Тайм-менеджмент для системных администраторов - [27]

• Повторяющиеся события, не включенные в расписание.

• Задачи технического обслуживания.

• Поддержка взаимоотношений и рабочей обстановки.

• Ситуации, в которых размышления о каком-то деле отнимают больше времени, чем оно само.

• Вещи, которые вы часто забываете.

• Одноразовые или низкоприоритетные задачи, которые нельзя все время игнорировать.

• Повышение профессионального уровня.

• Информированность о новинках.

Запланируйте время на чтение

Вы не успеваете прочитать все компьютерные журналы, на которые подписались? Запланируйте один час на чтение каждую неделю. Найдите укромное место и читайте, сколько сможете. Выбрасывайте то, что не удалось прочитать; интересуйтесь только самой свежей информацией.

4 Система Цикл

В 1997 году я получил награду за свою общественную деятельность. В дополнение к работе системного администратора и активному участию в общественной жизни я много времени уделял четырем некоммерческим организациям, в одной из которых я был президентом, а в другой — основателем. Меня тогда спросили, как я везде успеваю. Я улыбнулся, поблагодарил за комплимент и удержался от того, чтобы сказать: «Я системный администратор! Я борюсь с хаосом, чтобы жить!»

В действительности я еще задолго до того события выяснил, как справляться с потоком запросов и делать все дела, ничего не забывая. Легко выглядеть уверенным в себе, владея тем, что в спорте называется завершающим броском.

Ваши клиенты ценят вашу способность доводить дело до конца выше, чем любые другие ваши качества. Ничто так не подрывает вашу репутацию, как невыполненное обещание. Секрет владения завершающим броском состоит в том, чтобы регистрировать все запросы и сопровождать каждый вплоть до полного завершения. Моя система заключается в методе, который я называю Цикл, поскольку он повторяется ежедневно, и выходная информация одного дня является входной для следующего. Помните, на школьных уроках биологии вы рисовали круговую диаграмму: из икринки появляется головастик, у него вырастают лапки, он превращается в лягушонка, а затем во взрослую лягушку, которая откладывает икринки, и все начинается сначала? Моя система — примерно то же самое, разве что каждый цикл длится 24 часа, и мне не приходится жить в пруду.

Для Цикла требуются три инструмента: список дел, скомбинированный с расписанием на текущий день, календарь и список долгосрочных жизненных целей. Храните все эти инструменты в одном месте. Сам процесс не зависит от того, используете ли вы карманный компьютер или бумажный органайзер, купленный в канцелярском магазине.

Важно держать эти три инструмента в одном месте, потому что:

• Все три базы данных взаимосвязаны. У вас должна быть возможность легко переключаться с одной на другую.

• Всегда легче отыскать один предмет, чем три.

• Вам необходимо всегда держать эти базы данных при себе, а с одним пакетом это проще, чем с тремя отдельными предметами.

В этой главе Цикл описан в общих чертах, а главы 5, 6 и 7 посвящены его составляющим: спискам дел и расписанию, календарю и жизненным целям. Возможно, это будут самые важные главы из того, что вы прочитали за всю свою бытность системным администратором.

Не доверяйте своему мозгу

Системные администраторы, вообще говоря, умны. Вы — умный. Я — умный. Мы все умные. Мы достигли нашего положения, работая головой, а не мускулами. Конечно, крепкие мускулы в нашей работе не помешают, но по сути это умственный труд. У среднего человека емкость кратковременной памяти составляет семь единиц (плюс/минус две). А как насчет среднего читателя этой книги? Держу пари, у вас она равна восьми или девяти, а у кого-нибудь и десяти (плюс/минус три).

Взглянув на свой список дел, я вижу 20 пунктов. Черт. Это намного больше десяти.

Я никоим образом не могу надеяться, что мой мозг удержит 20 пунктов в памяти. Мне нужна внешняя память. Вам тоже.

Надеюсь, вы не очень обиделись, когда я сказал: «Не доверяйте своему мозгу».

Я своему не доверяю. Поэтому я всегда записываю все просьбы. У меня даже есть такое заклинание:

Всегда записывать все просьбы.

Мой мозг обижается на такое недоверие. Когда кто-то обращается ко мне с просьбой, мой мозг кричит: «Я запомню! Том, убери свой органайзер! Доверься мне на этот раз!» Однако, чтобы не послушаться его, мне достаточно вспомнить, как я, столкнувшись с клиентом, чью просьбу не выполнил, пытался оправдаться фразой «Я забыл».

В главе 2 я описал методику «Делегируйте, регистрируйте или действуйте». Когда мы делегируем задание, у нас нет необходимости его записывать, хотя иногда полезно сделать запись, чтобы проследить за тем, как оно будет выполнено. (Став, так сказать, сторожем своему брату.)

Кроме того, если мы собираемся выполнить задание тут же, записывать его тоже не нужно. Когда меня просят «Передайте соль, пожалуйста», я не записываю эту просьбу в список дел, чтобы тут же вычеркнуть ее. Это было бы глупо. Однако если ко мне обращаются с просьбой, а я отвечаю: «Конечно, вот только закончу с этим делом», я записываю просьбу. Не следует путать «когда я закончу» и «прямо сейчас». Я, например, испытываю огромное искушение не записывать просьбу в органайзер, потому что надеюсь не забыть о ней, когда справлюсь с текущей работой.