Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management. - [4]
Попробуйте. Вы увидите, насколько это эффективно.
СРП должен стоять отдельно от стола регистрации, желательно не в ряд, чтобы он не выглядел как обычный регистрационный стол. Это скорее похоже на военно-полевую операционную на колесах.
Стол решения проблем не обязательно должен быть именно столом. Это может быть и просто отдельно стоящий в стороне компетентный сотрудник вашей компании. Эдакий специалист по решению проблем – trouble-shooter.
Категории участников
При регистрации разбейте участников на категории и приготовьтесь к встрече каждой категории отдельно:
– VIP, спонсоры, докладчики;
– все остальные участники;
– пресса.
Особое внимание к встрече прессы связано с тем, что ей предоставляются какие-то видеоматериалы, фотографии с хорошим разрешением и так далее, чтобы журналистам было потом легко написать о вас статью. Остальным участникам особые условия и материалы, возможно, и не нужны, а прессе необходимы.
VIP-участники – это люди, которых потом необходимо отвести в какое-то специальное место, поэтому к каждому VIP'у следует прикрепить человека, который отвечает за встречу, показывает ему его место и так далее.
Тщательная подготовка поможет вам избежать накладок во время мероприятия. Но если они все же возникнут, вы должны быть готовы быстро и профессионально с ними разобраться.
В чем заключается работа во время мероприятия?
1. Общая координация мероприятия. Все время следите, чтобы все было в порядке. Пусть в зале, где проходит мероприятие, всегда находится ваш человек, который следит за уровнем освещенности (добавляет или убавляет свет), за температурой (должно быть чуть-чуть прохладно), за уровнем шума (ремонт в соседнем помещении не должен мешать вашей встрече). Если у докладчика или участников возникли какие-то технические проблемы (например, не работает микрофон), этот человек сможет их оперативно решить (починить неработающий микрофон, просто включив его).
2. Контроль и управление сервисом места, где проходит мероприятие, и вспомогательным, техническим персоналом, кейтерингом и пр. Работа по тому же принципу, что и описанный выше. Вы просто следите за тем, чтобы все соответствовало сценарию, и вносите оперативные коррективы, если они нужны.
3. Техническое ассистирование. Например, помощь кликера при просмотре слайдов: некоторые докладчики любят, чтобы им ассистировали, и они стильно говорят: «Следующий слайд, пожалуйста». Но все равно купите радиомышь или специальный пойнтер, чтобы докладчик мог переключать слайды самостоятельно.
4. Координация перемещений участников (на обед, на кофе), управление паузами.
Для этого у нас, например, есть специальный инструмент. Это такой колокольчик на ручке длиной около 40 см. Мы звоним в него по окончании перерыва. Срабатывает стереотип школы: люди понимают, что перерыв закончен, и возвращаются в зал. Обратите внимание, всего один человек без микрофонов и усилителей может переместить в зал заседаний сотни участников за считанные минуты.
5. Поддержание порядка. Регистрационный стол должен быть образцом порядка с самого начала до самого конца мероприятия. Нигде не должно быть мусора, окурков, кофе и прочих проявлений безалаберности до последней секунды. Стол организаторов – это святое место мероприятия.
6. Анкетирование участников. Если вы хотите узнать о том, как участники восприняли ваше мероприятие, проведите анкетирование. Анкеты не должны быть большими. Лучше, если они уместятся на одной странице.
Важно помнить о своевременности анкетирования участников: оно может проводиться как сразу после мероприятия, так и через несколько месяцев в зависимости от ваших целей.
7. Фотосъемка. Если на вашем мероприятии есть важные памятные моменты и вообще фотоотчет очень важен – не пожалейте денег и наймите профессионального фотографа. Речь идет всего о нескольких сотнях долларов.
Если мероприятие более демократичное, фотографировать может один из ваших коллег и на обычную «мыльницу». Цель – получить фото домашнего качества «на память».
Что необходимо сделать после мероприятия?
1. Написать финансовый отчет. Завершающий этап мероприятия – вы пишете окончательный финансовый отчет, потому что после завершения мероприятия часто выясняется, что где-то вы переплатили, а где-то, наоборот, сэкономили. В любом случае окончательные цифры отличаются от предварительных, и только после мероприятия можно подготовить финансовый отчет. Постарайтесь сделать это максимально быстро. Когда мероприятие прошло и больше нет внешних стимулов торопиться, появится соблазн все оставить как есть и вернуться к отчету через некоторое время. А это очень рискованно, так как вряд ли когда-то у вас появится столько свободного времени. Не стоит ни на день откладывать завершение всех финансовых дел. Постарайтесь расплатиться быстро с вашими поставщиками и еще быстрее собрать деньги с должников.
