Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания - [55]

Члены команд знакомятся с пятью правилами и получают задание по освоению в течение пяти недель конкретных процедур, связанных с пятью поддающимися проверке типами поведения.

• Отчеты лидеров и корректировка процесса. Через пять недель после обучения лидеры команд отчитываются перед куратором о результатах внедрения пяти поддающихся проверке типов поведения и их влиянии на эффективность команд.

• Оценка результатов. Через три месяца после начала процесса производится оценка доли времени, приходящейся на квадрат 2, и расчет индекса энергии квадрата 2.

• Обеспечение устойчивости изменений. Этот этап длится 12 месяцев и предполагает непрерывное обучение (включая обучение новичков), создание инструментов реализации, повсеместное использование наглядных материалов, повторяющиеся оценки и целевую помощь командам, которые продвигаются недостаточно быстро.

Карта процесса инсталляции

Ниже приведено графическое представление этапов процесса инсталляции.

Ограничения

Рассуждая об инсталляции пяти правил, следует ясно понимать, что культуру в реальности невозможно инсталлировать. Ее можно только вырастить. Хотя мы и предлагаем поэтапный процесс инсталляции, на деле все зависит от поведения самих лидеров.

• Если лидеры регулярно делают паузу и интересуются, находятся ли подчиненные в квадрате 2, то они будут стремиться в квадрат 2.

• Если лидеры при свидетелях воздерживаются от сваливания на кого-то задачи из квадрата 3 и объясняют, что они делают, то подчиненные будут делать то же самое.

• Если лидеры говорят о вкладе, который они хотят сделать, и объясняют свои цели, то подчиненные будут делать то же самое.

• Если лидеры отдают всю свою энергию работе и поощряют тех, кто поступает так же, то подчиненные будут делать то же самое.

И наоборот, если лидеры отступают от такой модели поведения и загоняют других в квадраты 1 и 3, то подчиненные будут делать то же самое. В итоге все выливается в очередную инициативу-однодневку, что, к сожалению, привычно для большинства сотрудников этих организаций. Что-то вроде бы начинает меняться, но если лидеры возвращаются на привычные рельсы, то их подчиненные делают то же самое.

Успешные изменения – это процесс «изнутри наружу», требующий приверженности, моделирования и поддержки со стороны лидеров квадрата 2.

Лидерство в квадрате 2 – это выбор в духе «выиграл/выиграл». Лидеры, вставшие на этот путь, работают намного более результативно и раскрывают свой потенциал, а люди и организации, во главе которых они стоят, более эффективно добиваются важнейших стратегических целей.

Процесс «Изнутри наружу» при формировании культуры квадрата 2

Приложение А 25 правил работы с электронной почтой

1. Пишите кратко. Прежде чем щелкнуть по кнопке «Отправить», просмотрите свое письмо и удалите все, что не нужно для достижения его цели.

2. Формулируйте тему письма так, чтобы она требовала действия. Хорошо сформулированная тема письма похожа на хороший заголовок – она должна вызывать желание прочитать письмо. Если вы отправляете письмо с просьбой сделать что-либо, то напишите это в строке темы, например «Анализ бюджетной документации».

3. Не обозначайте тему только одним неоднозначным словом. Никто не будет читать письмо, в теме которого стоит только слово «Разное». Тема письма должна раскрывать его содержание. Это также помогает сохранять лаконичность.

4. Письмо должно быть посвящено только одной теме. Ведь в шапке письма значится «Тема», а не «Темы». Если вам надо обсудить больше одной темы, то напишите несколько писем. Это правило облегчает обмен информацией и помогает избежать пространных посланий.

5. Не полагайтесь на значки высокого приоритета (например, «!» или «!!»). То, что важно для вас, обычно не является важным для других. Как ни печально, но это факт. Вместо этого убедительно сформулируйте тему письма.

6. Сначала напишите текст письма, а потом укажите адрес. Мы почти автоматически начинаем с адресной строки. Попытайтесь перестроиться и заполнять ее в последнюю очередь. Каждый из нас хотя бы раз в жизни случайно отправлял незаконченные письма. Щелчок по кнопке «Отправить», когда нужно было щелкнуть по кнопке «Вложить» или «Сохранить» может стоить вам карьеры!

7. Вначале указывайте, что должен сделать получатель. Люди, как правило, не читают дальше первого абзаца, даже если потом идет жизненно важная информация, поэтому не прячьте цель своего послания в последних строчках.

8. Ясно указывайте, к кому вы обращаетесь и зачем. Если письмо адресовано нескольким получателям (включая получателей копий) и требует действия, то перечислите по пунктам, о чем вы просите каждого получателя. Будьте конкретны, в том числе и в отношении срока.

Пример:

Кому: Пейдж

Копия: Матео, Альдо, Терри

Пейдж, прошу тебя проработать вложенный документ в режиме правки и подготовить его к корректуре к этой пятнице.

Терри, Матео и Альдо: вы включены, чтобы быть в курсе.

9. Если сообщение короткое, поместите его в тему письма и завершите словами «конец сообщения». Это покажет получателям, что письмо открывать не нужно. Так вы сэкономите чужое время. Например: «Начало встречи через 15 минут (конец сообщения)».