Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма - [2]
Автор этой записки сделал именно то, что делает большинство людей, когда пишет. Он воспользовался процессом письма как средством, которое помогло ему наконец-то сформулировать свои соображения. Действительно, письменное изложение как способ организовать процесс обдумывания - вполне подходящий инструмент. Но в результате вы перекладываете часть груза на плечи читателя, заставляете его пробираться сквозь несколько незначащих высказываний, прежде чем он придет вместе с вами к итоговому заключению. Насколько легче стало бы запутавшемуся адресату, если бы он мог прочитать:
«Не могли бы мы перенести сегодняшнюю встречу на четверг, на 11.00? Это время полностью устраивает Коллинза и Джонсона, а также позволит присутствовать на встрече Клиффорду».
Увы, переход от первого варианта записки ко второму означает удвоение объема работы и для автора, и для секретаря. Но большая часть людей полагает, что писать короткие сообщения надо без особых усилий. Без сомнения, они правы. Однако что произойдет, если вместо документа в один абзац или параграф вы имеете дело с документом в две-три страницы? Обычно автор длинного документа чувствует, что документ слишком громоздкий, и не хочет пересматривать и переделывать его. Очень часто автор просто не уверен в том, что знает, как оптимизировать свою работу. Намного легче, по мнению автора, оставить это читателю. Пусть тот как-нибудь сам пробирается через набор мыслей и выделяет суть адресованного ему документа.
До недавнего времени только некоторые из хронически перегруженных читателей выражали свое недовольство плохо выстроенными документами. Остальные принуждали себя к восприятию, потому что сложность и плохую воспринимаемость принято считать типичным признаком бизнес-документации. Почему-то считается, что такие документы надо мучительно изучать. На самом деле все из-за того, что бизнесмены-читатели сами допускают тот же подход к созданию документов, которому научились по принятым образцам, и теперь старательно копируют в своих бумагах манеру, заимствованную у руководства.
Об этом свидетельствует, например, высказывание одного консультанта, чья презентация новой организационной структуры большой компании превратилась в утомительный рассказ длиною в два часа. На наше замечание он ответил:
«Вы не подумали о том, что люди пришли на презентацию, заранее зная, насколько она будет утомительна. Они уже привыкли к этому».
Возможно. Но пустая трата времени, унылая внутренняя борьба с плохо написанными документами действуют на личность разрушительно. Как верно замечает один из комментаторов: «Миф, что бизнесмены не читают, полная ерунда. Они читают очень много. Но вот то, что они читают, зачастую абсолютно безграмотно».
Для типичных бизнесменов и клерков научиться писать грамотные и понятные деловые записки и доклады вовсе не означает научиться выбирать более короткие предложения или более точные слова, как обычно рекомендуют. Для них научиться писать — это научиться отделять процесс мышления, обдумывания документа от процессов его создания и написания. Этот подход поможет и вам. Вы будете писать грамотные и понятные бизнес-документы, если заставите себя полностью завершать обдумывание прежде, чем садиться за стол и писать. Именно этому подходу и посвящена эта книга.
В ней говорится о том, как упорядочить свои идеи и суждения. О том, что делает документ ясным, а что туманным, и о том, как вы вносите путаницу в сознание читателя, когда не следуете соответствующему порядку. Установить соответствующий порядок - это, прежде всего, создать четкую структуру, которая подчеркнет и выделит все главные идеи документа, покажет их развитие и поможет организовать второстепенные идеи так, чтобы они усиливали и подчеркивали главные.
Понятно, что ключевым навыком становится умение выделять главные и второстепенные идеи и распределять их в тексте. Исходя из требований логики и объективно ограниченных возможностей читателя в восприятии больших объемов информации, мы рекомендуем пирамидальную структуру - отсюда и название книги «Принцип магической пирамиды».
В первой части книги будет показано, как пользоваться правилами магической пирамиды в процессе обдумывания документа.
Во второй части мы расскажем, как использовать полученные знания, чтобы критически анализировать структуру документа, как устранить логические ошибки и сделать процесс осмысления более творческим и продуктивным. В итоге мы надеемся, что вы научитесь писать и говорить именно то, что имеете в виду, то, что действительно хотите сказать.
