Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания - [56]
10. Пользуйтесь пометкой «ответа не требует». Конечно, ее надо использовать к месту. Получатели будут благодарны вам.
11. При необходимости пользуйтесь префиксами. Обозначение К1 укажет получателю на срочность письма, и он будет точно знать, как быстро надо ответить. Однако не поднимайте ложную тревогу. Используйте обозначение К1 только для того, что действительно срочно и важно. А если так, то будет ли письмо наилучшим способом передачи информации? Это подводит нас к следующему пункту.
12. Не полагайтесь на электронные письма, когда вопрос относится к квадрату 1. Да, электронные письма доходят до адресата за несколько секунд, но это не означает, что их прочитают через несколько секунд. Не забывайте, что есть еще телефон, по которому можно переговорить напрямую. А может быть, стоит просто встать со стула, пройти по коридору и поговорить с кем надо.
13. Не злоупотребляйте аббревиатурами. Аббревиатуры позволяют экономить время, особенно в теме письма. Но их так много, что получатель может не понять, о чем идет речь. Впрочем, вы можете договориться об использовании определенных сокращений. Например, ТПМ (требует принятия мер), ДВО (для вашего одобрения) или Воп. (вопрос).
14. Отвечайте на письмо в течение 24 часов. Конечно, в зависимости от характера письма. Если это задача из квадрата 2, которую нужно решить в течение недели, то как минимум сообщите отправителю, когда он может ожидать ответа.
15. Не рассчитывайте на немедленный ответ. Поскольку мы рекомендуем проверять электронную почту только в определенное время дня, то не стоит ожидать ответа сразу.
16. Используйте оповещения об отсутствии на рабочем месте. Если вы планируете отсутствовать на рабочем месте в течение длительного времени, проинформируйте об этом коллег и партнеров. Вы можете настроить рассылку оповещений для тех, кто работает в одной организации с вами, или тех, кто работает в других местах, или для тех и других. Некоторые программы позволяют ограничить круг получателей таких писем списком контактов. Это хорошо, поскольку не дает почтовым программам возможности отвечать на спам и, следовательно, увеличивать количество нежелательных электронных писем.
17. Сократите число копий. Люди нередко злоупотребляют рассылкой копий писем. Убедитесь, что вы отправляете копии только тем, кому необходимо. Обратите внимание, что копии не требуют каких-либо ответных действий, а рассылаются только для информации. Если вы хотите, чтобы кто-то указанный в копии предпринял те или иные действия, не забудьте об этом написать.
18. Очень осмотрительно используйте скрытые копии. Эта функция лучше всего подходит, когда получатели незнакомы друг с другом. Она позволяет скрывать контактную информацию. Некоторые смартфоны не обязательно показывают, что вам направили скрытую копию, позволяя отвечать и при этом оставаться невидимым для других получателей. Это не очень хорошо.
19. Не используйте функцию «Ответить всем». Всем известно, как низка ценность ответов, рассылаемых с помощью функции «Ответить всем»… Держитесь от них подальше. Мы будем признательны вам за это, да и другие тоже!
20. Присваивайте правильные названия вложенным файлам. Не заставляйте получателей гадать о содержимом файлов с названиями document 1.docx или CB0056.pdf. Выбирайте более понятные названия, например «Протокол совещания по переоснащению от 05.06».
21. Составляйте резюме основных моментов обсуждения. Если вы хотите проинформировать о своей переписке с кем-либо третье лицо, то полезно составить резюме, а не заставлять просматривать все письма. Как вариант можно выделить важные фрагменты писем.
22. Всегда добавляйте новые контакты в свою адресную книгу. Это дает гарантию, что в будущем письма от этих отправителей не попадут в папку «Спам».
23. Удостоверьтесь, что в шаблоне писем после подписи идет ваша контактная информация. Это полезно, если кому-то нужно связаться с вами немедленно или обсудить детали, используя другие средства связи.
24. Не используйте корпоративную почту для личной переписки. Рабочий почтовый ящик – собственность компании и не предназначен для личной переписки. Заниматься личными делами лучше в перерыве. Кроме того, зачем забивать диск, где хранится рабочая переписка, личными сообщениями, для которых лучше подходит другая учетная запись?
