Справочник рекламного агента. Все современные технологии продажи рекламных услуг - [54]

• позвонить;

• послать письмо;

• послать факс;

• послать электронное письмо;

• другое.

Работа по этим перечням осуществляется агентом по его недельному плану. Так, например, если у продавца рекламы среда запланирована под телефонные звонки, то именно в этот день он работает с перечнем «Позвонить». Если пятница запланирована для подготовки писем, то в этот день он работает с перечнем «Послать письмо» и т. д.

И еще, агент должен подойти к своим контактам организованно. Прежде всего нужно попытаться выяснить, когда удобнее всего звонить клиенту. Как правило, в этом помогает расписание работы фирмы. Лучше звонить утром, в первые рабочие часы, когда большинство сотрудников находятся на своих рабочих местах. При этом надо иметь в виду, что в утренние часы по понедельникам и вторникам на многих фирмах проходят планерки, собрания, заседания и т. д.

Если у агента есть перечень намеченных к телефонному контакту клиентов, то, вероятно, стоит с утра «отзвонить» подряд весь список намеченных клиентов. Переговорить с теми, с кем удалось связаться. Потом уже в течение дня дозваниваться до тех, кого не удалось найти утром.

ПРИМЕР

ПЛАН-ГРАФИК

В предстоящем году агент планирует довести уровень продаж до 1 000 000 рублей. Для этого ему необходимо получить как минимум 6 крупных заказов, 30 средних и 70–80 мелких.

То есть каждые два месяца ему необходимо получать один крупный заказ.

Каждый месяц необходимо получать примерно 3 средних и 7 мелких заказов.

Таким образом, каждый месяц нужно проводить как минимум 10 встреч с рекламодателями. На практике эта цифра будет раза в 3–4 выше. То есть 30–40 встреч в месяц.

На одну неделю приходится около 8-10 встреч. К каждой из них необходимо подготовиться. О каждой договориться. На каждую прийти и уйти. Кроме того, следует уделить время внутригазетным делам (отчеты, летучки и т. д.). Нужно также оставить время и на непредвиденные дела (непонятно откуда, но они всегда находятся).

Чтобы не запутаться во всей массе дел, агент четко распределяет основные виды работ по дням недели. В один из дней ведется техническая работа, в другой наносятся визиты и т. д.

Вся информация выстраивается в таблицу, которая, собственно, и является недельным планом-графиком нашего абстрактного агента.

К плану-графику прикладываются маршрутные карты. Они разрабатываются на базе данных клиентов и на основе карты района.

У агента должна быть достаточно точная карта своего района. Желательно с названиями улиц и переулков, с указанием всех отдельно стоящих зданий, номеров домов. Если такой карты нет, то можно ее составить самостоятельно, взяв за основу самую подробную из имеющихся в продаже.

На карте можно отмечать местонахождение клиентов карандашом или фломастером. Однако удобнее это делать булавками, которые легко можно менять и передвигать. На булавку можно надевать флажок с названием компании. Также можно раскрашивать флажок или использовать цветную булавку, чтобы цвет указывал на «размер» клиента (крупный, средний, «мелкий»).

К флажкам можно добавлять также бисеринки различных цветов и отмечать таким образом «горячих», «теплых» и «холодных» клиентов.

Если у агента есть компьютер, то, конечно, работать с компьютерной картой проще.

По такой размеченной (обычной или компьютерной) карте, исходя из общего годового (месячного) плана, агент и размечает маршруты так, чтобы за определенный период обойти всех своих потенциальных клиентов.

Он прикидывает, как (пешком, на автобусе, метро, машине) и за сколько времени сможет добраться от дома (или от офиса газеты) до офиса клиента, сколько времени уйдет, чтобы добраться от офиса одного клиента до офиса другого клиента и т. д.

Далее агент рассчитывает, сколько приблизительно времени ему нужно на общение с тем или иным клиентом.

Исходя из своих расчетов, продавец рекламы составляет маршрут движения так, чтобы за день успеть посетить как можно больше клиентов, теряя минимум времени на переездах и переходах.

Лучше всего работают «замкнутые» схемы: когда агент посещает часть клиентов по мере удаления от дома (от офиса) и часть – на обратном пути домой (в офис). В таком случае не будет холостых пробегов в начале и в конце работы.

Кроме того, при составлении маршрутов агент должен учитывать «удельный вес» своих клиентов. То есть чтобы соотношение крупных, малых и средних фирм в различных маршрутах значительно не отличалось.

Если анализ работы по маршрутам показывает существенную разницу в затратах времени и в результатах работы, т. е. смысл скорректировать маршрутную карту.

Очередность же самих маршрутов выбирается агентом, исходя из «разогретости» клиентов. То есть агент идет прежде всего тем маршрутом, где вероятность получения заказа наиболее высока.

ПРИМЕР

МАРШРУТНАЯ КАРТА АГЕНТА

За месяц агенту необходимо обойти 28 рекламодателей. На визиты к ним он выделил 5 определенных дней месяца.

(ХХ – дом или офис агента. А, Б, В… – местонахождение запланированных к посещению рекламодателей; 1, 2, 3… – прочие рекламодатели на карте – рис. 18.)

Рис. 18. Маршрутная карта агента

К организации продаж можно отнести и внутреннюю самоорганизацию агента. Если он рассеян или постоянно думает о чем-то постороннем, то наверняка все его планы будут провалены, как бы тщательно они ни были подготовлены.