Семь навыков преуспевающих людей - [33]

ЧЕТЫРЕ ЭТАПА ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ

Овладевая Навыком 3, мы сталкиваемся со множеством вопросов, связанных с умением правильно спланировать свое время и жизнь в целом. Как человек, много занимавшийся этой проблемой, я пришел к выводу, что ее суть может быть выражена в двух словах: «СОБЛЮДАЙТЕ ПРИОРИТЕТЫ!» Эта емкая формула венчает собой три стадии развития теории распределения времени. Способ наилучшей организации времени находится в самом центре широкого спектра подходов и вспомогательных средств.

Самостоятельное планирование развивалось так же, как и другие виды человеческой деятельности. Крупные, революционные скачки, или, как выражается Элвин Тоффлер, «волны», последовательно сменяют друг друга, всякий раз добавляя новое жизненно важное качество. Например, в развитии общества за революцией в сельском хозяйстве последовала научно-техническая, а за ней - революция в сфере информации. Каждая новая волна способствовала качественному скачку в деле социального прогресса и в частной жизни.

Точно так же в сфере планирования времени каждая новая теория вырастает из предыдущей; на каждом новом уровне достигается больший контроль за собственной жизнью. Для первой волны было характерно составление списков - с целью упорядочения и разумного распределения времени между разнообразными занятиями.

Второй этап ознаменовался модой на перекидные календари и блокноты записей деловых встреч. Этот подход отражает попытку заглянуть вперед, приурочить события и виды деятельности к определенному моменту в будущем.

Третий этап отражает сегодняшнее состояние дел в области планирования. Он добавляет к двум предыдущим важную идею приоритета, сравнения относительных достоинств разных сфер деятельности в зависимости от того, как они соотносятся с высшими ценностями. Кроме того, он концентрирует внимание на постановке задач - конкретных долго-, среднеи краткосрочных целей, на достижение которых должны быть затрачены время и усилия. Сюда же относится и концепция каждодневного планирования - составления конкретного плана (расписания, или графика), в соответствии с которым будут достигнуты цели, обладающие наивысшей ценностью.

Несмотря на существенный вклад, который третий этап внес в дело прогресса, многие начинают понимать, что «продуктивное» планирование и строгий контроль за сроками исполнения подчас дают неоднозначные результаты. Установка на продуктивность порождает требования, вступающие в противоречие с другими человеческими потребностями, как-то: установление ярких, содержательных связей между людьми, гуманитарные интересы, яркие, непосредственные переживания.

В результате людей начинают отталкивать жесткие планы и графики, из-за которых они чувствуют себя «запрограммированными», втиснутыми в определенные рамки, - и они вместе с водой выплескивают ребенка, возвращаясь к первой или второй модели управления временем.

Но нарождается четвертая волна - принципиально иной подход, новая методика. Она признает, что «управление временем» - неудачный термин. Главное - не «управлять временем», а «управлять собой». Чувство удовлетворения зависит не только от результатов деятельности, но и от того, какое значение мы придаем этой деятельности, чего ожидаем. А ожидания (так же, как и удовлетворение) находятся внутри нашего Круга Влияния.

Этот четвертый подход ставит во главу угла не столько ВЕЩИ и ВРЕМЯ, сколько сохранение и обогащение ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ и КОНЕЧНЫЙ РЕЗУЛЬТАТ - иначе говоря, поддержание баланса П/ИП, где П - ПРОДУКТ, а ИП - ИСТОЧНИК ПРОДУКТА.

КВАДРАНТ 2

Важнейшее свойство четвертого этапа может быть понято при помощи следующей таблицы распределения времени. Обычно мы тратим время одним из предлагаемых четырех способов.

ТАБЛИЦА РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ.

СРОЧНО

ВАЖНО

I ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

1. Кризисы.

2. Неотложные проблемы.

3. Проекты на грани срыва.

НЕВАЖНО

III. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

1. Помехи - например, звонки.

2. Корреспонденция, разные сообщения.

3. Встречи.

4. Ближайшие мероприятия.

5. Популярные занятия.

НЕ СРОЧНО

ВАЖНО

II. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

1. Профилактика, действия по поддержанию баланса П/ИП.

2. Установление прочных отношений.

3. Поиск новых возможностей.

4. Планирование, отдых.

НЕВАЖНО

IV. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

1. Мелочи, отнимающие много времени.

2. Корреспонденция.

3. Звонки.

4. Бестолковые посещения.

5. Праздное времяпрепровождение.

Как видно из таблицы, есть две главных характеристики человеческой деятельности - СРОЧНОСТЬ и ВАЖНОСТЬ. Срочные дела требуют, чтобы ими безотлагательно занялись. Они как бы шлют сигнал: «Немедленно! Сейчас же!»; управляют нами, словно марионетками. Яркий пример - звонок телефона. Подавляющее большинство людей ни за что не позволят телефону трещать, сколько вздумается.

Можно часами подбирать материалы по какой-нибудь теме, обработать их, тщательно оформить и отправиться к начальнику, но если в то время, когда вы находитесь в кабинете, зазвонит телефон, ему сразу же будет отдано предпочтение перед вами.

Немногие, если им нужно позвонить, скажут посетителю: «Подождите пятнадцать минут, я сейчас освобожусь». Зато если звонят им самим, эти люди спокойно продержат вас в ожидании столько же времени - пока не закончат разговор.