Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма - [11]
Кроме того, это высказывание будет ответом на вопрос, уже стоящий перед читателем. А вопрос возник у читателя, потому что во Введении вы описали ситуацию (с которой читатель знаком) и возникшее затруднение (с которым читатель также знаком), породившее этот вопрос. Вероятно, вы даже приблизительно наметили некоторые из идей, которые хотите выразить в документе.
Этой совокупности знаний вполне достаточно для того, чтобы приступить к работе. Вы можете начать строительство пирамиды сверху и последовательно спускаться вниз, или начать снизу, поднимаясь на вершину. Первый способ обычно легче, чем второй, поэтому начнем с него.
Начинать сверху обычно легче, потому что вы исходите из рассуждений
о предметах/проблемах, которые хорошо известны читателю, потому что вы познакомили его с ними во Вступлении.
Однако вы не соблазняетесь желанием просто сесть и начать составлять лишь бы какое Введение. Вместо этого вам хочется воспользоваться структурой Введения, чтобы последовательно выразить и предварительно оценить правильность своих соображений. Хотите именно так? Тогда рекомендую вам следующий порядок действий, изображенный на четвертом рисунке и описанный далее.
Рис. 4. Элементы структуры взаимозависимы |
---|
Заполните верхний блок пирамиды. 1 .Что именно вы обсуждаете? 2. На какой вопрос о теме (объекте), стоящий перед читателем, вы отвечаете? 3. Каков ваш ответ? |
Сформулируйте и уточните вопрос для вступления.
4. Какова ситуация?
5. Что за трудности?
2. Сформулированы ли вопрос и ответ на него?
Определите линию ключевых утверждений.
6. Какой новый вопрос порождается вышестоящим ответом?
7. Индуктивно или дедуктивно вы будете отвечать на него?
7. Если индуктивно, то каким будет объединяющее существительное во множественном числе?
Структурируйте поддерживающие соображения.
8. Повторите процесс вопрос/ответ на этом уровне.
1. Создайте главный блок. Именно этот блок - вершина вашей пирамиды. Впишите в него объект (тему), который вы собираетесь обсуждать.
2. Определите вопрос/проблему. Вообразите себе вашего читателя. К кому вы обращаетесь? На какой центральный вопрос об объекте (теме) хотите дать ему ответ в целом и законченном документе?
3. Сформулируйте ответ, если он вам известен.
4. Точно опишите ситуацию. Здесь желательно убедиться в том, что вы имеете абсолютно ясные представления о сформулированном вопросе и ответе. Для этого вы беретесь за объект (тему) и описываете его в конкретной
ситуации. Используйте первое бесспорное суждение, которое можете и хотите сформулировать. Помните, что первое суждение не должно вызывать возражений читателя. Оно истинно для него либо потому, что он изначально согласен с ним, либо потому, что это суждение легко проверить и убедиться в его подлинности.
5. Раскройте и уточните затруднения. Задайте себе вопрос: «Что из этого следует?» Тогда вы начнете обдумывать, что именно привело к возник новению проблемы/вопроса. Что-то пошло не так, возникли какие-то сложности, стали очевидны логические противоречия? Задаваясь подоб ными вопросами, вы найдете тот ключевой вопрос, на который хочет получить ответ читатель.
6. Еще раз пересмотрите главный вопрос и ответ на него. Из описания за труднений немедленно должен следовать вопрос/проблема, которые вы уже записали. Если этого не происходит, переформулируйте проблему. Разберитесь в том, адекватно ли вы понимаете трудности. А может быть, вы ошиблись с вопросом и вам необходимо обдумать все заново.
Цель этого упражнения - научиться проверять, знаете ли вы точно тот вопрос, на который стараетесь ответить. Когда вы точно знаете формулировку вопроса, все остальные рассуждения становятся на свои места относительно легко.
Давайте посмотрим, как при помощи этих приемов переписать доклад с рис. 5. Этот доклад подготовлен финансовым отделом большой американской компании, занятой производством спиртных напитков.
