Управленческий документооборот. От бумажного к электронному - [16]

Шрифт
Интервал

в-третьих, завершение исполнения отдельного документа не обязательно завершает процесс его документооборота, так как в течение некоторого времени он может быть востребован при подготовке других связанных с ним управленческих решений и документов (т. е. будет находиться в «полуактивном» состоянии); поэтому завершением процесса документооборота целесообразно считать как завершение «дела» как в смысле разрешения управленческой ситуации, с которой связано создание комплекса документов, так и окончание формирования дела с точки зрения делопроизводства;

Кроме того, важно подчеркнуть, что управленческий документооборот не является чисто механическим процессом, сводимым только к движению документов, так как многие процессы работы с документами связаны с восприятием информации человеком, ее оценкой, принятием решений [82, с. 24]. Заметим также, что в условиях применения современных информационных технологий может не происходить движения (перемещения) документа в традиционном понимании, поскольку сам электронный документ может находиться на сервере, а пользователи системы электронного документооборота будут обращаться к нему в процессе своей работы.

Все многообразие процессов работы с управленческими документами, на наш взгляд, можно свести к следующим основным функциям или видам работ, которые при решении конкретных задач могут быть детализированы вплоть до отдельных операций (соответствующих применяемым технологиям):

составление;

оформление;

согласование;

подписание (утверждение);

регистрация, учет;

передача на исполнение (отправка);

копирование (размножение);

получение;

ознакомление;

рассмотрение (принятие решений по документу, резолюция);

контроль прохождения и исполнения документа;

хранение документа в процессе документооборота;

списание в дело; поиск;

публикация*;

экспертиза ценности*;

хранение в архиве*;

уничтожение *.

Перечисленные функции являются характерными как для традиционного бумажного, так и для электронного управленческого документооборота и отражают рассмотренные основные стадии жизненного цикла документа: создание, обращение, хранение, уничтожение. Последние четыре функции в приведенном перечне (отмечены знаком «*») находятся на границе завершения процесса документооборота или уже за его пределами.

При этом последовательность и формы осуществления указанных видов работ, а также возможность их неоднократного повторения в рамках жизненного цикла конкретных документов зависят от принятой в организации технологии управления, производной от нее технологии документооборота и особенностей управленческой ситуации, влияющих на процесс принятия управленческих решений.

Рассмотрим, как изменяются процессы работы с документами под влиянием компьютерных технологий. В табл. 1 приведена краткая характеристика основных функций работы с управленческими документами в рамках ЖЦД и отмечены существующие возможности их автоматизации.


Таблица 1

Основные функции работы с управленческими документами в процессе их жизненного цикла


Приведенные в табл. 1 примеры автоматизации отдельных функций работы с документами в процессе управления подтверждают следующее:

даже традиционный (бумажный) документооборот в настоящее время немыслим без автоматизации и использования электронных документов;

существует необходимость комплексного подхода к использованию информационных ресурсов и систем, так как сейчас недостаточно автоматизации отдельных операций, а необходимо создание целостной, комплексной, непрерывной информационной технологии;

при работе с любыми документами (как с бумажными, так и с электронными, т. е. независимо от носителя информации) в процессе управления организацией или хозяйственной системой функция оценки информации остается за человеком; при этом автоматизированные технологии призваны облегчить ее выполнение, но полностью заменить не могут [82, с. 43].

При объективной возможности унификации документооборот в различных организациях может иметь специфические черты, связанные как с технико-технологическим, так и с человеческим фактором в управлении, корпоративными и национально-государственными традициями, а также состоянием социально-экономической системы (предприятие, отрасль, регион и т. п.), управление которой обеспечивает система документооборота. Поэтому в современных условиях требуется более широкий взгляд на проблематику управленческого документооборота и уточнение этого понятия.