25. Используйте электронную переписку, только когда это действительно необходимо. Многие из нас получают более сотни сообщений в день. Если вы можете просто дойти до рабочего места своего коллеги, то сделайте это. Если ввод текста письма занимает более десяти минут, это слишком много для такого вида коммуникации. Электронная почта лучше всего подходит для получения и передачи информации. Она далеко не так эффективна (или даже контрпродуктивна), когда вы хотите разрешить конфликт, дать выход эмоциям, обозначить принципиальную позицию, посплетничать, сделать выговор или пожаловаться. Существуют средства коммуникации, которые больше подходят для этого… а в некоторых случаях об этом вообще не стоит говорить.
Приложение Б
Основные модели
Матрица управления временем>tm
Интервью со шведским психиатром и отцом семерых детей Дэвидом Эоехардом газете Die Zeit о его книге «Дети у власти» облетело Интернет и вызвало бурные дискуссии. Эбехард затронул очень важную и больную тему: инфантильность современных детей, их неприспособленность к социуму. Он откровенно написал, что это результат воспитательных методов, которые ставят ребенка на пьедестал и вынуждают родителей идти у него на поводу. Так дети превращаются в домашних тиранов, а родители – в жертв, не способных им противостоять.
Как обеспечить малышу эффективное раннее развитие? Признанный специалист в этой области, психолог-исследователь Аманда Гуммер уверена: все необходимое ребенку дает… игра. Это самый эффективный путь его развития – и к тому же он не требует от родителей особых материальных затрат. Именно в игре дети успешнее всего осваивают важнейшие навыки принятия решений, концентрации внимания, социализации, развивают свои творческие способности.В каждой главе автор рекомендует определенные игры в соответствии с возрастом и рассказывает, какие именно навыки они формируют.
Тема продления жизни очень интересовала людей во все времена. И в наши дни она находится в фокусе ведущих ученых мира. Как суметь прожить максимально долго и даже в глубокой старости сохранять энергию, подвижность, жизнелюбие и здравый ум? Какие изменения с возрастом происходят с нашим организмом? Что за недуги коварно подкарауливают пожилых людей и что с этим можно сделать? Какие средства продления жизни уже существуют, и сможет ли наука в ближайшем будущем обеспечить радикальное продление человеческой жизни?Узнайте об этом из книги известного американского научного журналиста и публициста Билла Гиффорда.
Опыт показывает, что любой из нас, зачастую против своей воли, может оказаться в ситуации, в которой ему не на кого рассчитывать и любой ценой нужно продержаться, не важно – несколько часов до рассвета или несколько дней, недель, месяцев до прихода помощи. Вы узнаете, как обеспечить себя водой, пищей, теплом зимой и укрытием от жары летом. Автор дает проверенные на собственном опыте советы и убедительно доказывает, что для выживания в любых условиях нужно не так уж много – желание выжить, определенные знания и уверенность в своих силах.
Количество одежды в вашем платяном шкафу настолько велико, что уже не вмещается новый наряд, а надеть все равно нечего? С этой проблемой сталкивается практически любая современная женщина. Переполненный гардероб – это отнюдь не гарантия того, что в любой ситуации вы подберете удачный комплект одежды. А каждой женщине так важно всегда выглядеть стильно, привлекательно и сексуально. С помощью этой книги вы научитесь определять свой тип фигуры, гармонично сочетать цвета в одном комплекте и подбирать подходящие именно вам ткани и фасоны одежды.
Перед вами большой сборник лучших данеток! Он разработан так, чтобы каждый смог подобрать загадки по тематике: детективные, исторические, криминальные, фантастические, детские, сложные. Каждая данетка – это удивительная история, в которой кроется захватывающая тайна, и ее нужно разгадать. Эта игра способна затянуть на целые часы увлекательного веселья. Возьмите ее в дорогу или на встречу с друзьями, и вы увидите, как интересно и незабываемо проведете время!