Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени - [34]

ПЕРЕОЦЕНКА

Когда закончите, сделайте обзор файлов, которые создали, и проведите любые усовершенствования, необходимые, чтобы ваша система оставалась простой. Вот три основных пункта, которые нужно оценить:

• Названия файлов. Имеют ли они для вас смысл? Активны ли они? Побуждают ли они вас заглянуть внутрь? Есть ли файлы, названия которых дублируются? Если да, объедините их, выберите одно название для всех и закрепите его. Например, у моей клиентки оказался один файл под названием «Номера телефонов», другой — «Для настольной телефонной записной книжки» и третий — «Потенциальные контакты». Все они относились к одной и той же теме.

• Толщина папок. Например, если вы создали папку с названием «Торговые ассоциации» и в конце процесса сортировки она стала слишком толстой, можно разделить ее на отдельные папки для каждой торговой ассоциации. С другой стороны, если оказалось несколько папок, в которых всего один или два листка бумаги, объедините и сгруппируйте их. Чем меньше папок нужно просматривать, чтобы подшить документ, тем лучше.

• Категории. Если получилось слишком много папок, возможно, у вас слишком много категорий. Посмотрите, можно ли сгруппировать их в более широкие категории: три-пять самых важных. Если категорий больше, их будет трудно запомнить, и обычно это означает, что ваша система слишком сложна. Поддерживайте ее простоту. Вот некоторые категории, которые создали мои клиенты:

Продавцы.

Персонал.

Стратегическое планирование и конфиденциальная информация.

Внешние проекты.

Финансовый директор корпорации

Сюжеты.

Источники.

Административные формы.

Репортер, специалист по журналистским расследованиям

Клиенты.

Административные вопросы.

Маркетинг.

Финансовая информация.

Финансы.

Директор компании

Отчеты правления и повестки дня.

Планирование поездок.

Формы.

Корреспонденция.

Ассистент администратора

2. «Чистка»

Наши офисы ежедневно засыпаются бумагами, и 80 % того, что подшивается, никогда не рассматривается снова. Подумайте о стоимости шкафов, тумб и ящиков, которые используются для хранения всех этих бумаг, о стоимости квадратного метра пространства, которое занимает вся эта мебель, и увидите, как дорого может стоить хранение ненужных документов.

Ниже приведены некоторые советы для контроля количества бумаг, которые вы храните.

1. Сверьтесь с бухгалтером, юристом или менеджером по поводу рекомендаций для хранения налоговых и юридических документов. Если вы должны хранить некоторые документы по юридическим соображениям, поместите их в общее хранилище компании.

2. Храните только ключевую информацию — материалы, которыми действительно пользуетесь. Чтобы решить, что является ключевой информацией, задайте себе следующие вопросы по поводу каждого листа бумаги. «Да» означает, что его нужно сохранить, «Нет» — что его пора выбросить.

• Связан ли этот документ с ключевыми аспектами моего бизнеса?

• Поможет ли он завершить проект, над которым я сейчас работаю?

• Представляет ли этот документ реальную и жизнеспособную возможность для моего бизнеса?

• Обращаюсь ли я к этой бумаге регулярно?

• Поможет ли мне этот документ заработать деньги?

• Есть ли у меня время сделать что-либо в соответствии с ним?

• Есть ли налоговые или юридические причины для его хранения?

• Изменилась бы моя жизнь или работа, если бы у меня не было этого документа?

3. Если у вас есть ящики, заполненные документами, которые вы не просматривали больше года, освободите место для новой системы, сложив эти документы в отдельный ящик, и храните их в другом месте, отметив в своем календаре дату приблизительно через три месяца, чтобы вынуть и рассортировать их. К тому времени вы будете уже некоторое время использовать новую систему, и процесс «чистки» пойдет намного быстрее.

«ЧЕРНЫЙ» СПИСОК ДЖУЛИИ: ВЫБРОСИТЬ НЕ ЗАДУМЫВАЯСЬ

• Реклама различных товаров. Реклама и почтовая рассылка на тему программного обеспечения, каталоги товаров и т. д. Если вы не готовы покупать прямо сейчас, выбросите все это. Те, кто рассылает рекламные материалы по почте, часто лишены каких бы то ни было угрызений совести — вы никогда не избавитесь от этих каталогов, буклетов и листовок. Можете быть уверены, что вам отправят любые новые рекламные материалы. Когда вы будете готовы к покупке, то, конечно же, обратитесь к самым свежим письмам.

• Старые журналы, книги и статьи. Если вы не просматривали их в течение последних двенадцати месяцев, то смело отправьте в корзину для бумаг, потому что к настоящему времени все эта информация, скорее всего, устарела. Кроме того, новую или обновленную информацию практически по любому вопросу можно получить быстрее, чем я успею дописать это предложение. «Отпуская» эти материалы, вы можете пережить настоящий катарсис, а также освободить много места — вам станет легче дышать и хранить нужные вещи.

• Устаревшие материалы исследований и литература. Эти предметы громоздки; они занимают много места, и большинство из нас никогда не обращаются к ним снова. Если хотите сэкономить место, повторяйте: «Хранить источник, выбросить бумагу». Поддерживайте список источников (фактических и потенциальных) по темам в настольной телефонной записной книжке или в адресной книге в компьютере. Если вам когда-либо снова понадобится этот материал, вы сможете связаться с источником и получить самую свежую версию.