Шпаргалка агента. Агентская работа в рекламе, страховании, коммерции - [66]

Если необходимо, то ознакомьте своего собеседника с содержанием ваших записей- суммируйте его ответ и повторите ему для подтверждения. Но никогда и н при каких обстоятельствах не записывайте в присутствии собеседника что-либо его компрометирующее - такие записи делаются, как правило, после беседы или же незаметно, с помощью вашего "кода". Никогда не записывайте то, что вам сообщается по секрету, "не для стенограммы"(5).

Существенным является проблема ведения личного архива.

Некоторые агенты довольствуются записной книжкой или рабочим дневником. Но и то, и другое средство требуют вдобавок еще и памяти. Особые проблемы имеют место в начале работы, когда из огромной массы фирм и лиц, с которыми осуществляются контакты, еще не сложилась группа постоянных клиентов. Как проверить, нет ли уже в записной книжке или рабочем дневнике упоминания о какой-либо фирме? Та же ситуация может сложиться и тогда, когда через год или два появилась необходимость расширить клиентуру. С какими фирмами вы уже работали? Неловко получится, если вам напомнят о том, что вы уже имели отказ.

После неудачных опытов с блокнотами автор экспериментировал с компьютерными базами данных. Базы типа Works просты и удобны. Но до чего же все это становится громоздким в рутинной, будничной работе!.. Не у каждого есть возможность мотаться по городу с портативным компьютером в кейсе, да и не всегда удобен даже он. Еще утомительнее вечерами переносить полученную за день информацию из записной книжки в базу данных.

Может быть вы найдете свой путь, но для меня идеальным средством стала картотека. Через год из пяти сотен карточек в работе остались всего два десятка и теперь они всегда со мной. Карточки удобны в любой ситуации, они могут быть перетасованы в любом порядке, их можно разложить по очередности намеченных звонков, в алфавитном порядке - по именам или по названиям фирм. Попробуйте...

***

РАБОЧИЙ ДЕНЬ.

"Корпорация Ай-Би-Эм "снабжает своих торговых агентов некоторыми орудиями труда, которые обеспечили бы им успешную работу. Самым важным орудием, пожалуй, является "расписание работы на неделю", которое заполнятся агентами с указанием имен всех людей, с которыми они планируют встретиться на следующей неделе, а копия такого графика должна быть представлена в корпорацию заранее перед началом каждой недели"(7).

"Фирмы нередко предписывают своим коммивояжерам, какое время они должны уделять поискам новых клиентов. Например, фирма "Спектор фрейт" считает, что ее торговые агенты должны посвящать поисковой работе 25 % времени и прекращать посещения потенциального клиента после трех безуспешных визитов к нему"(2).

"Уделяйте больше времени планированию своего времени. Ведь в том, что касается экономии времени, вы занимаете столь же хорошее положение, как и ваши самые богатые и могущественные конкуренты.

1. Установите телефон в своем автомобиле.

2. Всегда заблаговременно предупреждайте по телефону, когда собираетесь нанести визит своему клиенту.

3. Ставьте свою машину там, откуда гарантирован свободный выезд.

4. Используйте автомобильной кассетный магнитофон для прослушивания записей6 которые могут вас чему-то научить.

5. Никогда не совершайте поездки, не имея при себе диктофона, благодаря которому вы сможете, не отрываясь от руля, надиктовывать для себя служебные записи.

6. Положите портативный магнитофон в карман своего пиджака, а другой магнитофон пусть постоянно находится около вашей кровати. тем самым вы удваиваете число часов, на которое вы опережаете своих конкурентов.

7. Всегда имейте при себе какой-нибудь полезный материал для чтения.

8. Никогда не посещайте банк в пятницу во время перерыва на ленч.

9. Никогда не пейте кофе вместе с каким-либо другим коммерсантом - только с клиентом.

10. Как-нибудь попробуйте всю неделю читать публикации по бизнесу в течение того времени, которое вы обычно затрачиваете на чтение спортивной страницы или раздела "Всякая всячина".

11. Пройдите курс техники скорочтения.

12. Используйте телефонный автоответчик даже тогда, когда вы дома; это даст вам возможность избавиться от траты времени на бесполезные разговоры.

13. Старайтесь проводить как можно больше совещаний по телефону вместо заседаний с непосредственным участием сотрудников. Подготавливайтесь к этим совещаниям так же основательно, как и к совещаниям в конференц-зале, и будьте так же внимательны.

14. Всегда записывайте фамилию того, с кем вы говорите, когда выражаете претензию в отношении обслуживания или качества продукции. Это уменьшит количество последующих звонков и ускорит процесс рассмотрения претензии. Люди становятся внимательнее, когда знают, что вы "берете на заметку" этот разговор.

15. Всегда просите своих подчиненных, чтобы они сначала изложили свои выводы и рекомендации в двух фразах, а после этого решайте, стоит ли вам слушать обоснование.

16. Слушайте магнитофонные записи по вопросам бизнеса или радиопередачи на ту же тему во время пробежки или спортивных упражнений.

17. В середине рабочего дня пересматривайте очередность запланированных вами на сегодня дел и переделывайте свое расписание.