2. Проанализировать оценочные анкеты участников. Если в анкете стоит результат ниже «хорошо», это всегда сигнал, что нужно предпринять какие-то действия. Например, как-то компенсировать Клиенту его неудовлетворенность.
3. Подготовить выводы, результат работы мероприятия, достижения или задачи.
В центре Северной Империи И-Го располагалась древняя столица государства – город Мо. Там находились многие уважаемые корпорации, часто проводившие важные мероприятия для своих сотрудников, клиентов и имперских чиновников. И потому в столице было много агентств, организующих эти мероприятия. Но одно из них выделялось мудростью и обаянием – агентство Пре-Мо. С незапамятных времен им руководили два event-мудреца Бу и Шу. Настало время, когда мастера Бу и Шу решили, что им больше не нужно учить молодежь, а пора начать вдохновлять своих учеников, придавая смысл тому, чем они занимаются.
Анализируются нетрадиционные способы управления потребительскими предпочтениями (эпатаж, интрига, событийные акции и др.) в аспекте «физиологических» механизмов; приводится множество нестандартных креативных решений в области создания ажиотажа.Для студентов, преподавателей экономических вузов, а также всех тех, кто интересуется проблемами маркетинга.
Книга предназначена для предпринимателей и специалистов, кто только начинает думать об отслеживании эффективности маркетинговых мероприятий. Книга имеет четкую структуру, которая соответствует воронке продаж. На каждом этапе воронки рассматриваются самые важные показатели, о которых любой бизнес должен знать при разработке собственной стратегии продвижения. Кроме самих показателей и методов по их фиксации на примерах даются рекомендации по увеличению эффективности вашего маркетинга.
Изучив эту книгу, вы научитесь делать великолепные презентации, с помощью которых можно донести свои мысли и идеи до любой аудитории – совета директоров, команды проекта, слушателей семинара. Вы поймете, как и когда следует использовать PowerPoint, как готовить презентацию, выбрать дизайн слайдов, расставлять акценты и располагать картинки, схемы и графики и самое главное – как не перегрузить презентацию лишней информацией.Книга предназначена для широкого круга читателей.
Коммуникационное лидерство – вот в чем смысл и цель пиара и пиарщика, его приносящего.В мини-книге, состоящей из бесед со студентами РУДН весной 2013 года, по PR-углом освещаются такие случаи современные кейсы, как:– Смерть Бориса Березовского;– Ситуация на Кипре;– Информационная атака на сеть «ВКонтакте»;а также PR-примеры из 90-х («кто и зачем покупал ИТАР-Тасс?»), художественной литературы («почему США запустили НЛО?») и личной PR-практики.Вы хотите узнать, как проложить гладкий скоростной хай-вей в голове Вашего клиента, чтобы он при каждом удобном случае «мчался к Вам на всех порах»? Тогда быстрее читайте данную мини-книгу!
Может ли существовать одна-единственная формула успеха для фирмы, оказывающей профессиональные услуги – аудиторские, юридические, консультационные и любые другие? Пожалуй, что нет. Это справедливо для большей части фирм малого и среднего бизнеса в России и, наверное, в мире. Зато в нашем распоряжении – опыт множества фирм, успешный опыт.В данном издании мы обобщили опыт признанных экспертов-практиков, советы которых помогли добиться успеха руководителям фирм, оказывающих профессиональные услуги в России.
Написанная ярким и лаконичным языком книга Сета Година — вице-президента Yahoo! по прямому маркетингу — показывает, как компании могут сделать из незнакомца друга и затем превратить его в покупателя.Каждый человек стремится разумно тратить свое время. Заметить новый товар, уделить ему внимание — это, безусловно, сознательный акт. Поэтому, чтобы продать товар покупателю в будущем, нужно заручиться его согласием на покупку. Это можно сделать, вовлекая клиента в диалог, т. е. двухстороннюю связь. Вместо того чтобы просто прерывать трансляцию телевизионного шоу для показа своей рекламы или без предупреждения вторгаться в жизнь покупателя телефонными звонками или письмами, маркетолог будущего вначале попытается получить согласие покупателя на участие в продаже.