Выставочная деятельность в России и за рубежом - [15]

С учетом принятых решений необходимо составить график перевозки, куда должен войти весь цикл от подготовки к отправке до возвращения экспонатов на предприятие. Несоблюдение установленных регламентом условий участия (сертификаты происхождения, заверение счетов, оговорки и т. д.), неправильное заполнение оправдательных документов, недооценка часто запутанной и длительной процедуры таможенной очистки, исключение из расчета так называемого «железного времени» страховки (забастовки, кратковременное прекращение работы и т. д.) часто становятся причиной несвоевременной доставки грузов или даже осложнений в их таможенной очистке, вследствие чего подвергаются риску все организационные усилия.

Если не считать собственных средств доставки с фирмы на территории выставки за доставку и обратную транспортировку, а также за обеспечение разгрузочной техники ответственны только специальные экспедиторы выставки. С одной стороны, дело здесь в условиях страхования, с другой — экспедитор выставки берет на себя (вместо устроителя) ответственность за доставку и отправку, уплату пошлины за все экспонаты и, кроме того, за хранение тары. Экспедиционные бюро на выставках работают постоянно: и во время монтажа, и во время самого мероприятия, и во время разборки. Заказы на услуги экспедиции должны быть сделаны своевременно, до начала работы выставки.

От зарубежных участников при транспортировке грузов и выполнении связанных с этим таможенных формальностей требуется знание соответствующих правил. Экспедиторы, имеющие опыт работы на международных выставках и часто являющиеся партнерами по договору самих компаний, следят за ходом передвижения всех грузов, нередко используя возможности сборных контейнеров для многих экспонентов сразу. Они гарантируют соблюдение всех инструкций и хорошо знают возможности погрузочно-разгрузочной техники, которая находится в их распоряжении на месте выставки. В случае если такого специального выставочного перевозчика нет, экспонент должен:

— сам позаботиться о своевременном получении информации о специфических условиях, действующих в стране проведения ярмарки/выставки, о наиболее подходящем способе транспортировки и виде упаковки;

— правильно выбрать транспортную компанию;

— своевременно информировать транспортную компанию о товарах и прочих грузах, подлежащих перевозке (количество, объем, вес);

— подготовить подходящие упаковочные материалы;

— обеспечить совместную отгрузку необходимых инструментов и вспомогательных материалов для упаковки экспонатов при вывозе;

— позаботиться о безукоризненной упаковке и правильной маркировке ящиков на иностранном языке и, наконец,

— составить специальный график транспортировки в сотрудничестве с компанией-перевозчиком.

Кроме того, во всех случаях экспонент должен следить за исполнением валютных формальностей банками-посредниками.

Приезд, отъезд и пребывание на выставке. Чтобы получить номер нужной категории в гостинице, разумнее всего заранее письменно его забронировать. Организатор выставки таким образом получает вместе с документами об участии заполненный бланк на бронирование номера. На всех выставках есть бюро обслуживания, которые берут на себя резервирование жилья перед началом выставки.

Как правило, в крупных выставочных городах, например в Германии, квартирные бюро в течение всей выставки функционируют и на центральном вокзале города, и в аэропорту, и на территории выставки. Эти бюро по преимуществу подыскивают жилье для тех посетителей, которые не заявили заранее о своем приезде.

Во многих странах мира часто организуются групповые поездки на выставки (в том числе в рамках делового туризма). Справки об этом можно получить у организаторов выставок и в их зарубежных представительствах.

Защита окружающей среды. Требование учета экологической безопасности при организации выставочной деятельности в России еще не стало одним из важнейших. В этом отношении весьма полезен опыт Германии. Немецкие выставочники исходят из понимания того, что охрана природы и окружающей среды — одна из важнейших задач экономики и общества. Именно поэтому соблюдение требований экологии — насущная необходимость.

Для того чтобы участие в выставке соответствовало требованиям экологии, необходимо заранее:

— использовать системный подход к планированию, когда все решения и действия проверяются с точки зрения их последствий для окружающей среды;

— изыскивать возможности сокращения отходов;

— заблаговременно получать информацию о системе назначения платы за удаление отходов у организатора ярмарки;

— применять многооборотную тару и упаковку при транспортировке;

— сводить к минимуму отходы ядовитых и вредных веществ и сложных многослойных материалов;

— применять изделия, рассчитанные на многоразовое употребление или вторичную утилизацию;

— предотвращать загрязнения, повреждения, пыль, нерациональный расход материалов при монтаже и разборке стендов;

— взять на вооружение девиз: «Предотвращать — Сокращать — Повторно использовать».

Участие в общей программе. Проведение большинства специализированных выставок в настоящее время сопровождается организацией научно-практических конференций, семинаров, «круглых столов», презентаций фирм-участников, учебных занятий и других мероприятий. В тех случаях, когда подобные мероприятия носят образовательный характер, организаторы выставок-ярмарок добавляют к стоимости участия в выставке регистрационный взнос или устанавливают отдельную плату за посещение учебных семинаров. Однако, если это мероприятие приравнивается к конференции (форуму, конгрессу), то оплата участия в нем устанавливается отдельно. В России до последнего времени большинство специализированных выставок включает затраты на организацию связанных с тематикой выставок научно-практических конференций, семинаров, «круглых столов» в стоимость затрат на аренду выставочных площадей