Управление стрессом - [33]

3. Хотя к месту встречи вы должны прибыть, имея достаточный запас времени, не входите в приемную раньшечем за пять минут до назначенного времени. Обычно этого времени достаточно, чтобы представиться и сообщить о встрече секретарю или охраннику или же найти нужный офис.

Если вы явитесь намного раньше назначенного срока, то тем самым проявите себя с совершенно ненужной стороны. Очень раннее прибытие говорит о том, что вы:

• не особенно заняты и – исходя из этого – не особенно преуспеваете и/или

• слишком стремитесь увидеть этого человека, заключить сделку или прийти к какому-то соглашению, ради которого назначена встреча.

Появление вплотную к назначенному времени также рискованно, ибо любая задержка в приемной может вызвать опоздание, что в некоторых случаях вполне может явиться причиной неудачного начала встречи.

В любом случае как слишком раннее прибытие, так и появление вплотную к назначенному времени немедленно ставят вас в психологически невыгодное положение.

4. По возможности снижайте напряжение, оставляя запас времени на непредвиденное. Вместо «Встретимся в 15.30» скажите: «Встретимся около половины четвертого». В этом случае вы можете явиться на пять-десять минут раньше или позже, не нарушая приличий. Возможность назначения примерного времени встречи определяется характером ваших дел и взаимоотношений с другим человеком. Но сейчас, во времена все более частых автомобильных пробок и неизбежных задержек, многие люди готовы согласиться на такую приблизительность. Кроме того, значительно снизить напряжение может и мобильный телефон. В случае какой-нибудь проблемы он позволяет вам перезвонить и либо извиниться за задержку, либо даже перенести встречу.

5. По прибытии четко произнесите свое имя и имя человека, на встречу с которым вы пришли. Затем подождите в приемной, пока с этим человеком свяжутся. В оживленных и/или плохо организованных приемных нередко случается так, что ваш партнер остается в неведении о вашем присутствии.

6. Ожидая, всегда занимайтесь делом. Не сидите, глядя в никуда или читая газету. При этом вы не только растрачиваете драгоценное «время простоя», которое можно употребить с пользой, но и представляете себя в невыгодном свете другой стороне. Такое поведение говорит о том, что вам больше нечем занять свое время, кроме как околачиваться в чьей-нибудь приемной, и умаляет ваше положение в глазах других. Диктуйте письма, работайте на калькуляторе, читайте отчеты, памятные записки или бумаги из своих папок.

Спросите секретаря, можете ли вы воспользоваться телефоном, – в такой просьбе редко отказывают. Таким образом вы не только с пользой потратите время, но и поднимете себя в глазах других!

Глава 9 Обуздание Вора Времени на совещаниях

Вы томитесь одиночеством? Ненавидите принимать решения? ТОГДА ПРОВЕДИТЕ СОВЕЩАНИЕ. Вы встретитесь с другими людьми, снимете с себя груз ответственности принятия решений, почувствуете свою значимость и произведете впечатление на коллег. Совещания – практическая альтернатива работе. Проведите его сегодня же.

Анонимное высказывание

Всегда неторопливо и тщательно обдумывайте вопрос, необходимо ли совещание на самом деле. В большинстве компаний огромное количество драгоценного времени можно сэкономить, избавившись от Вора Времени в лице официальных совещаний.

По возможности принимайте рутинные решения без соблюдения формальностей. Устраивайте короткие совещания в коридоре, за чашкой кофе или даже на автомобильной стоянке. Опыт подсказывает, что официальные совещания обычно нужны только при принятии решений, от которых зависит будущее компании.

Подсчитано, что только в одной Великобритании более четырех миллионов часов, или примерно 450 лет, каждый рабочий день уходит на посещение совещаний. Если некоторые совещания существенно необходимы и неизбежны, другие – просто черные дыры, где бесследно исчезает время. Общим практически для всех совещаний является то, что их можно провести быстрее и намного эффективнее. Пока некоторые из многих тысяч людей, участвующих в совещаниях, будет вносить конструктивные предложения, внимательно слушать, принимать разумные решения и разрешать неотложные проблемы, намного большая часть будет заниматься самовозвеличиванием, наслаждаться звуком своего собственного голоса, вести офисные политические игры, смотреть в окно, машинально рисовать, думая совершенно о другом, чистить ногти и с нетерпением ждать, когда же принесут кофе.

Как не стоит проводить совещания

Существуют шесть путей превращения совещаний в дорогостоящие упражнения по растрачиванию времени.

1. «Что мы здесь делаем?» Недостаточная подготовка приводит к тому, что совещание не имеет никакого четкого общего плана или цели. Люди приходят на него, в действительности не представляя зачем или не зная, что от них требуется.

2. «Если сегодня вторник, мы должны провести совещание». К самым большим Ворам Времени в бизнесе относятся регулярные совещания, проводимые скорее по привычке, чем с какой-либо ясно очерченной целью. Они нередко отражают смутное убеждение, что «сбор команды» без какой-либо конкретной повестки дня – неплохая идея. Избегайте этой ловушки, спрашивая себя: «Какую цель (компании или индивидуальную) поможет достичь это вложение времени (личного или общего)?»