Ваше время в ваших руках - [31]
делегирование.
17. Вместе с тем придайте сотруднику уверенность в том, что в случае возникновения трудностей и проблем он всегда может попросить у вас совета и поддержки.
18. Потребуйте от сотрудника отчета через установленные промежутки времени о том, как продвигается дело.
19. Контролируйте конечные результаты порученного дела и немедленно информируйте сотрудника о результатах контроля.
20. Конструктивно хвалите успехи и критикуйте недостатки и неудачи в работе. Позволяйте сотруднику либо представлять в высших инстанциях порученную ему задачу как его работу, либо соучаствовать в ее представлении на соответствующем уровне.
Следующий формуляр с 6 блоками вспомогательных вопросов вы можете использовать при выдаче конкретного поручения.
| Что? | Что вообще надо сделать? | _______________ |
| Какие частичные задачи надо выполнить в отдельности? | _______________ | |
| Каким должен быть конечный результат? | _______________ | |
| Какие отклонения от него могут быть приняты во внимание? | _______________ | |
| Каких трудностей следует ожидать? | _______________ | |
| Кто? | Кто больше всех подходит для выполнения этой задачи или деятельности? | _______________ |
| Кто должен помогать при выполнении? | _______________ | |
| Почему? | Какой цели служит данная задача или деятельность? | _______________ |
| Что произойдет, если работа будет полностью или частично не выполнена? | _______________ | |
| Как? | Как надо подходить к выполнению задачи? | _______________ |
| Какие методы и способы следует применить? | _______________ | |
| На какие предписания и инструкции надо обратить внимание? | _______________ | |
| Какие инстанции и подразделения надлежит проинформировать? | _______________ | |
| Какими могут быть затраты? | _______________ | |
| С помощью чего? | Какие вспомогательные средства должны быть использованы? | _______________ |
| Чем должен быть оснащен сотрудник? | _______________ | |
| Какие документы могут понадобиться? | _______________ | |
| Когда? | Когда нужно (следует) начать работу? | _______________ |
| Когда работа должна быть окончена? | _______________ | |
| Какие промежуточные сроки должны быть соблюдены? | _______________ | |
| Когда сотруднику следовало бы проинформировать меня как руководителя о ходе работы? | _______________ | |
| Когда я должен проконтролировать и, если потребуется, вмешаться в рабочий процесс? | _______________ |
Заведите реестр поручений, чтобы контролировать сроки и ход выполнения задач.
Предлагается следующий образец:
| Наименование | _______________________ |
| Дата заполнения | _______________________ |
| Срок завершения проекта | _______________________ |
| Описание проекта | _______________________ |
| Цель и намеченный результат | _______________________ |
| Приоритет | Конкретные задачи | Время на исполнение | Кому поручено | Начато | Срок промежуточного контроля | Окончено | Отметка о выполнении | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| А | Б | В | |||||||
3.6. Резюме
— Успешно работать - значит точно и хорошо выполнять нужные задачи.
— Принятие решений предполагает установление целеориентированных и однозначных приоритетов.
— Для целесообразного и эффективного выполнения ваших задач безусловно необходимо, чтобы вы лично установили их очередность.
— Установление приоритетов помогает вам:
- планомерно вести дела;
- выполнять срочную работу к установленному времени;
- регулировать перерывы в работе; проверять степень срочности;
- определять альтернативные решения, например с помощью вспомогательных вопросов; учитывать возможности делегирования.
— ваши личные приобретения:
- вы активно регулируете свой трудовой процесс (самоменеджмент);
- избегаете ненужных конфликтов со своими целями; избегаете конфликтов с подчиненными, коллегами и руководителем;
- избегаете «переделывания» уже сделанного; избегаете ненужного стресса.
— Принцип Парето (соотношение 80:20) применительно к рациональному использованию временигласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80% конечных результатов достигается только за 20% затраченного времени, тогда как остальные 20% итога «поглощают» 80% рабочего времени.
— К немногочисленным «жизненно важным» проблемам следует всегда приступать в первую очередь.
— С помощью анализа АБВ вы обеспечиваете упорядочение задач по их значимостии ориентацию результатов работы на достижение нужного эффекта.
— Отдавайте себе отчет в том, что вы не можете делать сразу все, устанавливайте приоритеты и начинайте с самого главного(основное правило эффективной организации труда)!
| Задачи А | Задачи Б | Задачи В |
|---|---|---|
| Весьма важные | Важные | Менее важные |
| 15% всех задач | 20% всех задач | 65% всех задач |
| 65% общей значимости | 20% общей значимости | 15% общей значимости |
| Выполнять самому, не перепоручать | Частично поручать | Поручать, сокращать, вычеркивать |
— Важную задачу редко бывает необходимо выполнить сегодня или на этой неделе, в то время как со срочной задачей хотят разделаться сразу.
— Освобождайтесь от «тирании» спешности:
Никогда не допускайте того, чтобы важные дела становились срочными!
Старайтесь срочные, но менее важные дела не выполнять лично, а делегировать!
— Работайте последовательно в соответствии с принципом Эйзенхауэра и не бойтесь «менее срочные/менее важные» дела переправлять либо в архив, либо в корзину.
— Делегированиемназывается поручение рабочей задачи, а также передача компетенции и ответственности.
