Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма - [2]

Автор этой записки сделал именно то, что делает большинство людей, когда пишет. Он воспользовался процессом письма как средством, которое помогло ему наконец-то сформулировать свои соображения. Действительно, письменное изложение как способ организовать процесс обдумывания - вполне подходящий инструмент. Но в результате вы перекладываете часть груза на плечи читателя, заставляете его пробираться сквозь несколько незначащих высказываний, прежде чем он придет вместе с вами к итоговому заключению. Насколько легче стало бы запутавшемуся адресату, если бы он мог прочитать:

«Не могли бы мы перенести сегодняшнюю встречу на четверг, на 11.00? Это время полностью устраивает Коллинза и Джонсона, а также позволит присутствовать на встрече Клиффорду».

Увы, переход от первого варианта записки ко второму означает удвоение объема работы и для автора, и для секретаря. Но большая часть людей полагает, что писать короткие сообщения надо без особых усилий. Без сомнения, они правы. Однако что произойдет, если вместо документа в один абзац или параграф вы имеете дело с документом в две-три страницы? Обычно автор длинного документа чувствует, что документ слишком громоздкий, и не хочет пересматривать и переделывать его. Очень часто автор просто не уверен в том, что знает, как оптимизировать свою работу. Намного легче, по мнению автора, оставить это читателю. Пусть тот как-нибудь сам пробирается через набор мыслей и выделяет суть адресованного ему документа.

До недавнего времени только некоторые из хронически перегруженных читателей выражали свое недовольство плохо выстроенными документами. Остальные принуждали себя к восприятию, потому что сложность и плохую воспринимаемость принято считать типичным признаком бизнес-документации. Почему-то считается, что такие документы надо мучительно изучать. На самом деле все из-за того, что бизнесмены-читатели сами допускают тот же подход к созданию документов, которому научились по принятым образцам, и теперь старательно копируют в своих бумагах манеру, заимствованную у руководства.

Об этом свидетельствует, например, высказывание одного консультанта, чья презентация новой организационной структуры большой компании превратилась в утомительный рассказ длиною в два часа. На наше замечание он ответил:

«Вы не подумали о том, что люди пришли на презентацию, заранее зная, насколько она будет утомительна. Они уже привыкли к этому».

Возможно. Но пустая трата времени, унылая внутренняя борьба с плохо написанными документами действуют на личность разрушительно. Как верно замечает один из комментаторов: «Миф, что бизнесмены не читают, полная ерунда. Они читают очень много. Но вот то, что они читают, зачастую абсолютно безграмотно».

Для типичных бизнесменов и клерков научиться писать грамотные и понятные деловые записки и доклады вовсе не означает научиться выбирать более короткие предложения или более точные слова, как обычно рекомендуют. Для них научиться писать — это научиться отделять процесс мышления, обдумывания документа от процессов его создания и написания. Этот подход поможет и вам. Вы будете писать грамотные и понятные бизнес-документы, если заставите себя полностью завершать обдумывание прежде, чем садиться за стол и писать. Именно этому подходу и посвящена эта книга.

В ней говорится о том, как упорядочить свои идеи и суждения. О том, что делает документ ясным, а что туманным, и о том, как вы вносите путаницу в сознание читателя, когда не следуете соответствующему порядку. Установить соответствующий порядок - это, прежде всего, создать четкую структуру, которая подчеркнет и выделит все главные идеи документа, покажет их развитие и поможет организовать второстепенные идеи так, чтобы они усиливали и подчеркивали главные.

Понятно, что ключевым навыком становится умение выделять главные и второстепенные идеи и распределять их в тексте. Исходя из требований логики и объективно ограниченных возможностей читателя в восприятии больших объемов информации, мы рекомендуем пирамидальную структуру - отсюда и название книги «Принцип магической пирамиды».

В первой части книги будет показано, как пользоваться правилами магической пирамиды в процессе обдумывания документа.

Во второй части мы расскажем, как использовать полученные знания, чтобы критически анализировать структуру документа, как устранить логические ошибки и сделать процесс осмысления более творческим и продуктивным. В итоге мы надеемся, что вы научитесь писать и говорить именно то, что имеете в виду, то, что действительно хотите сказать.

Рекомендуемый нами подход применим к любому деловому документу, в котором вы хотите добиться ясности изложения. Однако использование этого подхода потребует немалой самодисциплины. И все же после определенных усилий, направленных на то, чтобы сначала думать, а потом писать, вы многому научитесь. Но не всему! Потребуется еще немало сил, во-первых, на то, чтобы научиться

сокращать время, которое вы обычно тратите на обоснование выводов, во-вторых, чтобы пора-ботать над ясность высказываний, в-третьих, чтобы сократить их длину.