, которые воспринимает в качестве сродных, «имеющих общую судьбу» либо потому, что они имеют похожие характеристики, либо потому, что расположены недалеко друг от друга. Рассмотрим, например, эти шесть точек:
Взяты из аналогичных серий, приведенных в «Гештальт-психологии» (Вольфганг Колер, Нью-Йорк, 1970).
Число идей, которое вы можете осмыслить за непродолжительный отрезок времени, ограничено. Предел этот установлен способностями и возможностями нашего сознания. Рассмотрим пример, подтверждающий эту мысль.
Допустим, вы решаете выйти из теплой, уютной гостиной на дождливую улицу чтобы купить отчет о скачках. «Я думаю, что схожу и куплю журнал, — сообщаете вы своей жене. — Нам что-нибудь надо?»
Чтобы оставаться конкурентоспособными на современном рынке, организациям необходимо внедрять культуру клиентоориентированных практик, нацеленных на конечный продукт и его ценность, а не на фактические показатели. Компании нередко попадают в ловушку, разрабатывая функции в соответствии с графиком, а не с потребностями клиентов. В своей книге Мелисса Перри, – генеральный директор Produx Labs, учебной организации по управлению продуктами, признанная в 2017 году лучшим специалистом по продукту по версии The Product Group, – объясняет, каким образом создание основы для эффективного управления продуктом может помочь компаниям решить реальные проблемы клиентов и достичь поставленных бизнес-целей.
«Макдоналдс» – отличная школа менеджмента, продуманные и выстроенные до мелочей производственные процессы. Благодаря четким стандартам компания добивается их идеальной синхронизации. Можно ли перенести этот опыт и практики в свою компанию и создать бизнес-фабрику в стиле «Макдоналдс»? Опираясь на многолетний управленческий опыт работы в «Макдоналдс», «Додо Пицце», «Вилгуд», предприниматель Марсель Зиганшин утверждает: в какой бы сфере вы ни работали, свой «Макдоналдс» можно построить везде. Книга состоит из трех основных частей: «Команда», «Эффективность и управление» и «Клиент».
Адъюнкт-профессор философии Оксфордского университета излагает принципы эффективного альтруизма – основанного на научных методах подхода к благотворительности, прозванного «великодушием для высоколобых» – и утверждает, что мир может спасти не красота, а знание цифр и фактов.
Правила игры изменились. Внезапно. Без предупреждения. Особенно нелегко стало тем, кто ищет работу или хочет ее сменить. Работодатели и кандидаты все чаще не понимают друг друга, а на поиск работы уходят месяцы и даже годы. В ваших руках самая популярная книга по поиску работы в мире, которую читают в 26 странах на 20 языках, а ее продажи превысили 10 000 000 экземпляров. Ежегодно «Парашют» переписывается и обновляется. Эта книга выбрана библиотекой Конгресс-центра США как одна из 25 книг, сформировавших жизнь людей, а также входит в топ 100 самых лучших научно-популярных книг всех времен по версии журнала Time.
Книга направлена на развитие навыков делового общения, обучение командному методу работы, а также выработке самостоятельных принципов индивидуального поведения, умения противостоять любому напору контрагентов и конкурентов. В книге используется множество приемов, позволяющих в доступной игровой форме освоить ключевые особенности практического применения экономических и правовых знаний. Создание игровых условий, максимально приближенных к реалиям современного российского рынка и обучение практическим навыкам решения задач в процессе ведения предпринимательской деятельности является уникальной особенностью данной книги, а в сочетании со специальной методикой самостоятельного поиска правового или экономического решения любой сложности делает это издание незаменимым для начала развития собственного бизнеса.Для начинающих предпринимателей, бизнес-тренеров, студентов старших курсов факультетов экономико-правовой направленности, а также широкого круга заинтересованных лиц.
Вы задумывались о том, что Coca-Cola присутствует во всех странах мира, кроме трех? Благодаря чему секретный состав знаменитого напитка, первоначально задуманного как лекарство от похмелья, завоевал весь мир? И почему в наше время именно гигантские корпорации стали мишенью критики? Невил Исделл, бывший CEO и председатель совета директоров Coca-Cola, рассказывает захватывающую историю возрождения и нынешнего процветания компании. Вам предоставлен уникальный шанс узнать из первых рук, каким образом «Кока-Коле» удалось во многом превзойти своего вечного конкурента, «Пепси»; с какими непредсказуемыми проблемами пришлось столкнуться компании при завоевании российского рынка.