Полный контроль! Тайм-менеджмент нового поколения за 30 дней - [29]

«Деньги в бидоне», – говорит девочка…

Если же ты только начинаешь работать с исполнителем или он не из лучших, то обязательно оговори максимальное количество правил. Объясни ему, как надо делать, если не получится по первому варианту, и что предпринять, если возникнет заминка. Это лучше всего делать с тем, кто очень хочет сделать, но пока не умеет. Так можно подготовить себе прекрасного исполнителя. А затем – делегировать ему результат.

Ресурсы

Определи человеческие, финансовые, технические или организационные ресурсы, которые можно использовать для достижения желаемых результатов. А главное, помни про Дедлайн. Работа занимает столько времени, сколько ты на нее выделяешь! – закон Паркинсона.

Исполнитель, особенно тот, кто получает оплату за время, а не за результат, будет делать ее долго. Поэтому очень важно поставить Дедлайн. И оговори плату за задержку. Мы опять вернулись к «волшебной формуле», которая обеспечивает концентрацию на работе. Дедлайн + Декларация со штрафом = КОНЦЕНТРАЦИЯ.

С финансовыми ресурсами похожая ситуация. Если ты не оговоришь подробно, что можно использовать и какой максимальный финансовый ресурс ты выделяешь на решение этой задачи, – возможны неприятные неожиданности. К примеру, твои билеты на поезд курьер привезет тебе на такси – чтобы было быстрее. Платить за такси придется тебе.

Так что – оговаривай ресурсы!

Отчетность

Установи стандарты, критерии исполнения, которые будут использованы при оценке результатов; оговори конкретные сроки для отчетов и оценок.

Однажды меня пригласили провести стратегическую сессию и тренинг мотивации для одной из организаций ПриватБанка. Это была очень важная для них организация, и меня пригласили выступить в их отделе стратегического планирования. Там были профессор экономики, главный стратег, и еще несколько суперспециалистов. Меня ввели в курс дела, потом я встречался с их генеральным директором – Александром Дубилетом. Они хотели, чтобы я досконально разобрался, чего от меня ждут. Я понял. Их система планирования невероятно точна – и дает практически 100-процентные результаты. Очень подробно и четко мне ее объяснили, чтобы убедиться, что я, как исполнитель, понял задачу.

...

Управлять можно только тем, что можно измерить.

Питер Друкер

Суть системы планирования банка заключается в том, что каждая цель или задача, которая ставится перед подразделением или человеком, имеет от 5 до 15 критериев оценки и замеров.

Для абсолютного понимания процесса. Если все получается – понятно почему. Если нет, они тут же находят причину, исправляют – и все опять получается.

Сейчас покажу, как это работает в простом делегировании.

Ты поручаешь кому-то найти билеты по лучшей цене к завтрашнему вечеру.

Завтра он приносит тебе билет за 1000 рублей.

Что ты узнал о том, насколько хорошо и качественно выполнена работа и можно ли поручать этому человеку покупку билетов и более дорогих вещей? – Ничего!

...

Дело в том, что необходимо поддержать работников, дать им всю информацию о том, что происходит, чтобы они сделали намного больше того, чего они достигли раньше.

Билл Гейтс, сооснователь «Майкрософт», самый богатый человек в мире

По системе «ПриватБанка», к этой задаче можно было бы добавить от 5 до 15 критериев оценки.

1. Сколько часов он искал? Мог искать от 15 минут до 15 часов.

2. Сколько сайтов он просмотрел? Мог смотреть от 1 до 15 сайтов.

3. Насколько хороший вариант он выбрал? Стоит оценить его выбор у лучших экспертов по путешествиям.

4. Просил ли он скидки и лучшие условия? Опрос продавцов билетов, с которыми он имел дело.

5. Как он сам оценивает свою производительность и эффективность? По 10-балльной шкале.

Можно было придумать еще несколько критериев оценки и попросить его слать промежуточные отчеты. Тебе кажется это лишним? Лучше постоянно менять поставщиков или фрилансеров и годами наступать на одни грабли: «Меня подводят!»? Надо правильно давать задания и находить грамотных исполнителей.

Вообразите себе сквер… и на каждом дереве сидит по одному солдату без всякой дисциплины.

Последствия

Определи последствия – как позитивные, так и негативные, – которые наступят по итогам оценки. Сюда можно записать финансовое и моральное вознаграждение, перевод на другую работу – и естественные последствия, связанные с общей миссией организации. Сюда же включаются штрафы и наказания.

Если люди не хотят работать, значит, надо искать тех, кто хочет. А если не хватает мотивации и концентрации, то ДЕДЛАЙН + ДЕКЛАРАЦИЯ (обещание сделать) и штраф за невыполнения = КОНЦЕНТРАЦИЯ.

...

Я советую посылать одну задачу за один раз, в крайнем случае, не больше двух. Если вы хотите, чтобы ваш компьютер завис или сломался, откройте 20 окон и программ одновременно. Если вы хотите сделать то же самое с вашим помощником, назначьте ему дюжину задач, не располагая их по приоритетам. Вспомните нашу молитву: Устраните прежде, чем вы делегируете.

Тим Феррис

Оговаривай последствия. Лучше всего по системе коучинга, чтобы человек сам понял, что ему очень надо выполнить качественно твое поручение. Это мотивация через плюс. Вознаграждение, похвала и признание, рост и развитие – все это позитивная мотивация, о которой обязательно надо напоминать во время делегирования.