От срочного к важному: система для тех, кто устал бежать на месте - [46]
Управление информацией: контакты и заметки
Управление информацией — необходимая составляющая вашего тайм-менеджмента, потому что здесь играют роль удобство, экономия времени и организованность. Сколько раз в день или неделю надо связываться с другими людьми для вашего бизнеса? Как часто приходится вспоминать, когда вы говорили с кем-то, о чем и что нужно сделать до следующего разговора с этим человеком? Сколько раз в неделю вы просматриваете один и тот же справочный материал? Имея эту информацию в организованной системе, вы спасете себя от потраченного впустую времени, от лишнего расстройства и ни перед кем не почувствуете себя неловко.
Управление контактами
Как вы запоминаете людей в жизни и бизнесе? В основном работают личные знакомства или у вас есть широкая клиентская база? Эти вопросы приводят к следующему информационному ресурсу. Отслеживание людей в бизнесе или жизни называется управлением контактами. Так какой системой управления контактами вы пользуетесь?
Она должна охватывать не только телефонные номера, адреса, электронную почту и другие способы связи. Она должна включать в себя дела, которые вас связывали, причины, по которым вы в последний раз пересекались, и имеющую отношение к делу личную информацию — имя супруга или супруги, любимый ресторан для деловых встреч, прошлые контракты или проекты, которые вы имели с этим человеком. Этот тип управления контактами необходим в таких занятиях, как продажи или профессиональные услуги, или на самом деле — в любой профессии, если вы имеете дело с постоянными или частыми клиентами.
Многие компании разрабатывают свою систему управления контактами и учат подчиненных управлять этими важными связями. Но даже если у вас нет такой системы, все равно надо следить за людьми, с которыми имеете дело, будь то клиенты, коллеги по компании или по отрасли либо сетевые знакомые.
Многие системы электронной почты и мобильных устройств позволяют создать файл или страничку для каждого контакта со свободным местом, где можно сделать пометку, когда вы в последний раз говорили с этим человеком. Как и со списком дел, и с календарем, лучший способ управлять вашими контактами — определить одно место для всех и придерживаться исключительно одной системы.
В этом случае вы будете уверены, что не потеряете важную контактную информацию. Вы всегда будете знать, где при необходимости посмотреть. Нужно обеспечить постоянный доступ к вашей системе или иметь удаленный доступ к ней с мобильного устройства.
Если ваше мобильное устройство и служит основной системой управления контактами, регулярно дублируйте ее на компьютере или в интернете на случай потери вашего устройства. Утрата такой информации может плохо сказаться на вашем бизнесе, а восстановление займет слишком много времени.
Заметки
Когда вы обычно делаете заметки? На совещаниях? На переговорах с клиентом? На семинарах? А как насчет списков? У вас есть списки покупок, дел на выходные, перечень местных ресторанов? Как и с вашими остальными информационными ресурсами (думаю, вы знаете, что я сейчас скажу!), нужно определить одно место для хранения ваших записей и придерживаться его. Например, на еженедельных совещаниях, предполагающих заметки, понадобится простой бумажный блокнот, который потом можно отложить в сторонку, потому что, скорее всего, постоянно иметь его с собой не обязательно — впрочем, как и все остальные информационные ресурсы. Конечно, если требуется удаленный доступ к записям или файлам, тогда можно воспользоваться созданными для этого техническими средствами и приложениями.
Большинство людей распределяют записи в определенном соответствии: с контактом или человеком, к которому они относятся (как например, в системе управления контактами для продаж); с датой, когда запись была сделана (как на еженедельных совещаниях); или с темой, к которой эта запись относится (в случае с проектом для нескольких участников). Решите, какая классификация наиболее удобна, и придерживайтесь ее. При необходимости удаленного доступа к собственным записям, относящимся к текущим проектам, создайте их в компьютере. Если не можете найти записи, когда они нужны, был ли смысл их вообще делать?
Решайте сразу
Есть еще одно правило, способное помочь быть более продуктивным при организации своей системы управления информационными ресурсами: решайте сразу. Это означает, что надо принимать решение, как только эта необходимость возникает. Помните, как вы открывали электронную почту или отвечали на телефонный звонок, а потом думали: «О нет, это займет целых 20 минут. У меня нет времени делать это сейчас»? Вы просто пропускали это и продолжали читать почту? Или писали себе напоминалку на стикере? Вы уже решили, что сейчас нет на это времени. Просто пойдите немного дальше и спросите себя: «Если не сейчас, то когда?» И когда определите время, запишите это задание в список дел на будущее и уже не волнуйтесь, что забудете. Если это важное событие, внесите его в свой календарь сразу, чтобы не забыть сделать это позже. Тренируясь совершать такие маленькие шаги в моменты появления задания или новой информации, со временем вы превратите это в привычку.
