Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта - [46]

Текст служебной телеграммы заверяется печатью.

Пример телеграммы

МОСКВА «КОНСАЛТ ПАРТНЕР»

ПРОШУ ПРИСЛАТЬ 14 НОЯБРЯ 2005 ПРОГРАММУ ОБУЧАЮЩЕГО СЕМИНАРА ТЧК

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР ЗАО «БИЗНЕСКОНСАЛТ» ПЕЧАТЬ ПОДПИСЬ А.П.ИГНАТЬЕВ

__________________

ул. Советская, д.15, Москва, 125145

5.3. Телефонограммы

Телефонограмма – это документ по оперативным вопросам, который передается по телефону и записывается получателем. Телефонограммы используются при необходимости срочного оповещения о деловых встречах, совещаниях и т. п. и особенно о каких-либо изменениях в ранее запланированных мероприятиях.

Телефонограмма должна иметь следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, дату, индекс, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи, указание должностей и фамилий (либо только фамилий) должностных лиц, передавших и принявших телефонограмму, номера телефонов организаций, передавших и получивших телефонограмму.

Телефонограммы составляются на специальных бланках либо на листе бумаги формата А5 в одном экземпляре.

Телефонограммы подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем.

Текст телефонограммы должен быть лаконичным (не более 50 слов), четким, с акцентом на конкретные факты, даты, время и место.

Если телефонограмма передается нескольким организациям, к ней прилагается список учреждений-адресатов с номерами телефонов.

Образец телефонограммы

5.4. Факсимильные сообщения

Факсимильные сообщения – копия документа на бумажном носителе, получаемая по каналам факсимильной связи.

По факсу могут быть переданы не только печатные документы, но и фотографические снимки, графики, таблицы, схемы и др. Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документов. В целом факс оформляется так же, как деловое письмо, но существенным отличием является указание номера телефакса получателя в графе «адресат».

В зависимости от технического уровня телефакса отправитель может получать сообщения о доставке с указанием количества страниц отправляемого документа или же причин, по которым сообщение не может быть доставлено. Подтверждение о доставке (Confirmation report) содержит код фирмы и номер телефакса получателя, дату, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц и результат (Result). Такая информация отчетного характера может автоматически вноситься в создаваемый специальный журнал для регистрации. После 20 передач листы журнала распечатываются аппаратом, затем подшиваются, чтобы при необходимости отчет можно было предоставить клиенту. Сроки хранения составляют от 3 до 5 лет.

Пример факсимильного сообщения

14.11.2005 №_61

На №________от_________

О согласовании проведения запланированной встречи

Уважаемая Оксана Анатольевна!

Хотим напомнить Вам о намеченной нами встрече по проведению обучающего семинара-тренинга, который должен состояться 16 ноября 2005 г.

Мы надеемся, что Вы не изменили свои планы и встреча состоится.

Факс, отправляемый иностранному партнеру, имеет определенные особенности:

1) иначе оформляется адресная часть;

2) номер факса, сведения о получателе и отправителе, дата отправления и количество страниц составляют единый блок;

3) указывается вид документа – «Fax-message».

5.5. Пресс-релизы

Появление пресс-релизов, как правило, сопровождает разного рода юбилейные даты, выходящие из общего ряда событий на фирме, научные открытия, благотворительные акции, осуществляемые компанией, другие заслуживающие внимания широкой публики мероприятия. В рыночных условиях данный жанр становится одним из ведущих в плане формирования имиджа фирмы, продвижения на рынке ее продукции, достойного противостояния в конкурентной борьбе. В западных корпорациях работа с пресс-релизами входит в сферу деятельности службы Public Relations и находится в ведении наиболее опытных, хорошо подготовленных специалистов. Крупные компании, широко используя данный жанр в своих целях, нередко для составления эксклюзивных пресс-релизов привлекают маститых «акул пера» со стороны, предусматривая в своем бюджете для этих целей значительные суммы.

Пресс-релиз – это краткое, актуальное, социально значимое письменное сообщение для средств массовой информации (СМИ) от имени руководства предприятия (организации, учреждения).

Значимость пресс-релиза как делового документа еще более возрастает в свете его многофункциональности. В этой связи функциональное назначение пресс-релиза можно определить следующим образом:

1) привлечение внимания потенциальной общественной аудитории к событиям и фактам, описываемым в его содержании;

2) побуждение потенциальной общественной аудитории к поиску дополнительной информации о предприятии, его деятельности, продукции и т. п.;

3) разработка (на основе содержащейся в документе информации) других информационных материалов;

4) расширение потенциальной общественной аудитории, проявляющей здоровый интерес к предприятию;

5) повышение роста осведомленности потенциальной общественной аудитории и на этой основе – обеспечение более позитивного отношения к предприятию.