Расходы Банка России. Целесообразность, контроль и аудит - [13]

5. Расходы 2 группы планируются ПЭУ на основании информации, предоставляемой подразделениями банка, отвечающими за приобретение товаров, услуг и работ, необходимых для обеспечения бесперебойного функционирования центра затрат Банка (далее – ЦЗ).

6. Смета финансирования подразделения составляется на основе локальных смет, составляемых ЦЗ. ЦЗ предоставляет в планово-экономический отдел подразделения Банка локальную Смету финансирования на год.

7. Локальные сметы финансирования в обязательном порядке составляются следующими службами подразделений Банка:

а) Хозяйственным управлением;

б) Управлением капитального строительства;

в) Управлением информационно-технического обеспечения;

г) Службой безопасности;

д) Административным управлением (по статьям «Представительские расходы»; «Подписка на периодические издания»; «Праздничные мероприятия»; «Командировочные расходы»; «Обучение работников»; «Финансирование социальных нужд»);

е) Управлением бухгалтерского учета и отчетности (по статьям «Расходы на оплату труда»; «Материальная помощь»; «По реализации (списанию) имущества»);

ж) Управлением внутреннего контроля и аудита (по статье «Аудиторские и консантинговые услуги»).

При необходимости локальные сметы финансирования могут составляться другими службами подразделений Банка.

8. Интервал планирования Сметы финансирования подразделения Банка – год; интервал планирования Сметы расходов Банка – год с квартальной и помесячной разбивкой.

9. Подразделения Банка не позднее 25 октября предоставляют в ПЭУ проекты своих Смет расходов на предстоящий год. В качестве приложения к проекту Сметы расходов подразделения направляют в ПЭУ Пояснительную записку с подробным обоснованием каждой статьи расходов (должны быть включены расчеты к обоснованности сметы) и Перечнем подтверждающих документов. В случае непредставления указанной в настоящем пункте информации проект Сметы расходов подразделения не принимается к рассмотрению ПЭУ.

Порядок оценки обоснованности данных Сметы расходов

1. ПЭУ осуществляет анализ предоставленных проектов Смет финансирования подразделений и пояснительных записок к проектам, согласовывая технические и специализированные вопросы, вопросы развития бизнеса с соответствующими службами Центрального аппарата Банка. В случае необходимости подразделение Банка по устному запросу ПЭУ обязано предоставить дополнительную информацию. На основе предоставленной информации ПЭУ составляет заключение об экономической целесообразности и обоснованности осуществления расходов, запланированных подразделением. ПЭУ вправе предлагать собственный проект Сметы финансирования подразделений.

2. Срок рассмотрения проектов Сметы финансирования подразделения – не более 1 календарного месяца с момента предоставления подразделением Банка всей необходимой информации.

3. Локальная Смета финансирования должна включать следующую информацию о:

– действующих договорах (с обязательным указанием реквизитов договора, наименования контрагента; предмета договора; планируемой суммы оплаты в плановом году; ставки НДС, сроков платежа и исполнения обязательств контрагентом);

– плановых расходах (с обязательным указанием содержания расходов (расшифровка и расчет сумм расходов), планируемой суммы оплаты в плановом году, ставки НДС, сроков платежа и исполнения обязательств контрагентом), подтвержденных пояснительной запиской ЦЗ с указанием причин планирования расходов исходя из плана работ ЦЗ на будущий год (например, планируется провести пролонгацию договора, плановый ремонт и осмотр автотранспортных средств и т. д.).

4. ПЭУ рассматривает локальные сметы финансирования ЦЗ, оценивает целесообразность финансирования плановых расходов, в случае необходимости запрашивает дополнительную информацию и составляет консолидированную Смету финансирования Банка с учетом следующих моментов:

а) оценки истории расходов банка (данные за прошлые периоды, тенденции, структура и зависимость от численности штата и прочих показателей);

б) прогноза роста цен в плановом периоде и других показателей, влияющих на расходы.

5. Экспертиза заявок ЦЗ на обоснованность финансирования расходов производится ПЭУ, исходя из следующих критериев:

1. оценка степени важности финансирования данных расходов для Банка реальной потребности Банка: 1 – низкая, 2 – средняя, 3 – высокая (например, покупка программного обеспечения – 3; поездка на деловой семинар – 1; подписка на журнал для Отдела кадров – 1; приобретение визиток для руководителей среднего звена – 2; оплата аренды гаража – 3 и т. д.);

2. оценка контрагентов и их конкурентоспособности (анализ предложений на рынке и цен в регионе; наличие скидок; условия оплаты; наличие гарантий и сервисных центров и т. д.).

6. ПЭУ передает проект Сметы финансирования банка в Департамент бухгалтерского учета и отчетности Банка для проведения классификации расходов Банка на текущие и капитальные расходы, а также классификации расходов по счетам бухгалтерского учета и символами отчета о прибылях и убытках.

7. После проведения Департаментом бухгалтерского учета Банка классификации расходов ПЭУ готовит проект Сметы финансирования Банка, а также проект Сметы расходов Банка.