Управленческий документооборот. От бумажного к электронному - [105]

Предлагаемая коммуникационная модель взаимодействия участников документооборота в условиях применения современных информационных технологий в качестве основных структурных элементов включает:

прямых и косвенных участников документооборота;

цели, задачи, схемы и технологию коммуникации;

требования к документам с точки зрения содержания коммуникации;

формальные требования, обеспечивающие юридическую силу электронных документов и возможность их обращения в данной электронной информационной среде;

состояния документа в соответствии со стадиями его жизненного цикла;

электронную информационную среду (корпоративные информационные системы и инфраструктура их взаимодействия).

Жизненный цикл документа протекает в трех средах: физической среде (с которой связан носитель информации), информационной среде (в которой документ связан с другими информационными объектами, в том числе другими документами и метаинформацией) и социальной среде (с которой связаны информационные потребности общества или человека и в которой происходит использование документа).

По мере развития форм самой управленческой деятельности, а также под влиянием информационных революций происходит развитие организационно-технологических форм документооборота. Электронный документооборот имеет существенные системные отличия, позволяющие выстроить управленческие и бизнес-процессы на основе новых принципов и технологий.

В условиях применения электронных технологий происходит изменение основной парадигмы управленческого документооборота. Если раньше управленческий документооборот рассматривался как одна из основных делопроизводственных функций по обеспечению процессов работы с документами в организации, то теперь управленческий документооборот представляет собой форму электронного управленческого взаимодействия, управляемую документальную коммуникацию, осуществляемую с применением современных информационных технологий, внутри организации и во взаимодействии с внешней средой.

Процесс перехода от традиционного к электронному документообороту предполагает ряд этапов. Поэтому в настоящее время применяется и в ближайшей перспективе еще будет сохраняться смешанный электронно-бумажный документооборот. Полностью электронный юридически значимый управленческий документооборот сегодня представляется своего рода «идеальной моделью», «образом цели», к которой необходимо приближаться.

Необходимость сочетания в настоящее время элементов традиционного и электронного документооборота в определенной мере связана со специфическими характеристиками бумажных и электронных документов как предмета управленческого труда. Пока еще не решены вопросы долговременного хранения электронных документов, некоторая часть документов с длительными и постоянными сроками хранения будет иметь подлинники на бумажном носителе. Однако при этом в процесс электронного документооборота включаются электронные копии этих документов.

Основной организационно-технологической формой внутреннего электронного документооборота в организации являются корпоративные системы, которые по мере их развития становятся инфраструктурным ядром организации, формируют новое качество ее информационных ресурсов и охватывают все новые категории пользователей. В связи с этим можно выделить несколько уровней зрелости корпоративных систем электронного документооборота. В основе модели уровней зрелости КСЭД, предложенной в книге, лежат факторы, относящиеся к информационным ресурсам, программным и техническим средствам, персоналу, нормативному обеспечению и характеристике системы управления. Модель уровней зрелости КСЭД позволяет как оценить реальную практику применения уже внедренной системы, так и наметить направления ее совершенствования для более полной реализации потенциала КСЭД, достижения большей системной зрелости. Уровни зрелости КСЭД представляют собой реальные вехи и закономерные этапы в осуществлении постепенного перехода организации от бумажного к электронному документообороту. При этом оценка уровня зрелости КСЭД не только иллюстрирует комплекс проблем электронного документооборота, но и является одной из характеристик системы управления организацией в целом.

На каждом уровне зрелости КСЭД можно отметить различные проявления эффекта от ее внедрения. Наряду с прямым экономическим эффектом от собственно перехода к электронному документообороту важно иметь в виду значительный эффект от изменения качества управления. Благодаря применению современных систем и технологий электронного документооборота появляются новые формы управленческого взаимодействия, процессы работы, развивается управленческая интеграция и адаптация к меняющимся условиям работы, модифицируются управленческие отношения и корпоративная культура, формируются черты самообучающейся организации, что определяет возможность повышения управляемости организацией в целом.

Аналогичные, но еще более масштабные и социально значимые проявления эффекта должны отмечаться в деятельности государственных органов при применении систем и технологий не только внутреннего, но и внешнего электронного документооборота, развития межведомственного электронного документооборота в совокупности с реализацией задач «электронного правительства», противодействия коррупции, обеспечения новых форм информационного взаимодействия с организациями и гражданами.