Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - [56]

Сходить за продуктами.

Помочь Элли с документами для поступления в колледж.

Закончить доклад по проекту Митчелла (дедлайн — пятница).

Постирать белье.

Написать маме.

Купить подарок папе на день рождения.

Решить, по каким дням ходить на массаж.

Навести порядок на кухне и в ванной. Вызвать слесаря (течет кран в ванной).

Разослать приглашения на день рождения Дона.

Решить, куда ехать в отпуск.

Назначить ланч с клиентами из компании N.

Приготовиться к разговору с шефом по поводу прибавки к зарплате.

Очистить папку «Сделать» в электронной почте.

Обновить календарь для сотрудников.

Я могла бы продолжать это список до бесконечности, но и того, что здесь перечислено, вполне достаточно, чтобы понять: это напоминает изложенный на бумаге поток сознания, а не документ, который должен помочь мне стать организованной. Если бы я была новичком в организаторском деле, возможно, составила бы похожий список. Сейчас я уверена, что гораздо эффективнее будет перенести пункты списка в календарь. Список главных файлов — это инструмент, к которому вы обращаетесь, когда бумажный поток начинает валить вас с ног. Календарь же — ваш ежедневный компаньон, при помощи которого можно составить план дел на день. В следующих ниже разделах я предлагаю несколько подсказок, которые помогут вам составить правильный список. Смотрите же, как работает Волшебная формула.

Используйте Excel

В программе Excel вы сможете составить простой и гибкий список. Когда закончите, просмотрите его. Нет ли в нем пунктов, которые вы уже сейчас можете вычеркнуть, потому что они все равно не будут выполнены? Или пунктов, которые можно вписать в календарь? Если, к примеру, вы в марте думаете о том, куда поедете на Рождество, не лучше ли перенести эти раздумья хотя бы на середину июня? И выкиньте пока этот пункт из головы — всему свое время.

Разделите список на категории

Для этого вам потребуется лишь вырезать и вставлять. В этом безусловное преимущество компьютера перед бумагой. Список из приведенного выше примера разбивается на следующие категории: «Работа», «Семья/Дети», «Дом» и «Личное». Такое разделение дает возможность разбираться с каждой категорией по отдельности, расположив их в порядке снижения важности.

Ниже представлен тот же список, но уже разбитый на категории и доведенный до ума. Чувствуете разницу?

Работа

Закончить доклад по проекту Митчелла (дедлайн — пятница).

Назначить ланч с клиентами из компании N.

Приготовиться к разговору с шефом по поводу прибавки к зарплате.

Очистить папку «Сделать» в электронной почте.

Обновить календарь для сотрудников.

Личное

Решить, по каким дням ходить на массаж.

Семья/Дети

Помочь Элли с документами для поступления в колледж.

Написать маме.

Купить подарок папе на день рождения.

Разослать приглашения на день рождения Дона.

Решить, куда ехать в отпуск.

Дом

Сходить за продуктами.

Постирать.

Навести порядок на кухне и в ванной.

Вызвать слесаря (течет кран в ванной).

Читая этот вариант списка, я успокаиваюсь. Теперь можно выбрать категорию и сделать график выполнения входящих в нее пунктов или разбить их на отдельные шаги. Вот мои наблюдения.

Тратить энергию на других и на выполнение заданий — это, конечно, хорошо, но давать что-то другим можно только в том случае, если это «что-то» у вас есть. Что вы добавите в категорию «личное»? Любите массаж или предпочли бы сходить в кино? Пункт «Массаж» в списке сам по себе смысла не имеет, но, если вы запишете в календаре, скажем, на ближайший вторник «Записаться на массаж на субботу», это уже будет похоже на часть плана.

В этой категории один из пунктов — «Вызвать слесаря» — требует немедленного выполнения. Остальные же — повседневные дела, которые автоматически делаются в определенные дни. Более того, если ваши дети дома, кое-что (к примеру, стирку) можно поручить им. В моем календаре пункты «Постирать» и «Сходить за продуктами» записаны на соответствующие дни недели. Этот порядок меняется, если я, к примеру, уезжаю в путешествие, напряженно работаю или нахожусь за городом. Но в основном он неизменен. Почти механическое выполнение этих заданий дает ощущение комфорта. Они становятся островками стабильности в бурном море жизни.

Я оставила «Работу» напоследок, чтобы мы смогли уделить ей побольше внимания. Разберем каждый пункт в отдельности и посмотрим, нельзя ли как-то упростить себе жизнь.

«Назначить ланч с клиентами из компании N» и «Обновить календарь для сотрудников» — это конкретные действия. Я бы вписала их в календарь, назначив наиболее подходящий для этого день.

Разбираться с письмами приходится каждому из нас. Главное — делать это ежедневно. Электронная почта облегчает работу, но стоит только утратить бдительность — и она становится ловушкой, пожирающей время.

Что касается разговора с шефом о прибавке к зарплате, то тут важно выбрать правильное время и отразить это в календаре. Зачем забивать себе голову заданиями, которые не имеют отношения к настоящему моменту?

Вписывая тот или иной пункт в календарь, задавайте себе вопрос: нет ли в списке других пунктов, выполнение которых можно совместить с выполнением этого? Предположим, я вписала пункт о прибавке к зарплате в свой календарь на определенный день. Вечером накануне этого дня я заглядываю в календарь, вижу этот пункт и добавляю к нему другие, которые помогут мне его выполнить. Не понимаете? Ничего, скоро разберемся.