Полное руководство по переговорам. Пять шагов для создания долгосрочного партнерства - [16]

Тайминг и планирование

Следующий элемент, требующий тщательного продумывания, это общий тайминг, график и планирование переговоров, особенно планирование точек соприкосновения. Важно оставить достаточно времени для нескольких таких точек, чтобы люди имели возможность подумать о переговорах и принять в расчет новые элементы, изменения или обстоятельства. Порой временные рамки переговоров будут открыты для изменений, а порой будет установлен дедлайн, когда вы будете знать, что к определенному сроку необходимо достигнуть соглашения.

Например, переговоры по вопросу размещения молодых спортсменов на Молодежных Олимпийских играх в Лозанне, Швейцария, должны были быть завершены до начала игр в январе 2020 года, то есть имелась фиксированная дата.

Нужно ответить на следующие вопросы.

• Когда должны проходить переговоры? Каков лучший момент для начала обсуждения?

• Есть ли дедлайны или сроки, которые следует принять во внимание? В некоторых ситуациях существует дедлайн, и тогда следует строить планы с учетом крайнего срока (например, дата начала мирового Кубка по футболу не подлежит обсуждению; строительство Олимпийской деревни необходимо закончить до начала игр; модуль нужно разработать до выпуска программного обеспечения). В подобных ситуациях нужно осуществить некоторое ретропланирование и начинать с конечной даты, то есть планировать в обратном порядке.

• Какое лучшее время для встреч? Старайтесь реализовать хороший тайминг, когда и внимание, и готовность будут на высочайшем уровне. Убедитесь, что вы запланировали достаточное количество времени и встреч. Может быть (и часто бывает) несколько точек соприкосновения («переговорных раундов», как в итеративном процессе) (см. гл. 2).

• Как вы полагаете, сколько будет всего встреч? Старайтесь все планировать заблаговременно, чтобы снизить риск прессинга для обеих сторон. Люди редко проявляют хорошую, креативную реакцию под давлением.

• Какое время должен занять весь процесс? А каждая встреча?

ПРИМЕР

Фабрика должна закрыться через 24 месяца. Следует провести с рабочими переговоры по вопросу коллективного трудового соглашения. Соглашение должны принять сначала рабочие и члены профсоюза, затем директор, прежде чем могут быть урегулированы юридические аспекты. Таким образом, важно грамотно спланировать заранее конкретные сроки, то есть к концу первого квартала проект соглашения должен быть подготовлен и направлен директору, а к концу второй недели второго квартала необходимо выработать и представить обновленное предложение. К концу третьего квартала юридический отдел должен подготовить окончательное предложение. К середине четвертого квартала план и соглашение должны быть представлены всему персоналу и обнародованы в открытом доступе.

Контактное лицо, стиль взаимодействия и культурные различия

Третья тема, которую следует рассмотреть, – это ваши контактные лица, то есть люди, которые в идеале сядут с вами за стол переговоров. Разговор с «правильным» человеком – большой шаг к достижению цели. Вам нужно прояснить, у кого больше власти и влияния, чтобы вам помочь (напрямую или косвенно), продумать, как вступить с ним в контакт, и собрать о нем как можно больше информации – например, какие модели ведения переговоров он предпочитает, каков его профессиональный профиль и культурный бэкграунд.

Здесь нужно прояснить следующие аспекты.

• Кто мог бы стать вашим лучшим контактным лицом, идеальной стороной переговоров? Очень важно определиться с тем, что вы нацелены на лучшую для вас персону, учитывая тему обсуждения, и сделать так, чтобы за стол с вами сели «правильные» люди [19]. Какой у них имеется авторитет, каково место в иерархии, есть ли власть принимать решения или круг влияния?

• Как вы думаете, в чем их интерес (исходя из фактов)? Избегайте догадок и не давайте воли воображению: если у вас есть гипотезы, убедитесь в их обоснованности.

• Есть ли культурные различия между вами, о которых вы должны знать?

• Что вам известно о предпочитаемом стиле взаимодействия другой стороны (например, офлайн или онлайн) [20]? Насколько другая сторона доступна? Что нужно, чтобы наладить с ней контакт? Можете ли вы позвонить или написать по электронной почте напрямую, или лучше, чтобы сначала вас представили?

• У вас уже были взаимодействия с другой стороной, и если да, как это повлияет на процесс переговоров?

ПРИМЕР

Ведя переговоры о коллективном трудовом соглашении, не будет ли лучше сначала поговорить с начальником кадровой службы или с директором? Возможно, один из них более открыт для обсуждения ситуации работников, чем другой? Имеет ли один из них влияние на другого?

Местоположение, доступ и логистика

Иногда нужно изучить логистические и организационные аспекты, чтобы подготовиться к различным вариантам. В зависимости от контекста, это может сильно повлиять на ситуацию, в том числе на планирование. Например, если в ваших переговорах участвуют люди из разных стран, которым придется физически собраться вместе, нужно запланировать больше времени на дорогу. Или же, если точки соприкосновения организуются исключительно посредством видеоконференций (см. гл. 8 об онлайн-переговорах), вам нужно будет как следует оценить технологии и пропускную способность видеосвязи. Порой требуется специальное оборудование; могут понадобиться специальные коды безопасности для доступа в засекреченное здание или лабораторию. В ряде ситуаций, связанных с вопросами мира и урегулирования конфликтов, следует согласовать вопрос о том, могут ли стороны прийти на встречу с оружием.