Рекомендуемый нами подход применим к любому деловому документу, в котором вы хотите добиться ясности изложения. Однако использование этого подхода потребует немалой самодисциплины. И все же после определенных усилий, направленных на то, чтобы сначала думать, а потом писать, вы многому научитесь. Но не всему! Потребуется еще немало сил, во-первых, на то, чтобы научиться
сокращать время, которое вы обычно тратите на обоснование выводов, во-вторых, чтобы пора-ботать над ясность высказываний, в-третьих, чтобы сократить их длину.
Чтобы оставаться конкурентоспособными на современном рынке, организациям необходимо внедрять культуру клиентоориентированных практик, нацеленных на конечный продукт и его ценность, а не на фактические показатели. Компании нередко попадают в ловушку, разрабатывая функции в соответствии с графиком, а не с потребностями клиентов. В своей книге Мелисса Перри, – генеральный директор Produx Labs, учебной организации по управлению продуктами, признанная в 2017 году лучшим специалистом по продукту по версии The Product Group, – объясняет, каким образом создание основы для эффективного управления продуктом может помочь компаниям решить реальные проблемы клиентов и достичь поставленных бизнес-целей.
«Макдоналдс» – отличная школа менеджмента, продуманные и выстроенные до мелочей производственные процессы. Благодаря четким стандартам компания добивается их идеальной синхронизации. Можно ли перенести этот опыт и практики в свою компанию и создать бизнес-фабрику в стиле «Макдоналдс»? Опираясь на многолетний управленческий опыт работы в «Макдоналдс», «Додо Пицце», «Вилгуд», предприниматель Марсель Зиганшин утверждает: в какой бы сфере вы ни работали, свой «Макдоналдс» можно построить везде. Книга состоит из трех основных частей: «Команда», «Эффективность и управление» и «Клиент».
Адъюнкт-профессор философии Оксфордского университета излагает принципы эффективного альтруизма – основанного на научных методах подхода к благотворительности, прозванного «великодушием для высоколобых» – и утверждает, что мир может спасти не красота, а знание цифр и фактов.
Правила игры изменились. Внезапно. Без предупреждения. Особенно нелегко стало тем, кто ищет работу или хочет ее сменить. Работодатели и кандидаты все чаще не понимают друг друга, а на поиск работы уходят месяцы и даже годы. В ваших руках самая популярная книга по поиску работы в мире, которую читают в 26 странах на 20 языках, а ее продажи превысили 10 000 000 экземпляров. Ежегодно «Парашют» переписывается и обновляется. Эта книга выбрана библиотекой Конгресс-центра США как одна из 25 книг, сформировавших жизнь людей, а также входит в топ 100 самых лучших научно-популярных книг всех времен по версии журнала Time.
Книга направлена на развитие навыков делового общения, обучение командному методу работы, а также выработке самостоятельных принципов индивидуального поведения, умения противостоять любому напору контрагентов и конкурентов. В книге используется множество приемов, позволяющих в доступной игровой форме освоить ключевые особенности практического применения экономических и правовых знаний. Создание игровых условий, максимально приближенных к реалиям современного российского рынка и обучение практическим навыкам решения задач в процессе ведения предпринимательской деятельности является уникальной особенностью данной книги, а в сочетании со специальной методикой самостоятельного поиска правового или экономического решения любой сложности делает это издание незаменимым для начала развития собственного бизнеса.Для начинающих предпринимателей, бизнес-тренеров, студентов старших курсов факультетов экономико-правовой направленности, а также широкого круга заинтересованных лиц.
Вы задумывались о том, что Coca-Cola присутствует во всех странах мира, кроме трех? Благодаря чему секретный состав знаменитого напитка, первоначально задуманного как лекарство от похмелья, завоевал весь мир? И почему в наше время именно гигантские корпорации стали мишенью критики? Невил Исделл, бывший CEO и председатель совета директоров Coca-Cola, рассказывает захватывающую историю возрождения и нынешнего процветания компании. Вам предоставлен уникальный шанс узнать из первых рук, каким образом «Кока-Коле» удалось во многом превзойти своего вечного конкурента, «Пепси»; с какими непредсказуемыми проблемами пришлось столкнуться компании при завоевании российского рынка.