Тайм-менеджмент - [3]

– Личное развитие / Профессиональное развитие / Учеба / Образование.

– Семья / Дети / Родственники.

– Друзья / Знакомые / Профессиональное сообщество / Общественная деятельность.

– Хобби / Увлечения.

– Работа / Бизнес / Клиенты / Подчиненные Проекты.

– Спорт / Здоровье.

– Благосостояние / Карьера

Когда вы найдете свои области, предстоит самая трудная задача – правильно сформулировать цели, которых вы хотите добиться.

Жизнь – дорога с односторонним движением. Так что лучше заранее представлять, куда едешь, и главное – зачем. Но немногие любят ставить цели, потому что они накладывают обязательства.

Плюс ко всему, появляется страх. Постановка целей предполагает, что вы найдете срок, к которому дело должно быть завершено. А значит, придётся брать на себя дополнительную ответственность и в случае неудачи винить только себя. Чёткий срок выполнения обязывает начинать работу над целью прямо сейчас, а не когда-нибудь потом.

Глеб Архангельский напоминает о технике SMART, с помощью которой ставятся все цели в классических школах тайм-менеджмента. Это аббревиатура, произошедшая от английских слов – specific, measurable, achievable, realistic, time-bound. Переводятся эти слова так: конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные, привязанные к времени. Такими характеристиками должна обладать каждая правильно построенная цель.

Идеальный план

«Сейчас мне придется все же высказать непреложную истину тайм-менеджмента: план дня должен быть.

Плохие новости: „десять электронных писем во „Входящих“, пять стикеров на мониторе, пятнадцать „не забыть“ в голове и два крестика, нарисованных ручкой на руке“, – планом дня не являются. План дня должен быть в одном месте, и обязательно в письменном виде».

Чтобы начать планировать и перестать откладывать дела на потом, нужно приступить к грамотной организации времени прямо сейчас, отбросив все отговорки. Типичные «отмазки», с которыми сталкиваются люди, решившие управлять временем: планирование не работает, потому что всё меняется, а я слишком неорганизованный, чтобы следовать планам.

Эти ошибки в рассуждениях появляются потому, что люди не понимают сути планирования. Планы нужны именно для того, чтобы придерживаться цели в быстро меняющемся мире. Он помогает ориентироваться в ситуации, даже если она не зависит от вашего контроля.

Чтобы план действительно помогал, а не мешал, нужно все задачи, не привязанные жестко к определенному времени, записывать с помощью техники составления результативно-ориентированного поиска. Пример поиска:

– Обычно: Созвониться с Ивановым, но Эффективнее Дожать Иванова до заказа

– Обычно: Переговорить с Петровым, но Эффективнее Добыть у Петрова информацию

– Обычно: Провести совещание, но Эффективнее Дать толчок проекту.

Главная фишка таких формулировок состоит в применении сильных, действенных глаголов. Иногда кажется, что такое переосмысление задачи избыточно. Вы ведь и так помните, зачем собираете совещание. Но итог, зафиксированный на бумаге, становится более реальным и работает эффективнее, чем результат, представленный только в вашем воображении.

Когда составляете список, размечайте задачи по уровню приоритетности.

Самыми главными будут, конечно, дела, которые нужно выполнить немедленно. Вот список типов дел, которые должны стать приоритетными:

– Безотлагательные – критически значимые для основных бизнес-процессов, жизненно важные.

– Уточняющие задачи – то есть те, выполнение которых требует очень немного времени, но задает дальнейший порядок дня. «Узнать время презентации», «уточнить, необходима ли личная встреча или достаточно телефонного разговора». Эти задачи нужно выполнить в первую очередь, планируя день.

Такой список не привязывает вас к определенному часу, зато подсказывает, в какой последовательности нужно уделять внимание задачам. Начиная с экстренных, постепенно переходя к важным, и если останется время, занимаясь менее важными делами.

Относительно распределения временных ресурсов Глеб Архангельский советует делать большие допуски, потому что в запланированный срок редко можно уложиться: «У специалистов по управлению проектами есть поговорка: „умножь бюджет проекта на два, длительность на три – получишь реальные цифры“. Аналогично поступайте при планировании встреч – на все ваши первоначальные оценки времени накидывайте хотя бы 20 процентов».

Правила гигиены для работы со временем

Вокруг нас много информации, поэтому необходимо следовать правилам личной гигиены, если хотите оставаться продуктивными.

Первый принцип: вся наша жизнь – непрерывный выбор. Успеть сделать всё и сразу не получится, уделять внимание нужно главному. И лучше, если этот выбор будет делаться осознанно, а не «как придется».

Необходимо избавиться от навязанных дел. На уровне конкретного дня это в частности означает – умение говорить «нет» делам, которые не соответствуют вашим целям, ценностям или принципам. Определите границы своего личного пространства и не принимайте на себя обязательств, которые пересекают черту этой области. Для разграничения задач на свои и чужие задавайте вопрос: нужно ли браться за то или иное дело вообще или вам это не нужно?