Трансформация бизнеса. Построение эффективной компании - [23]

♦ Каких результатов я не могу достичь в бизнесе из-за наличия данной проблемы?

Приведите конкретные примеры.

♦ Добавьте к своим ответам примерные цифры, чтобы обсчитать влияние данной проблемы на бизнес.

Это необходимо, чтобы вы не считали абстрактную «упущенную прибыль», а видели влияние проблемы в конкретных цифрах. Скорее всего, у вас не получится подсчитать точно, но представьте хотя бы примерную сумму, чтобы видеть ее порядок.

Системные рамки

Переводим решение данной проблемы в системные рамки.

♦ Какая система в состоянии помочь избавиться от ситуаций, приводящих к возникновению данной проблемы?

♦ Какие результаты будет выдавать такая система?

♦ Запишите и продолжите следующее предложение: «Настоящей проблемой в моем бизнесе является отсутствие системы, которая должна…»

Подумайте и запишите свое системное решение.

Подтвердите свое решение

Подтвердите решение избавиться от данной проблемы.

♦ Действительно ли я хочу «вылечиться» или готов и дальше жить с этой проблемой?

Это очень важная точка, а не риторический вопрос. В системном описании проблемы иногда видно, что ее системное решение может потребовать огромного количества ресурсов. А их у вас на сегодняшний день нет.

Может так получиться, что вы взяли небольшую проблему, а ее решение будет стоить гораздо больших ресурсов, чем привычка жить с ней. В любом случае оно должно быть осознанным. Когда вы переведете проблему из своего описания в системное, необходимо принять решение – идем дальше или «продолжаем носить продукты в авоське», так как машина не по силам.

Займитесь дизайном

Если вы все-таки решили избавиться от проблемы, начните этот процесс с дизайна конкретной детальной системы по ее решению и предотвращению похожих ситуаций.

Возьмите отдельный лист бумаги для создания дизайна элементов подобной системы с помощью ответов на вопросы.

♦ Кто будет ответственным за дизайн системы?

Скорее всего, это вы. Тем не менее если у вас большая компания и вы видите системную проблему, решение которой можно переложить на чужие плечи, вероятно, именно это вы и захотите сделать.

♦ Какие основные шаги нужно включить в систему?

Опишите, какие последовательные действия или шаги (основные модули) в этой системе должны быть, чтобы она работала.

♦ Какие шаблоны и документы потребуются?

Задача системы – исключить необходимость в принятии решений. Их алгоритм должен быть встроен в систему, которую вы создаете.

Обычно в качестве дополнения к системе идут шаблоны, документы и чек-листы. Вы должны понимать, что из них понадобится, прописать все необходимые документы на уровне заголовков: шаблон для того, чек-лист для этого и т. д.

Помните, что шаблонов должно быть достаточно для выполнения задачи, а лишние будут мешать. Не пытайтесь завалить людей шаблонами – тогда у них возникнут проблемы с выбором, что и когда использовать.

♦ Какие элементы управления должны присутствовать в системе?

Как вы (или кто-то другой) будете ею управлять? Важно понимать, что в данной ситуации вы можете играть разные роли.

1. Быть исполнителем и менеджером в системе.

2. Быть менеджером, а само действие передать кому-то другому.

3. Быть исполнителем, при этом управлять будет кто-то другой.

4. И управлять, и все делать будут другие люди.

Вам необходима инструкция, то есть понимание, какие именно элементы управления должны присутствовать в системе, какая отчетность необходима, как должен осуществляться контроль и т. д.

Опишите заголовками все необходимые скрипты.

♦ Какое обучение должно быть включено в систему?

Человека, который будет работать по системе, нужно обучать. Опишите, какое обучение необходимо для работы с вашей системой.

♦ Какие процедуры внедрения и контроля должны присутствовать в системе?

Если в процедурах управления, которые вы описали выше, не было процедур внедрения и контроля, дописывайте их на этом этапе.

Важно: если ваша система обозначена как «система управления и контроля», для нее все равно необходимо прописывать систему контроля.

Например, у вас есть сотрудник, и вы прописываете систему, по которой будете им руководить и контролировать его работу. А потом формируете систему контроля за выполнением этих действий.

Таким образом, первую систему вы можете написать для менеджера отдела, который будет управлять работниками. Вторую систему управления и контроля составляете для директора, который будет управлять менеджером этого отдела.

♦ Как о новой системе узнают все работники?

♦ Как система будет внедряться?

Начните внедрение и дизайн системы прямо сейчас!

Приступайте к оформлению дизайна и внедрению системы.

Ни в коем случае не откладывайте это «на потом»!

Теперь можете посмотреть на проблему, о которой вы заявили, и на решение, к которому пришли. Я уверен, что между этими двумя точками будет большая пропасть.

Ваша задача – описать три свои проблемы и три системы по их решению. Кроме того, укажите, что именно вы уже внедрили.

Бланк «Выявление ключевых проблем»

Этот документ поможет вам пройти семишаговый процесс выявления ключевых проблем в вашем бизнесе. Начните с описания проблем – как вы их понимаете. Это и будет шаг 1.

Модуль № 3. Основные процессы