Скорочтение. Как запоминать больше, читая в 8 раз быстрее - [92]

Сразу же после прочтения присваивайте каждому письму (мысленно или делая на нем пометки) один из трех уровней важности: 1) приоритетное, 2) важное или 3) может подождать. Если почта относится к первой категории, то есть на письмо необходимо срочно отреагировать и оно имеет первостепенное значение, быстро набросайте ответ или решение сразу же после его прочтения. Если вы отнесли письмо ко второй категории, оно должно быть достаточно важным, чтобы на него так же требовался немедленный ответ или вы могли бы сразу же перенаправить его кому-то другому, кто может на него ответить. Почту, относящуюся к третьей категории, можно временно отложить, и, если вы не хотите сразу на нее отвечать, оставьте это на потом. Вероятно, вы обнаружите, что если такие письма отложить на достаточно длительный срок, то вам вообще ничего не придется с ними делать, кроме как удалить или отложить в папку. Именно такую почту и можно копить до тех пор, пока у вас не появится «больше времени».

Некоторые письма попадают в одну из категорий автоматически. Заказ на покупку должен быть отнесен к первой категории, благодарственное письмо — к третьей, как и большинство предложений о продаже. Запрос о получении информации может быть отнесен ко второй категории, то же самое относится и к большинству отчетов — такие материалы требуют немедленного и быстрого прочтения. Приучитесь классифицировать и присваивать статус рабочим материалам по мере ознакомления с ними и немедленно реагируйте на каждый из них, чтобы не пришлось возвращаться к нему повторно.

Обязательно всегда используйте руку при чтении писем. Несмотря на то что они короткие, но сэкономленные секунды быстро набегают, если вы их читаете в большом количестве. Особое внимание всегда обращайте на цифры, такие как важные даты, стоимость и др., имеющие существенное значение. Они привлекают внимание и указывают на важные части письма. Старайтесь быстро распознавать стандартные места, общие вводные фразы и заключительные абзацы и просто перескакивайте через них.

Упражнение № 46

Материалы: устройство для контроля времени, на котором необходимо будет засечь 20 и 40 секунд; карандаш и бумага.

1. Проставьте на листе бумаги цифры от 1 до 6. Проработайте по очереди каждое из приведенных ниже писем. Прежде всего просмотрите его за 20 секунд. Попытайтесь определить его тип: отчет, предложение о продаже, благодарственное письмо или что-то другое.

2. После предварительного просмотра первого письма запишите, к какому типу оно относится. Если сможете, также присвойте ему уровень значимости (1, 2 или 3).

Если вы можете ответить на письмо уже после предварительного просмотра, кратко набросайте ответ или решение по затронутому вопросу на листе.

3. Если вам нужно все же прочесть письмо, потратьте на это не более 40 секунд. После чтения кратко запишите ответ или решение.

4. Повторите шаги 1–3 со всеми остальными письмами.

KARBON KOPIERS

Бульвар Дулус, 1234

Айова-Сити, Гавайи

Г-ну Томасу

Компания Maurice Deer

пр-т Шарлотт, 4545

Тускалуса, Кентукки

Дорогой Томми!

Я был очень рад встрече с тобой во время нашего возвращения в Штаты. Мне только жаль, что мы с Джейн не знали, что ты ездил на острова, и мы не смогли принять тебя у нас.

Как мы обсуждали в самолете, компания Karbon Kopiers, несомненно, помогла бы тебе сэкономить деньги при твоих больших объемах копирования. Мы можем предложить цены, которые на треть, а то и больше ниже тех, что ты сейчас платишь за оборудование компании Standard Duplicating Equipment. Мы можем это сделать благодаря уникальной новой системе, которая лишь недавно была выпущена на рынок и позволяет использовать любой вид бумаги, а также требует меньших затрат на производство.

Дай мне знать, если захочешь, чтобы с тобой связался наш представитель. Новая машина настолько популярна, что у нас уже имеется большое количество заказов. Но мы всегда можем зарезервировать несколько штук для своих особых клиентов и друзей. Если тебя это заинтересовало, я свяжусь с нашим представителем в вашем регионе и введу его в курс дела.

Передай Ирен, что мы скоро пришлем ей имбирные духи, а тебе — несколько банок макадамии.[18] Надеюсь, что в наступающем году мы встретимся у нас на Гавайях или на континенте. Передавай мои наилучшие пожелания всем остальным членам семьи.

С уважением,

Роланд Дэвид,

президент

LUMINISCENCE, INC. 340

Бульвар Шейдисайд

Купертино, Калифорния

Уважаемый клиент!

Существует множество способов решить проблему высокой стоимости жизни. А для розничных продавцов, таких как Вы, одним из наиболее эффективных способов это сделать может стать заказ товаров большими партиями, чтобы воспользоваться скидками за оптовую закупку.

Позвольте мне проанализировать потенциальную выгоду, которую это могло бы принести Вам в прошлом году. По нашим данным, в недавно завершившемся году Вы приобрели у нас 8520 различных электрических ламп, а в разбивке по видам: 1260 ламп мощностью 40 ватт, 3600 мощностью 60 ватт и 3660 мощностью 100 ватт. И поскольку каждый Ваш отдельный заказ вне зависимости от вида ламп не превышал 120 ламп, мы должны были обработать около 40 заказов, чтобы Вас обслужить. При этом в каждом случае Вы приобретали товар по максимально высокой цене, поскольку скидки начинают действовать при заказе от 300 ламп.