Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма - [17]
Обычно длина Введения - это два-три параграфа, организованных так, как показано на рис. 11. Ситуация и проблема должны состоять из трех или четырех высказываний. Не стоит делать их длиннее, потому что это может стать неинтересно, ведь адресат уже как бы знает историю. На самом деле, если вы слишком удлините Введение, то будете повторять уже очевидное.
Однако, по контрасту. Введение может состоять всего из одного предложения, например: «В вашем письме от 15 января вы спрашивали меня о...». Чем чаще вы общаетесь по работе с кем-то, кому адресуете написанное, тем короче может быть ваше Введение. Но помните: в любом Введении должно быть полноценное разъяснение читателю о его вопросе или проблеме.
Вы начинаете описание ситуации с суждения о предмете, с которым читатель, на ваш взгляд, согласится, потому что вы рассказываете ему нечто известное. Если вы вдруг обнаружите, что не можете высказать такое суждение о предмете, значит, вы выбрали или неправильную тему изложения, или начинаете рассуждения не с того места. Вы рискуете спугнуть или вовсе потерять читателя.
Рис. 11. Определение линии ключевых утверждений в начале документа |
|---|
 |
Заголовок документа
Если вы можете обратиться в докладе или деловом письме к потенциальному читателю по имени, то определить, с чего начать, обычно довольно легко. Вы начинаете с суждения о предмете, которое самодостаточно и бесспорно. Самодостаточность здесь следует понимать как отсутствие необходимости в предыдущих суждениях или умозаключениях. А бесспорность — как обязательное или возможное согласие читателя с мыслью, высказанной в суждении.
Но если вы пишете доклад для широкого круга читателей, статью для журнала или книги, основной вашей заботой будет не столько напомнить читателю об известном вопросе, сколько обосновать важность и значение этого вопроса. В этом случае начинать гораздо труднее. Исходите из предположения, что ваш читатель умеренно информирован, и начните с объяснений, включающих уже признанные представления и знания о предмете. Организовав знакомый материал в привлекательной форме, выделив в нем те стороны, о которых читатель не подозревал прежде, вы подтолкнете его к наболевшему вопросу, обсуждению которого и посвящена ваша работа.
Ключевой характеристикой всех первых высказываний о ситуации является то, что они заставляют читателя ждать дополнительной информации. Именно поэтому их часто называют открытыми суждениями. Каждое такое высказывание как бы подводит базу для начала истории. Ниже приводится несколько типичных примеров:
Энергоинвест обдумывает возможности экспорта алюминия с завода в Мостаре в Циар, Чехословакия. (Доклад.)
Каждая служба по охране здоровья испытывает нарастающее давление со стороны сил, стремящихся сократить расходы. И ирландская служба не исключение. (Отчет.)
Если мы не вкладываем в наши слова какой-то особый смысл, то на сегодняшний день нет ничего легче, чем опровергнуть старую поговорку: «Нельзя держать хорошего человека внизу». (Книга.)
Проблема во Введении - это не житейская трудность в обычном смысле этого слова. Она является таковой только в нашем рассказе о ситуации. Чаще всего она описывает альтернативу стабильному положению, а не суть затруднения саму по себе. Хотя иногда альтернатива сама по себе уже есть источник головной боли. На рис. 12 показано несколько возможных видов затруднений, описываемых в деловых документах.
| Рис. 12. Затруднения как альтернатива стабильной ситуации | ||
|---|---|---|
| СИТУАЦИЯ | ЗАТРУДНЕНИЕ | ВОПРОС |
| Обнаруженастабильнаяситуация | Нечто идет неправильно Нечто может пойти неправильно | Что нам делать? Как мы можем предотвратить это? |
| Нечто изменилось | Что нам следует делать? | |
| Нечто может измениться | Как нам следует реагировать? | |
| Вот то, что мы могли бы ожидать | Мы ожидали этого? | |
| Существуют иные точки зрения | Кто прав? | |
| В этом положении мы имеем три альтернативы | Что нам выбрать? |
На рис. 13 показаны некоторые Введения, случайным образом подобранные из популярных журналов. Отдельно выделили структуры этих Введений, на которые стоит обратить внимание.
Ситуация - осложнение - вопрос - это необходимые элементы любого Введения. Однако порядок этих частей может варьироваться для того, чтобы придать особое, специфическое звучание документу. Обратите внимание, как меняется тон и настроение в каждом из этих примеров.
Маркетинговая близорукость
Каждая ведущая отрасль индустрии была когда-то растущей отраслью. Но сейчас некоторые из них, поднявшиеся на волне энтузиазма, клонятся к упадку. Другие, о росте которых думали как о временном явлении, действительно перестали расти. И во всех случаях рост находится под угрозой. Царит замедление темпов или полная остановка. Но не потому, что стагнирует рынок, а потому, что плохо организовано управление.
Ситуация = Ведущие отрасли индустрии прекратили расти или находятся под угрозой упадка.
Затруднение = Существует тенденция объяснять снижение темпов роста стагнацией рынка.
Вопрос = Верна ли эта тенденция?
«Гарвард бизнес ревью»
Взлом японских рынков
С укреплением японской иены появились дополнительные возможности для конкуренции с японскими компаниями и ликвидации торгового дисбаланса между Токио и Вашингтоном. Многие лидеры компаний в Соединенных Штатах и Европе ищут новые возможности проникнуть на японский рынок. Разочарование ждало тех из них, кто попытался стать инсайдером, то есть войти на рынок изнутри. Некоторые компании после этого оставили свои попытки, решив направить усилия в сторону растущих рынков Китая и Индии. Но, игнорируя Японию, они совершают большую ошибку.