Когда водители компании доставляли товар заказчикам, они отсылали в финансовый отдел доставочный чек, в котором указывался кодовый номер, данные о товаре, счет за доставку. Эти чеки являлись основой расчетной системы, работающей следующим образом:
ПЯТЬ НЕДЕЛЬ
Процесс =» Отправление => Получение =>
Процесс
оплаты
доставки чека счета чека
чека
Один из постоянных заказчиков этой компании, владелец большой сети ресторанов быстрого питания, назовем его Большой Босс, заказывал и получал ужасно большое количество товара. Исходя из своих финансовых соображений, он считал, что более удобно аккумулировать ежедневные чеки за доставку и оплачивать их одним платежом. Он хотел бы, если чеки собирать нельзя, фиксировать данные с них на компьютере, подсчитывать суммы, а затем отправлять компьютерную запись и единый чек один раз в месяц в головной офис компании производителя. Другими
ОДИН ДЕНЬ
Процесс
оплаты
Получение сводной записи компьютера => и единого чека
словами, он предлагал такую систему:
Рис. 5. Меморандум по поводу предложения, поданного Большим Боссом
Кому: мистеру Роберту Сальтону От кого: Джона Дж. Джексона Тема: предложение Большого Босса
Сегодня привычное представление о работе безнадежно устарело. Каждый день люди отправляются в офис и убивают собственное время и время своей компании, впустую тратя жизнь на функционирование системы, построенной на устаревших соображениях о том, как надлежит выполнять работу и какой ей положено быть. Но глобальная экономика предпочитает действовать по двадцать четыре часа в сутки все семь дней в неделю. Единственный выход – полностью изменить правила игры… Используя систему «Исключительно результативная рабочая среда», описанную в этой книге, вы сможете привлечь в свою компанию самых лучших специалистов, существенно повысить эффективность их работы и сделать своих сотрудников по-настоящему счастливыми людьми.
Это правдивая и увлекательная история о том, как построить успешный бизнес с миллиардным оборотом в сегодняшней России. История о героях, которые, кажется, смогли преодолеть все, что подкинули им нулевые: жизнь в «бабушкиной» однушке на окраине мегаполиса, существование на сто долларов в месяц, разборки с бандитами и освоение рынка при полном отсутствии предпринимательской культуры. Это практический и вдохновляющий пример целеустремленности, честности, нестандартных подходов в управлении и манифест «новых» предпринимательских ценностей: клиентоориентированности, прозрачности, гибкости, продвинутых технологий, — ценностей, которые сегодня становятся основным конкурентным преимуществом в бизнес-среде.
Дизайнер в роли лидера? Это интересно! Джон Маэда – всемирно известный дизайнер, автор бестселлера «Законы простоты», один из наиболее влиятельных людей XXI в. по мнению журнала Esquire. Возглавив Род-Айлендскую школу дизайна, из профессора, не признающего авторитеты и любившего свободу и эксперимент, Маэда превратился в главу иерархической организации и вынужден был методом проб и ошибок учиться быть лидером. В своей новой книге он делится опытом и сводит воедино различные точки зрения на лидерство – художника и дизайнера, инженера и ученого, преподавателя и просто человека.
Объединение двух проверенных и отлично зарекомендовавших себя методик управления приносит отличные результаты. Не стало исключением и слияние японской системы бережливого производства и американской — шести сигм. Возникший в результате метод Lean Six Sigma («бережливое производство + шесть сигм») много лет дает возможность компаниям по всему миру повышать операционную эффективность своего бизнеса. Однако внедрение чисто производственных методик управления в сферу услуг представляло определенные трудности.
На день сегодняшний перед вами самая необычная и еретическая книга по экономике в России и в мире. Два дерзких профессора из Стокгольма создали в 1999 г. книгу-предтечу «Бизнес в стиле фанк», но не посмели выйти «за околицу», к океану новых знаний. А мы рискнули! Беремся это доказать, ибо предлагаем за 15–20 лет уйти от денежного обращения и золотого стандарта. В работе – варианты конкретных проектов и концепций. Дана корректная оценка земле Русской и «брошен якорь в будущее». Дана концепция матрицы нового социального уклада.
В этой книге есть как система личного тайм-менеджмента, так и мастер-классы по работе с программой Outlook 2007.Рекомендации, изложенные в ней, – это разработки Александра Горбачева, имеющего восьмилетний опыт работы в области тайм-менеджмента, автора и ведущего тренингов по управлению временем, плюс опыт тысячи руководителей, прошедших его обучающие программы.Особенность книги и предлагаемой системы – простота изложения материала и его применения на практике. Чтобы эффективно управлять своим временем, необходимо сделать всего два шага: повысить персональную эффективность (этому посвящен первый раздел книги) и применить полученные знания в Outlook – самой популярной и широко распространенной системе электронного планирования (об этом – во втором разделе).Приятного чтения! Желаем вам научиться эффективно управлять временем, ведь в жизни нужно столько успеть!