От срочного к важному: система для тех, кто устал бежать на месте - [44]

Календарь

Какую систему вы используете, чтобы отслеживать встречи? Каким способом запомните дату приглашения на барбекю в следующем месяце? Запишете все в календарь, висящий на кухне? Запишете в календарь на своем смартфоне? Или на работе? Или во всех трех местах?

Иметь два раздельных календаря для личных и рабочих дел не означает получить два раздельных 24-часовых расписания; это скорее принесет головную боль. Все запланированные дела должны сосредоточиваться в одном месте. Их нельзя разделить, так же как вы не можете быть в двух разных местах одновременно. У вас есть друзья, которые, не раздумывая, на все соглашаются, не проверяя или не записывая своих обещаний в календарь? Они в конце концов отменяют какие-то дела, потому что ранее запланировали что-то еще, не смогли найти время для этого или просто забыли, на что и когда соглашались. Использование календаря предотвращает такие вещи.

Помните высказывание «Человек, у которого есть часы, всегда знает, сколько времени. Человек, у которого двое часов, постоянно сомневается»? То же самое можно отнести и к вашим важным делам. Если вы планируете дела в разных системах хранения, это практически гарантированно приведет к конфликту расписаний.

Ключи к эффективному использованию вашего календаря точно такие же, как и ключи к использованию системы заданий:

1. Выберите одну систему календаря для всех личных и рабочих дел, имеющих точное время, и придерживайтесь ее.

2. Постоянно имейте ее с собой или обзаведитесь удаленным доступом к ней.

Некоторые используют так называемый общий календарь. Это может быть обычный календарь, которым пользуется целый отдел на работе, так что все знают, кто и где будет в этот день. Такой же можно использовать дома. Это может быть интернет-календарь или настенный. Его смысл в том, что другие люди могут узнать, где вы находитесь в конкретный момент. Но он не должен быть вашим единственным напоминанием об обязанностях. Каждое дело, назначенное в общий календарь, должно быть и в вашем календаре, чтобы вы могли видеть все свои обязательства одновременно.

Также непременно надо иметь мобильный доступ к своему календарю, чтобы решать на месте, стоит ли соглашаться на встречу, принимать ли приглашение и как поступать с любым обязательством.

Итак, ваш календарь также включает в себя и назначенное время, которое вы выделяете, чтобы заняться делами для достижения успеха. Он показывает, на что вы тратите время и, следовательно, что цените. Вы показываете, что цените определенные стремления или отношения: даете им свое время — самый дорогой и невосполнимый ресурс.

Все работает в союзе

Мы объяснили в прошлом разделе, что, прежде чем составлять список дел, надо сверяться с вашим календарем по поводу точных обязательств. Так вы не будете пытаться вместить огромное количество заданий в малый отрезок времени, заранее избежав неудачи.

Но что если ваш список дел — главный приоритет на весь день? Иногда нагрузка так велика, что не остается времени запланировать хоть какие-нибудь дополнительные встречи. Это бывает в том случае, если приближается срок подобных дел, или они так долго томились в списке на будущее, что игнорировать их уже никак не получится. Скажем, намечается большое мероприятие. За несколько дней до него вряд ли стоит планировать встречи или занятия с новыми клиентами. Вы, скорее всего, будете загружены мелкими поручениями, деталями, заданиями, последними приготовлениями. И хотя все эти дела могут не быть привязаны ко времени, все-таки надо успеть их закончить перед этим мероприятием. В такие дни список дел окажется для вас наивысшим приоритетом. Придется закончить все дела в нем для уверенности, что мероприятие пройдет успешно, поэтому с планированием важных и точных по времени событий придется подождать.

Календарные дела и задания из списка должны работать совместно друг с другом, потому что они представляют и ваши обязанности, и вашу ответственность. При планировании дня надо иметь в виду оба этих ресурса.

Именно поэтому важно использовать систему, позволяющую параллельно видеть точные и гибкие по времени дела. Если вы видите, что список на будущий день заполнен множеством мелких обязанностей, которые решат проблемы на вашем пути, неразумно планировать важную встречу с отделом финансов или обед с клиентом. Даже если нет ничего точного по времени, все равно многое надо успеть. И наоборот, если день занят последовательными совещаниями, вместить получится только одно или два гибких по времени задания.

Вы сможете принимать решения насчет того, как провести день лучшим образом, только если выработаете привычку планировать. Знание о том, что ждет впереди — и когда будет время уделить этому внимание, — это навык, который вы приобретаете с помощью привычного планирования и расстановки приоритетов. И это то, что поможет выработать календарная система, позволяя:

• Планировать дела для достижения успеха в календаре и защищать время для их выполнения.

• Использовать только один календарь для личных и рабочих дел.

• При планировании и расстановке приоритетов рассматривать и