От срочного к важному: система для тех, кто устал бежать на месте - [34]

Польза № 2: вы успеваете больше в более короткий срок

Даже те люди, которые обычно не пишут планов или списков, все равно начинают придумывать их перед отпуском. Почему? Потому что время ограничено; дорога каждая минута! Если вы действительно хотите насладиться долгожданным отпуском, то не должны думать, какие проблемы не успели решить до отъезда и какие последствия ожидают вас по возвращении.

Наличие плана дает возможность переходить от одного дела к другому, не тратя много времени на переход. Размышления, что бы еще сделать, отнимают время, вы можете отвлечься или вас могут прервать. Именно в это время придет в голову перекусить, поболтать, просмотреть социальные сети, пролистать новости, помечтать, налить себе кофе, посидеть в интернете и т. д. Этим вещам сложнее сбить вас с курса, если вы занимаетесь чем-то определенным. Я не говорю, что совсем нельзя отдыхать. Но если хотите сберечь продуктивное время, сокращение перерыва между делами и занятиями — эффективный способ.

Ежедневное следование плану также повышает эффективность. Подумайте: кто быстрее выйдет из продуктового магазина — тот, у кого есть подробный список продуктов, рассортированный соответственно отделам, или тот, кто просто блуждает от стеллажа к стеллажу без плана действий? Я пробовал оба этих способа — думаю, что и вы тоже. Если у вас много времени — пожалуйста, бродите в свое удовольствие! Но если время волнует, план — наиболее эффективный способ, дающий направление. Он делает каждый шаг проще; вы можете потратить свою энергию на само задание, вместо того чтобы разбираться, что же делать дальше.

Польза № 3: активный, а не реактивный способ действия

Планируя заранее, вы можете действовать активно. Как мы обсуждали в четвертой главе, это сохраняет уровень срочности и стресса низким, повышает качество работы, дает контроль над ситуацией и позволяет вам, а не дедлайну выбирать лучшее время для завершения работы. Когда плана нет, ваша продуктивность не раскрывается до последней минуты. И вы снова заканчиваете реактивным способом действия, который повышает стресс и срочность, снижает качество, контроль и комфорт.

Активный способ действия усиливает организованность, позволяя группировать схожие задания. Вместо того чтобы спуститься на первый этаж и посетить собрание, потом подняться на свой четвертый и только у рабочего стола понять, что надо спуститься снова, потому что забыли с кем-то там поговорить, вы можете запланировать это заранее и сэкономить время, делая все вещи заодно. Соедините темы, которые хотите обсудить во время собрания, в одну группу — и выиграете кучу времени. По этой самой причине мы и составляем списки продуктов: потому что бежать в магазин каждый раз, когда нам что-то понадобится, — неоправданная трата времени.

Поэтому важно распределить по категориям вопросы к начальнику или клиенту — чтобы не отвлекать человека, перезванивая ему каждые пять минут. Именно поэтому стоит соединять все те маленькие дела, из‑за которых приходится вставать из‑за стола, или даже покупать подарки на день рождения задолго до нужной даты, раз вы уже решили пройтись по магазинам сейчас.

Польза № 4: вы принимаете лучшие решения

План научит оценивать, чего стоят возможности вашего времени, и определять лучший способ его использования. Он также даст реалистичное представление о том, что вы можете сделать за один день, учитывая точные по времени мероприятия и дела, а также гибкие по времени задания. И, как вы уже знаете, когда плана нет, вы, скорее всего, займетесь любым подвернувшимся под руку делом. План позволяет сравнить эти возможности с теми, что вы уже запланировали, и выбрать лучшее.

Скажем, вам надо сегодня провести на собрании все утро, потом, возможно, останется время днем, чтобы сделать одно важное В-задание и несколько С-заданий. И вдруг перед вашим столом возникает начальник и требует начать сегодня другой проект. Без плана вы бы начали выполнять это задание тут же — и, скорее всего, на следующий день бросились бы делать В-задание, потому что его срок уже на подходе, а все эти С-задания пришлось бы тоже отодвинуть до их дедлайнов. Но… У вас есть план! Обращайтесь к начальнику: «Вы не могли бы мне посоветовать? Вот мой план на день. Этот новый проект важнее, чем сегодняшнее собрание? Или мне стоит перенести дедлайн В-задания, которое необходимо сдать завтра, чтобы я мог заняться проектом сейчас? Или отложить все эти С-задания, которые вы мне дали на следующий день, чтобы вместо них сделать проект?» Возможно, начальник подтвердит, что ваш план на сегодня более важен, чем новый проект. Или, наоборот, освободит от утреннего совещания для работы над проектом — или позволит перенести С-задания на другой день. Что бы ни произошло, вы примете обдуманное решение, потому что у вас есть план. Можете придерживаться его, а можете отказаться в пользу чего-то еще, но вы сделаете лучший выбор, основанный на понимании — что вы действительно способны выполнить.

План помогает отказаться от дел, использующих время впустую. Мы знаем, что иногда говорить «нет» может быть сложно и неудобно. Но на самом деле делаем это каждый день, даже не осознавая. Помните, что каждая возможность стоит вашего времени; если вы посвящаете его какому-либо занятию, вы, по сути, говорите «нет» всему, чем могли бы заниматься в это время. Представьте, что вы на совещании; присутствуя на нем, вы отказываетесь от телефонных звонков, электронной почты, иных собраний и любых других дел в этот отрезок времени. Вы также говорите «нет» идее устроить себе выходной и поиграть в гольф. Каждый раз, говоря «да» одной вещи, вы отказываете всем остальным.