Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма - [12]

7 марта 2001

Мы получили запрос Большого Босса (учетный номер 8306) об изменении учета поставок и доставочных чеков и переводе системы на другой принцип отчетности. Изменения, предложенные Большим Боссом, были проверены в процессе подготовки к платежам. Обзор содержит данные, полученные при проверке предложения:

1. Согласно нашим требованиям об учете поставок и входящих платежей каждый чек за доставку включает следующие данные:

Исходящий номер.

Номер магазина.

Номер чека.

Сумму в долларах в каждом чеке.

Дату поставки в каждом чеке.

Если мы не получаем информацию об исходящих номерах и номерах магазина от Большого Босса, мы берем эти данные из сводного реестра заказчиков. Впоследствии все это может быть включено в сводку о заказах Большого Босса.

2. Большой Босс собирается разработать программу, которая будет обрабатывать записи и фиксировать информацию с доставочных чеков.

Файл с этой информацией будет создаваться в формате, совмести мом со счетной системой, принятой у нас, и национальной финансовой системой. Эти данные в форме записи на ленте будут отсылаться для учетных целей в отдел контроля денежных потоков и в финансовый отдел.

Полученная нашим отделом информация будет учитываться в соответствии с установленными процедурами. Окончательный баланс оплаченных чеков и присланной ленты с записями должен быть равен нулю.

3. В завершение всего процесса ежемесячной оплаты итоговый балансовый расчет будет проводиться через расчетную систему финансового отдела. В нем будет определяться номер платежа и чеков, который затем будет фиксироваться в итоговых отчетах.

Глава финансового отдела проанализировал возможность изменить систему платежей, приемлемость этих изменений и фактически описал в своем докладе: «Вот как работала бы новая система», не ответив на животрепещущий вопрос, стоит ли менять старую систему. Если бы на его месте были вы и воспользовались методами, описанными выше на рис. 4, вы рассуждали бы примерно так:

1. Нарисовали бы главный блок и задались вопросом: «Что я намерен обсудить?» (Запрос Большого Босса о возможности изменений, см. рис. 4.)

2. На какой вопрос о предмете обсуждения я попытаюсь ответить потенциальному читателю доклада? (Это хорошая идея?)

3. Каков мой ответ? (Да.)

4. Теперь мне стоит проверить, действительно ли этот вопрос и этот ответ я затрагивал во Введении в доклад? Чтобы сделать это, я рассматриваю, что же обсуждается в конкретной ситуации. Итак, первое положение должно быть высказыванием об изменениях (тема доклада). Что я могу сказать об этой теме такого, что не вызовет возражений читателя? (Нам поступил запрос об изменениях в существующей процедуре оплаты счетов.) Когда вы начнете писать Введение, то конечно же объясните суть предлагаемых изменений, но сейчас - при обдумывании архитектуры текста- вам необходимо сосредоточиться только на сути, на главном смысле первого параграфа.

5. Теперь я смотрю на сложившуюся ситуацию и спрашиваю: «Что дальше?» Этот вопрос ведет меня к реальной проблеме. (Вы спрашиваете меня, есть ли смысл в этих изменениях?)

В пункте (2) следовало бы подчеркнуть и выделить подразумеваемый вопрос. Ведь именно он сейчас занимает читателя (Есть ли в этом смысл?). Поскольку этот вопрос звучит приблизительно так же, как и ваш, вы можете спокойно соотнести его с вашим ответом. Теперь вы уверены в значимости и содержательности составляемого вами послания для читателя.

Рис. 6. Этапы изучения изменений, предложенных Большим Боссом

Ситуация = Запрос об изменениях Проблема = Вы спрашиваете, имеет

ли смысл менять процедуру Вопрос = Есть ли в этом смысл?

6. Высказав свое мнение о том, что изменения действительно имеют по ложительный смысл, вы со спокойной совестью можете спуститься на уровень ниже. Здесь вы определяете, какой новый вопрос возникнет в сознании читателя. (Почему изменения имеют смысл?)

7. Ответом на любой вопрос «почему?» всегда будут определенные «при чины». Так что теперь вы знаете, что в ключевую линию вашего доклада войдут «причины». Какие это могли бы быть причины?

изменения дадут нам необходимую информацию, изменения увеличат объемы денежных потоков, изменения уменьшат объем канцелярской работы.

8. После того как вы определите, что эти суждения верны и выстроены в ло гическом порядке, вы можете вновь спуститься на следующий уровень, где дадите обоснования истинности этих суждений. В случае с документом небольшого объема вы можете не перечислять подробные обоснования, потому что они очевидны для вас, и вы легко выскажете их, когда присту пите к письменному изложению.

Как следует из этого примера, предложенный метод дисциплинирует автора документа. Заставляет его отбирать ограниченную информацию, вынуждает использовать только ту, что важна и значима для читателя. Но это ограничение подталкивает мышление к целостному подходу в работе над проблемой или вопросом, а не к тому хаотичному, что был показан в приведенном выше меморандуме. И, конечно же, каждый, кто последовательно будет использовать подход «сверху вниз» при обдумывании и последующем создании документов, значительно облегчит читателю и чтение, и процесс понимания.