В связи с задачами обеспечения юридической значимости применения электронных документов в последние годы усилилось внимание к содержанию понятия «документооборот» со стороны исследователей правовых аспектов электронного документооборота. Необходимость решения правовых проблем организации документооборота, в том числе электронного, между органами государственной власти, местного самоуправления и иными субъектами обосновывается в работах И.Л. Бачило [58, 59] и С.И. Семилетова [177]. В частности, С.И. Семилетов отмечает, что «…документооборот можно выделить как объект права, требующий специального правового регулирования особенно в части публично-правовых отношений и взаимодействия различных субъектов с ОГВ

Продолжить чтение
Рекомендуем почитать
Бережливое производство плюс шесть сигм в сфере услуг

Объединение двух проверенных и отлично зарекомендовавших себя методик управления приносит отличные результаты. Не стало исключением и слияние японской системы бережливого производства и американской — шести сигм. Возникший в результате метод Lean Six Sigma («бережливое производство + шесть сигм») много лет дает возможность компаниям по всему миру повышать операционную эффективность своего бизнеса. Однако внедрение чисто производственных методик управления в сферу услуг представляло определенные трудности.

Госзаказ. Капитальный и текущий ремонт

Издание предназначено для специалистов – занимающихся подготовкой и размещением заказов на проведение капитального и текущего ремонтов зданий и сооружений для государственных и муниципальных нужд. В издании рассматриваются вопросы обследования зданий, подготовки дефектных ведомостей, составления технического задания, подготовке и проверке (экспертизе) проектно – сметной документации.Особое внимание уделено основным аспектам составления проекта государственного (муниципального) контракта на выполнение работ по капитальному и текущему ремонту зданий и сооружений, в том числе порядку составления форм КС-2, КС-3 при бюджетном финансировании ремонтных работ.

Концептуальные основы и институциональные аспекты развития внешнего государственного аудита в современной экономике

Монография является обобщающим исследованием теоретических и методических основ внешнего государственного аудита в современных экономических условиях развития мировой экономики, представлены результаты влияния внешнего государственного аудита на фактический уровень достижения целей экономического развития Российской Федерации, даются рекомендации по использованию новых технологий внешнего государственного аудита российскими контрольно-счетными органами на основе современной методологии и лучшей мировой практики.Издание рассчитано на научных и практических работников, государственных служащих, лиц, обучающихся по программам повышения квалификации управленческих кадров и экспертов-аналитиков, преподавателей, магистрантов, аспирантов и студентов экономических специальностей вузов.

Система государственного и муниципального управления

Систематизируется теоретико-методологический задел в сфере государственного и муниципального управления, излагаются основные аспекты государственного регулирования, методы и инструменты управления социально-экономическими системами в современных условиях.Для студентов специальностей «Менеджмент организации» и «Государственное и муниципальное управление», магистров, аспирантов, а – также практикующих менеджеров и юристов, интересующихся – проблемами государственного и муниципального управления.

Коммерция и технология торговли

В учебнике с учетом современных требований освещаются актуальные вопросы коммерции и технологии торговли: основы построения процесса товародвижения; сущность и содержание коммерческой деятельности в торговле; коммерческая деятельность по оптовым закупкам и продаже товаров; организация и технология торговых процессов на предприятиях оптовой и розничной торговли. Специальные главы учебника посвящены тарным операциям в торговле, организации перевозки товаров различными видами транспорта, а также государственному регулированию торговли и правилам продажи товаров.

Детский клуб. Совершенствуем систему управления

Успех и неуспех развития бизнеса, как и его жизнеспособность, зависят не столько от вложенных денег и удачного местоположения, сколько от системы управления и работы главы компании. Недаром существует много поговорок, которые подчеркивают влияние руководителя на весь процесс: «Рыба гниет с головы», «Куда голова – туда и ноги», «Без дом – сирота». Именно «голова» детского клуба задает тон всему делу.В издании даны подробные инструкции по управлению детским клубом, формированию команды профессионалов и обучению сотрудников, планированию ежедневной работы организации документооборота, а также по безопасности бизнеса.В качестве приложений предлагаются примеры ученического договора и должностной инструкции администратора, а также пример конспекта занятия по курсу «Школа этикета».Практические советы адресованы собственникам и руководителям детских клубов, тем, кто только создает свой бизнес-проект детского клуба.