Основы русской деловой речи - [25]

§ 2. Канцелярский подстиль: деловая документация

2.1. Канцелярский документ как особый тип текста и его языковые особенности

Основа деловой коммуникации – письменные тексты особого типа, документы. Понятие «документ» происходит от латинского documentum (свидетельство), материальный носитель записи с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. В более узком смысле (служебный) документ – это деловая бумага, юридически подтверждающая кому-либо факт или право на что-то.[93] Официально-деловой стиль, основной сферой приложения которого является документ, иногда называют «документальным».

Сопоставление деловых, научных, публицистических и художественных текстов позволяет выделить некоторые общие требования к тексту-документу:

1. Все служебные документы составляются в строгом соответствии с официально принятой или узаконенной традицией формой.

2. Деловой документ должен быть точным, лаконичным и конкретным; основная задача составителя документа – четко отразить сведения, имеющие правовую силу.

3. Документ рассчитан на письменную фиксацию и поэтому внутренне противопоставлен разговорному типу речи, более свободному от запретов.

4. Документ характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств в связи с тем, что тематически круг деловой речи строго определен, ограничен, а ситуации ее применения сравнительно немногочисленны и однотипны.

Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают важнейшую особенность деловой речи – высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов, например: абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет и таблиц.[94] Л. В. Щерба сформулировал своеобразие делового стиля так: «Язык законов требует прежде всего точности и невозможности кривотолков: быстрота понимания не является уже в таком случае исключительно важной».[95]

Языковая специфика делового документа в значительной мере является отражением своеобразия его формы, тяготеющей к шаблону, стереотипу. Стереотипность официально-деловой речи вызвана особенностями общения: повторяемостью описываемых ситуаций, учетом принципов восприятия и понимания речи, ее терминированностью.[96] Принято говорить, что документ не «пишется», а «составляется». Действительно, нет смысла каждый раз придумывать оригинальные вступления, заголовки, обращения для повторяющихся типовых ситуаций. Здесь и удобнее, и естественнее использовать готовую формулу. Вот почему языковые штампы делового стиля – объективная необходимость. При подготовке документа необходимо соблюдать следующие принципы:

1) объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;

2) строгое соответствие между составом информации и видом документа;

3) использование унифицированных речевых средств – устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц измерения и т. д.[97]

К языковым особенностям обиходно-деловой документации относятся:

1) наличие специфических словоупотреблений:

а) человек или учреждение получает в документах обозначение с учетом той роли, которую они выполняют в соответствующей ситуации: работодатель, проектировщик, подрядчик, поставщик, получатель, вкладчик, арендатор, истец, ответчик, потерпевший, свидетель и т. п.;

б) отдельные слова употребляются со специальным значением: лицо – человек, реализация – продажа, сторона – человек или учреждение, вступающие в деловой контакт, дело – совокупность документов и т. д.;

в) оказываются очень употребительны некоторые слова в составе словосочетаний: показатель качества, способ реализации, способ изготовления, уровень технический, уровень производственный и т. п.;

г) многократно встречаются однотипные формулы: имея в виду, учитывая сказанное выше, принимая во внимание, с одной стороны… с другой стороны, договаривающиеся стороны и т. п.;

2) написание числительных цифрами, за исключением сумм денежных документов (счет, доверенность, расписка); написание окончаний порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, через дефис, исключая римские цифры, после которых окончания не пишутся;

3) употребление для указания какого-либо временнуго предела обычно предлогов с – по, а не с – до, а также написание названий месяцев словами, например: с ноября – по декабрь;

4) использование личного местоимения Вы и притяжательного местоимения Вам как формы вежливого официального обращения, пишущегося с большой (прописной) буквы;

5) выделение перечисленных наименований, перед которыми ставится двоеточие даже при отсутствии обобщающего слова (Прилагаю к докладной записке: а) рабочие чертежи, б) расчет крепления); частое использование после двоеточия прописных букв вместо строчных и т. п.;

6) широкое использование профессиональной терминологии (юридической, дипломатической, бухгалтерской и т. д.), сокращенных слов, сокращенных названий различных учреждений и организаций (см. ниже приложение «Некоторые общие правила использования сокращений в текстах документов» (с. 139–143));