Тайм-менеджмент для системных администраторов - [28]

Бедные наши мозги! Они так страдают из-за предположения, что именно в мозгу находится наше эго. Иногда оно переходит все границы и перехваливает своего приятеля — мозг. Когда вы думаете «Мне не нужно это записывать» или «На этот раз можно сделать исключение; я ничего не забуду», знайте, это ваш мозг — эго размером с Монтану — обещает вам невозможное, подобно сотруднику отдела продаж Microsoft, старающемуся отработать свой оклад.

Я долго думал, что мозг — самая важная часть моего организма. Потом я понял, кто внушает мне эту мысль.

— Эмо Филипс (Emo Philips)

Если это поможет вашему мозгу справиться с обидой, вспомните, что освобождая его от запоминания списка дел, вы сберегаете энергию мозга для более важных задач. В главе 1 я упомянул исторический анекдот об Альберте Эйнштейне, который пытался сохранить, насколько это возможно, максимум умственной энергии для физики, избавляя свой мозг от всяческих посторонних размышлений, к примеру о том, что сегодня надеть. Рассказывают также, что Эйнштейн не запоминал адреса и номера телефонов, даже собственные. Наиболее важные он записывал на листочке, который хранил в бумажнике, чтобы не загромождать свою драгоценную память. Когда кто-нибудь спрашивал его номер телефона, Эйнштейн отвечал, что номер есть в телефонном справочнике, и учтиво предлагал поискать его там. Берите пример с Эйнштейна; берегите умственную энергию для системного администрирования.

Если у меня нет при себе органайзера, а кто-то обращается ко мне за помощью (обычно это случается, когда я иду в туалет), я решительно перекладываю ответственность за регистрацию просьбы на клиента. Например, я говорю: «Я спешу на собрание, и мне очень не хотелось бы забыть о Вашей просьбе. Обещайте, что вы отправите электронное сообщение на адрес help [которое автоматически создаст запись в системе регистрации запросов] и опишете в нем свою проблему». Я считаю, что ответственность за запоминание просьбы должна быть возложена на мой органайзер или на клиента. Но только не на мой мозг.

Я не доверяю мозгу запоминание подробностей. Зато бумаге я доверяю. Если на листе бумаги имеется список дел из десяти пунктов, я не беспокоюсь, что один из них пропадет. Исчезающие чернила существуют только в фильмах про шпионов, и не было случая, чтобы мой блокнот сгрызла собака.

Я также доверяю портативным компьютерам (PDA). Конечно, я допускаю, что карманный компьютер может сломаться или данные в нем каким-то образом потеряются, но он синхронизирован с файл-сервером, где хранятся резервные копии. Учитывая, сколько раз мой мозг забывал информацию, можно сказать, что карманные компьютеры почти так же надежны, как бумага.

Идеальная PDA-среда

Когда карманные компьютеры PDA (Personal Digital Assistant — персональный цифровой помощник) еще только появились и моделей было мало, я работал в среде, стандартизированной для одной конкретной модели. Команда системных администраторов настраивала PDA так, что он синхронизировался с домашним каталогом пользователя на файл-сервере. Таким образом, для этих пользователей регулярно выполнялось резервное копирование.

На случай поломки имелся запасной PDA. Чтобы он тут же включился в работу, достаточно было синхронизировать его с данными пользователя. Поскольку PDA у всех были одинаковые, пользователь получал резервный, пока мы устраняли неисправность.

Это было роскошно. Сегодня разнообразие моделей карманных компьютеров достаточно велико, и предоставить такой сервис затруднительно, но с некоторыми оговорками все же возможно.

Почему другие системы не работают

Прежде чем я расскажу о системе Цикл, мне хотелось бы остановиться на других методах, которые широко используются системными администраторами, но результатов не дают. Это Система Беспорядочных Записей и Бесконечный Роковой Список.

Система Беспорядочных Записей заключается в том, что ее приверженец делает записи на случайных обрывках бумаги или ведет несколько списков дел и разбрасывает их, где попало. Меня особенно умиляет вид монитора, обклеенного желтыми прямоугольными листками. Что на этих самоклеющихся бумажках? Списки дел? Напоминания о встречах? Телефонные номера? Никто не знает. Каковы их приоритеты? А вдруг какая-нибудь отклеится? Полный хаос.

Когда начальство на совещании ставит перед вами задачи, вы начинаете новый список. Теперь у вас их, как минимум, два. Потом вы один список теряете, например, он отправляется в корзину вместе с другими ненужными бумагами. После этого вы пропускаете встречи и нарушаете сроки. Ситуация не из приятных.

Другая крайность — Бесконечный Роковой Список. Обычно человек приходит к выводу, что много списков или разбросанные бумажки с записями не позволяют рационально вести дела. Он покупает блокнот и объявляет, что это его единственный список дел. Больше не будет путаницы, не так ли? Он усердно носит блокнот с собой, записывает в него все новые дела, а завершенные дела вычеркивает. Поначалу все идет прекрасно, но затем процесс начинает давать сбои. Трудно расставлять приоритеты. Старые пункты забываются, потому что глаз к ним привыкает и реагирует только на новые.