В помощь медпредставителю: организация коллективного мероприятия - [5]

— очень многие люди просто не смогли найти зал, в котором проводился семинар. Были люди, которые искали место выступления по 30-40 минут. А были и те, кто не найдя зала, так и не попал на выступление.

Следующая ошибка — ошибка в поведении после выступления.

Если медицинский представитель вспомнит одно из последних своих выступлений, то, скорее всего, он заметит, что в большей степени он сосредотачивался на самой презентации. Мысли вращаются вокруг того, как будут выглядеть слайды, насколько контрастны они будут, как выглядит сам выступающий и так далее и тому подобное. Здесь есть парочка «НО».

Поведение во время коллективных мероприятий

Правильная организация коллективных мероприятий предполагает изменение такого похода. Естественно, момент выступления крайне важен и даже критичен. Но в то же время, коллективное мероприятие — это большой кусок времени, внутри которого есть не только одна презентация (или несколько разных презентаций разной продолжительности). Внутри этого временного отрезка есть перерывы на обед, кофе-брейки, переходы из зала в зал, кулуарное общение. Все эти вроде бы «бесполезные» действия составляют значимую часть конференций и коллективных мероприятий. В двухчасовом блоке (если коллективное мероприятие не занимает целый день) само общение с залом со сцены занимает примерно полтора часа. Остальное время тратится на общение, усаживание, раздевание и т.д. Примерно то же самое можно сказать о полнодневном (или многодневном) мероприятии: у выступающего медпреда есть промежутки времени перед выступлением, сама презентация и время после презентации.

На какие отрезки времени медицинский представитель должен обратить своё особое внимание? Когда и где он должен быть обязательно доступен для общения? В это время выступивший должен постоянно быть на виду. На это время он не может отойти в туалет, разговаривать по телефону, пить кофе или делать что-то ещё. Такого повышенного внимания медицинского представителя требует весь блок от перерыва до выступления до перерыва после выступления. Понятно, что с точки зрения общения с представителями целевой аудитории крайне важен перерыв после выступления или презентации. Перерыв, когда люди могут задать выступающему вопросы и когда выступающий должен быть доступен для людей. Большинство людей, несмотря на общительность, стесняется задавать вопросы в большом зале. Может, они боятся показаться глупыми или недопонимающими. Может, просто не хотят «светить» перед аудиторией свои проблемы. Но так или иначе, в аудитории всегда есть заинтересовавшиеся презентацией слушатели, которым будет важно внимание выступающего вне рамок зала — в кулуарах, в курилках, возле фуршетного стола.

Для того, чтобы максимально использовать особенности аудитории для реализации целей медпредставителя и его компании, надо помнить, что существует зависимость поведения выступающего от размеров целевой аудитории:

— до 10 человек — аудитория «мини»;

-- от 10 до 50 человек — аудитория «миди»;

— больше 50 человек — аудитория «макси».

Поведение выступающего медпреда в этих аудиториях должно быть разным. Если рэп организует или участвует в маленькой (камерной) конференции и должен выступать на ней, то в этом случае его присутствие в начале конференции или во время перерыва, предшествующего блоку с его выступлением, обязательно. Он должен отбыть перерыв до блока с его собственным выступлением, часть блока до его выступления, должен выступить, после выступления посидеть в первых рядах или постоять, так, чтобы его было видно. нужно обозначить интерес и присутствие, а не просто уйти «за кулисы». И, соответственно, в перерыв после своего блока, выступивший должен быть доступен для людей. Правило взаимодействия с аудиторией в камерных случаях простое: необходимо обеспечить максимально лёгкое личное общение. В идеале хороший бейджик с обозначенными координатами, присутствие на конференции или в зале с самого её начала (в случае полнодневного мероприятия — с самого утра) сослужат медпреду хорошую службу с точки зрения увеличения количества контактов и базы партнёров.

Если же медпред выступает в больших аудиториях, то присутствовать в зале или в холле до начала конференции (если рэп не является ответственным лицом организатора мероприятия) совсем необязательно. Можно прийти на второй день за 20 минут до начала соответствующего перерыва и из-за кулис показаться организаторам, чтобы они видели, что выступающий на месте. Во время перерыва надо постараться пообщаться со знакомыми участниками, кому-то представиться или попросить, чтобы медпреда представили коллегам. Время перерыва перед выступлением очень удобно использовать для того, чтобы выбрать людей, на которых во время выступления можно концентрировать свою энергию. С ними легче найти зрительный контакт, их легче «завербовать» как своих друзей. Они поддержат медпреда в начале презентации, когда каждый ободряющий взгляд помогает провести презентацию « по высшему разряду». Так что, если медпред по каким-то причинам отсутствует в самом начале конференции, в перерыв перед презентацией, во время выступления и в перерыв после него необходимо «торчать» в зале (в холле) и быть на виду.