Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма - [15]

УВЕЛИЧЕНИЕ ОПЛАТЫ ТРУДА

Уровень оплаты труда в фирме ТТВ ниже, чем в среднем по региону, поэтому ТТВ испытывает дефицит кадров: новые сотрудники не приходят, старые - увольняются. Два наборщика уволились только, что, в результате чего в отделе осталось меньше сотрудников, чем планировалось. Теперь большая часть работы будет производиться в неплановых условиях. Оплата сверхурочных приведет к увеличению расходов на оплату труда на 50%.

Кроме того, профсоюзы требуют дальнейшего роста зарплаты. Учитывая эти факторы, следует нанять сотрудников и исключить сверхурочные работы.

К сказанному добавлю, что и заголовки в документе должны выделять и подчеркивать главные мысли в структуре вашего документа, чтобы читатель быстро схватывал общую задачу и мог сложить ее из частностей, если документ очень велик. Поэтому, когда вы подбираете слова для заголовков и оглавлений, старайтесь отразить существенные идеи, а не общие категории или этапы осмысления (подробнее об этом см. в главе б «Как организовать и высветить структуру документа».). Никогда не пользуйтесь такими словами, как, например, «Изыскания», «Выводы». Такие заголовки лишены смысла и ценности для того, кто может только быстро ознакомиться с документом.

Предупреждения начинающим строителям

Сама жесткость правил пирамиды поможет вам начать работу над документом с любой идеи, где бы в структуре она ни находилась, и прояснить другие идеи. И это не зависит от того, начнете ли вы создавать структуру с вершины или с основания. Мы постарались рассказать вам только об общих принципах, но реальные возможности бесконечны, поэтому вопросы и проблемы неизбежны. Ответим на некоторые из тех, что чаще всего возникают у начинающих пользоваться правилами магической пирамиды.

1. Старайтесьвсе-такиначинатьстроительствспирамидысверху. Та минута, когда вы выражаете мысли на письме, всегда кажется прекрасной. Вы мо жете расслабиться и решить, что не стоит тратить усилий на пересмотр и исправление текста. Поэтому не приступайте сразу к диктовке, считая, что напечатанный документ будет легче переделать. Вам может так понравиться его вид, что вы и не обратите внимания на недостаток логики и не правильно выраженные мысли.

2. Используйте описание ситуации как начало процесса обдумывания Введения. Когда вы не твердо знаете, что в первую очередь хотите осветить во

Введении - ситуацию, проблему, вопрос и ответ - вы можете располагать эти элементы в любом порядке (в зависимости оттого эффекта, который хотите произвести). Порядок, выбираемый вами, придаст документу осо бую интонацию, а она может быть различна для документов разного рода. Тем не менее процесс обдумывания начинайте с ситуации, потому что она поможет вам корректно подойти к осмыслению проблем и вопросов.

3. Не забывайте обосновать Вступление. Зачастуювы садитесьписатьи уже знаете в деталях и полностью оформили в уме главную мысль, из которой вытекает очевидный вопрос. В этот момент вы можете поддаться тенденции перепрыгнуть через Вступление и начать сразу формулировать следующие вопросы из ключевой линии. Не поддавайтесь этому искушению.

В большинстве случаев вы обнаружите, что в результате обдумывания вы структурируете информацию, относящуюся к ситуации или проблеме, и, следовательно, пытаетесь заставить себя найти сложные дедуктивные аргументы. Разберитесь со вступительной информацией сразу же, чтобы освободиться для сосредоточенного осмысления идей на более

4. Всегда включайте информацию о возникновении ситуации во Введение. Вы не можете рассказывать читателю, «что случилось», в основном тексте документа с намерением дать ему необходимые факты. Так как текст должен содержать только идеи и суждения, связанные между собой логически. Это означает, что вы можете упоминать о следствиях только в связи с причинно-следственными взаимоотношениями, которые установлены в результате осмысления идей. Простая историческая данность не является результатом логического мышления, следовательно, не может быть включена в иерархию групп.

5. Ограничивайте информационное наполнение Введения только тем, что читатель признает безусловно истинным. Во Введении читателю рассказывают непременно то, что он уже знает. Конечно, иногда вы не можете установить точно, знает ли он что-то, а иногда вы определенно догадываетесь, что читатель не владеет вопросом. Однако, если мысль легко про верить при помощи простых объективных наблюдений и подтвердить ее истинность, вы можете воспринимать читателя как все заранее знающего в том смысле, что у него не возникнет опасений об истинности вводных суждений.

6. Обязательно обосновывайте каждое положение в ключевой линии. Утверждение следует доказывать и обосновывать до тех пор, пока не пере станут возникать новые вопросы. Понятно, что каждое суждение требует своей глубины обоснования. Однако на ключевой линии все суждения должны иметь хотя бы один уровень обоснования. Это абсолютно обязательно для дедуктивных рассуждений с отношениями, выраженными словом «следовательно». Если вы вдруг обнаруживаете, что нет никакой необходимости обосновывать заключительную мысль, тогда вы перестраиваете вашу аргументацию и, возможно, начинаете использовать индуктивное объединение в группы.