Знакомьтесь, информационные технологии - [42]
Только сегодня стало ясно, как же было сложно печатать на пишущей машинке… Выровнять правый край при соблюдении правил переноса не возможно – для этого надо равномерно по строке формировать разрывы между словами. Английских букв и специальных символов нет. Шрифт только один. Буквы «пляшут». А для того чтобы исправить ошибку, надо не только замазать букву, но и попасть на ее место другой буквой, что практически не возможно. Поменять местами несколько слов нельзя – только перепечатать весь лист. Или несколько, если слова находятся на разных листах.
Этих проблем принципиально нет при подготовке текста на компьютере: сегодня можно задать множество параметров текста, и программа будет их автоматически поддерживать. Язык, символы, шрифты – все это можно выбрать из огромного перечня и использовать в своем тексте. А исправления букв, слов или перенос на другое место многих страниц осуществляются всего лишь нажатием на несколько клавиш.
Просто Office
Сегодня количество сотрудников различных офисов превосходит производственных и сельскохозяйственных рабочих вместе взятых. И требования к организации управленческой деятельности сегодня как никогда высоки. Естественно, необходима автоматизация этого труда. Особенно важно автоматизировать процессы документооборота и работу с информацией.
Практически сразу же после начала производства компьютеров они стали использоваться в офисах. И сегодня наиболее распространенными программами являются различные офисные комплексы. В России практически повсеместно используется Microsoft Office [66] . В состав этого пакета входят несколько приложений.
• Word – текстовый редактор, используемый при подготовке различных документов: отчетов, писем, бизнес-планов, в том числе и необходимых для печати в Internet.
• Publisher – настольная издательская система, предназначенная для выпуска материалов без помощи профессиональных дизайнеров.
• Excel – электронные таблицы, применяемые для получения, обработки, анализа и отображения различной числовой информации.
• Visio – система построения диаграмм, предлагающая средства для наглядного представления идей, информации и систем.
• FrontPage – предназначен для создания Web-сайтов и управления ими.
• PowerPoint – помогает представлять материалы с помощью удобных в применении презентационных роликов.
• Access – система разработки баз данных, дающая возможность накапливать и хранить данные, получать к ним доступ и анализировать их.
• Outlook – позволяет эффективно планировать свое время и управлять информацией, а также значительно упрощает организацию общего доступа к информации.
В целом пакет MS Office предлагает методы работы, повышающие производительность офисного труда и обеспечивающие эффективную работу с разными приложениями. Иными словами, документ, подготовленный в одном приложении, может быть использован в любом другом приложении с сохранением всех установок.
Теперь подготовка текста, расчеты различных показателей, подготовка презентаций и другая офисная работа стали простыми и эффективными.
Фактически только с применением компьютеров начался реальный оперативный анализ финансовой деятельности предприятия – до этого бухгалтеры только составляли отчеты за прошедший период. Можно считать, что произошел переход от статического баланса к динамическому анализу финансового положения. С помощью калькулятора это сделать принципиально невозможно. Не говоря уже о представлении отчета в графическом виде.
Автоматизация документооборота
Ежедневная офисная работа связана с обработкой большого количества документов. Одновременно необходимо оперативно вносить изменения в уже существующие документы. Можно выделить и другие особенности работы с информацией, характерные для работы офиса:
• делопроизводство;
• обработка оперативной информации;
• ведение архива и обеспечение регламентированного доступа к документам;
• оперативное распространение документов по структуре с контролем их прохождения;
• наличие информационных связей между подразделениями и филиалами;
• массовое производство и обработка персонализированных документов (счета, уведомления, письма, требования, контракты, финансовая и отгрузочная документация и т. д.).
Организация управления документооборотом – это поддержка процессов делопроизводства (регистрации, рассылки, архивного хранения документов и т. п.), формирование централизованных информационных ресурсов и электронного архива, поддержание их в актуальном состоянии и обеспечение регламентированного доступа к созданным информационным ресурсам предприятия.
Известно, что при работе с бумажными документами от 50 до 90 % рабочего времени тратится на связующие процессы, сопряженные с обработкой информации. До 15 % документов безвозвратно теряются, и 30 % рабочего времени сотрудники тратят на их поиск. Если же перейти на электронный документооборот, то производительность офисного труда повышается на 25–50 % и на 75 % сокращается время обработки одного документа. При этом расходы на оплату площади, предназначенной для хранения документов, сокращаются на 80 % [67] . Таким образом, внедрение электронного документооборота приводит к значительной экономии средств и повышает производительность труда работников офиса.