Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени - [33]

Ниже указано среднее время, необходимое для организации традиционного офиса

ДЕЙСТВУЕМ!

1. Сортировка

«Мне было очень страшно начинать сортировку, потому что я знала, что станет явной вся моя неорганизованность — проваленные сроки, утраченные возможности, потерянные контакты. Кроме того, это потребует большой концентрации и значительных умственных усилий. Принимать все эти решения так мучительно… Но, когда я начала сортировку, процесс избавления от этих напоминаний о прошлых неудачах оказался исключительно освобождающим. Когда мы разбирали эти горы бумаг, мне становилось все яснее, что для меня действительно важно сейчас и на чем я хочу сконцентрировать свою энергию в будущем. Я была готова приступить к работе, на этот раз вооруженная системой организации, которая отражает то, что действительно имеет для меня значение».

Джанет Р., директор по маркетингу

Ниже приведены некоторые рекомендации, как можно рассортировать по категориям содержимое офиса.

Способы сортировки оборудования офиса

• Канцелярские принадлежности (бумага для заметок, визитки, конверты, марки, почтовые весы).

• Компьютер (руководства, дискеты, CD-ROM, картриджи, бумага для принтера, дополнительное оборудование для ноутбука).

• Банковские документы (бланки, регистры платежных документов, документы по банковским вкладам).

• Телефон (настольная телефонная и записная книжка, адресная книга, телефонные справочники, наушники).

• Офисные принадлежности (карандаши, ручки, степлер, ножницы, скрепки, резинки).

• Офисное оборудование (фотоаппарат, проектор, диктофон).

Способы сортировки книг и журналов

По темам:

• Финансы.

• Лидерство.

• Маркетинг.

• Руководства по офисным процедурам.

• Навыки презентации.

Способы сортировки документов

Если только ваша система хранения документов не работает с 75-процентной эффективностью, я рекомендую начать с самого начала. Это намного более аккуратный и быстрый способ работы, и по ее завершении вы получите полный и окончательный порядок.

Для этого вам понадобится блок из ста простых папок, карандаш, пустой банковский ящик (ящики) и груды ваших документов. Разберите все кипы в офисе, спрашивая себя: «Что это?», «Почему я храню это?» и «При каких обстоятельствах я увижу это снова?» Запишите первое слово, которое приходит вам в голову на пустой папке, вложите этот лист бумаги внутрь и переходите к следующему листу.

Кладите законченные папки на пол или в пустые банковские ящики. Так вы положите начало совершенно новой системе хранения документов. Если в одной из кип вы находите бумагу, которая относится к разделу файлов, уже существующему в вашей старой системе хранения документов, выньте папку, где он хранится, положите бумагу внутрь и включите этот старый раздел в новую систему, которую создаете. Он только что оправдал свое существование. Таким образом вы обнаружите, какие файлы из вашей старой системы все еще полезны, а какие больше не имеют ценности — это те, которые останутся нетронутыми после окончания процесса сортировки.

НАЗВАНИЯ ФАЙЛОВ

Как выбрать название, которое будет иметь для вас смысл не только сейчас, но и позже? Вот несколько советов:

• Пусть названия будут простыми, а категории — широкими. Секрет быстрого поиска в том, чтобы искать каждый документ как можно в меньшем количестве мест. В продаже можно найти приспособления, которые позволяют разделять и организовывать содержимое папок. Это самоклеющиеся разделители файлов. Мы более подробно поговорим о них в разделе «Разложить по местам».

• Называйте файлы так, чтобы их легче было искать, а не хранить. Другими словами, выбирайте названия, исходя из того, где бы вы искали нечто, если бы оно понадобилось снова. Часто это — тема, а не источник. Например, если вы просматриваете статью об инвестиционных фондах колледжа в Wall Street Journal, может быть, проще хранить ее под названием «Финансовое планирование», а не Wall Street Journal или «Вырезки». Если вы храните брошюру семинара, посвященного компьютерам, решите, храните вы ее для того, чтобы кому-то отдать, так как сами планируете принять участие в этом семинаре, или из-за того, что собираетесь использовать ее как пример для создания собственной брошюры семинара. Затем положите ее в соответствующее место.

• Используйте названия для того, чтобы группировать похожие файлы. Например, у вас может быть раздел «Продажи», содержащий отдельные файлы, например, «Продажи — внутри страны», «Продажи — международные», «Продажи — перспективы» или «Продажи — новые расчеты».

• Используйте названия, побуждающие к действию. Вместо пассивных названий, например, «Счета для выписки», «Счета для оплаты» и «Письма, на которые нужно ответить», попробуйте использовать в названиях больше действия, чтобы на них было трудно не обратить внимания. Например: «Выписать счета», «Оплатить счета» и «Выразить благодарность».

• Используйте названия, которые обращаются к вашей душе. Язык вызывает много реакций; он может быть как воротами, так и препятствием к информации. Посмотрите, влияет ли такое изменение названий на восприятие файлов и на то, как часто вы ими пользуетесь.