Семь стратегий богатства и счастья - [32]

Проанализируйте себя

Одно из главных правил в умении распоряжаться временем гласит: ПОЗНАЙ СЕБЯ. У каждого из нас есть уникальные биологические часы, которые день за днем отмечают пики и спады нашей производительности. Определите время своей максимальной энергичности. Если вам лучше всего работается рано утром, отводите это время для самых важных проектов. Например, если в вашей профессии важную роль играет умение беседовать с людьми и убеждать их, назначайте встречи с ними за завтраком.

Но если вы с утра медленно раскачиваетесь и до обеда не можете даже вспомнить, как вас зовут, переносите все важные дела на вторую половину дня и вечер.

Далее, проанализируйте свои привычки. Например, если у вас вечно беспорядок в бумагах или если вы годами безрезультатно обещаете себе тщательнее вести баланс своей чековой книжки, просто примите это как факт и воспользуйтесь помощью со стороны. Похоже, вас уже не изменить.

Ваши слабые стороны не причинят вам вреда, если вы научитесь делегировать полномочия. Это тоже часть творческого подхода к тайм-менеджменту.

Несколько лет назад мои сотрудники пришли к выводу, что просить меня что-то кому-то передать – абсолютно бесполезное дело. Поскольку я постоянно нахожусь в деловых поездках, они раньше просили меня отвезти какие-то бумаги людям в тех городах, куда я направлялся. «Конечно, никаких проблем», – рассеянно отвечал я, засовывая документ в карман пальто. И уже не раз бывало, что эти так и не доставленные бумаги возвращали мне потом из химчистки.

Спустя некоторое время сотрудники стали обращаться со мной, как с пятилетним ребенком. Они говорили: «Этот документ надо отвезти в Нью-Йорк. Хоть на этот раз вы не забудете?» Я отвечал: «Ну конечно, нет! Можете на меня положиться. Я ведь не идиот, в конце концов». Излишне говорить, что по возвращении документ все так же лежал у меня в папке.

Теперь каждому новому сотруднику с первых дней внушают: «Никогда не проси шефа что-нибудь кому-нибудь передать. Он многое знает и умеет, но курьер из него никудышный. Поищи какую-нибудь другую оказию».

Я говорю это к тому, что не надо стыдиться своих слабостей. Их надо просто признать и сделать так, чтобы они не мешали вам двигаться к цели. Не разобравшись в себе, вы не сможете эффективно распоряжаться своим временем.

Телефон

Мы уже давно считаем телефон чем-то само собой разумеющимся. Мы настолько привыкли к нему, что теперь вы найдете его не просто в каждом доме, а в каждой комнате, а вскоре он будет и в каждом автомобиле. Но мало кто задумывается о том, чтобы использовать телефон с максимальной эффективностью. Необходимо признать, что, оказывая нам колоссальную помощь в работе, телефон может стать одной из главных причин потери времени.

Да, с помощью телефона вы можете в течение нескольких секунд связаться с кем угодно. Но и другие люди точно так же могут разыскать вас в любой момент. Это обстоятельство может внести хаос в ваши планы и распорядок дня.

Поэтому надо раз и навсегда решить, что телефон предназначен для вашего удобства. Вы должны сами определить, кто и когда может вам позвонить. Если у вас есть секретарь, научите его отсеивать все ненужные звонки. Или используйте автоответчик, чтобы у вас была возможность перезвонить в удобное для вас время.

Не забывайте также, что телефон позволяет другим людям тратить ваше личное время, в том числе и дома. Если вы не примете меры, любой сможет оторвать вас от семейных дел или от отдыха. Не допускайте этого. Проводя время с семьей или друзьями, не подходите к телефону. Используйте автоответчик или голосовой почтовый ящик либо просто отключите телефон. Ваши родные и друзья слишком важны для вас, чтобы отвлекаться от общения с ними на постоянные звонки.

Помимо контроля над входящими телефонными звонками, вы должны научиться разумно тратить время, когда звоните сами. Составьте план предстоящего разговора. Все мы грешим тем, что тратим свое и чужое время и деньги из – за того, что не продумываем как следует содержание беседы. Ведь вы не раз слышали или говорили сами: «Постойте, я хотел еще что-то сказать, но что именно, вылетело из головы. Перезвоню, когда вспомню». Такое случалось с каждым. Мало того что в данном случае попусту тратится драгоценное время, это еще и демонстрирует ваш непрофессионализм.

Что делать? Перед каждым телефонным звонком записывайте ключе-вые темы, которые хотели бы обсудить. Это делает разговор эффективнее, короче и профессиональнее. Кроме того, у вас останется «протокол» состоявшейся беседы.

Если возникнет необходимость вспомнить, о чем вы говорили, вся информация будет у вас под рукой. Например, вы можете спросить: «Джон, как обстоят дела с теми четырьмя пунктами, которые мы обсуждали?» Если он удивится и скажет, что ни про какие четыре пункта разговора не было, вы можете молча протянуть ему листок, на котором записаны вопросы, затронутые в ходе беседы.

Эффективная организация труда

Многие наши действия объясняются устоявшимися привычками, но зачастую являются непозволительной роскошью с точки зрения эффективного использования времени. Поэтому тщательно проанализируйте все свои рабочие операции. Можно ли назвать современным ваш метод делопроизводства? Как вы осуществляете финансовый учет? Сегодня существует множество эффективных способов повышения производительности с помощью электронных устройств. У нас появились невероятные возможности быстрой обработки информации, и ими надо пользоваться.